2. организация хранения документов архивного
документа ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| документа
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" П. 117 Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией. Организация документов и дел в пределах архивного фонда проводится: в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры и формировании дел; при подготовке дел к последующему хранению и использованию; в архиве или службе ДОУ организации при подготовке дел к передаче в государственный или муниципальный архив; в государственном или муниципальном архивах при составлении и переработке описей архивных фондов. Рассмотрим организацию документов дел архивного фонда, в соответствии с которой в дальнейшем будет строиться опись. Этот вид работы состоит из двух этапов: определение признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация); распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация). Схема классификации документов и дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений организации фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. По итогам изучения истории фондообразователя и фонда обычно составляется историческая справка. В основе организации документов и дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании документов и дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение документов и дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков. Основные классификационные признаки: структурный - в соответствии со структурными подразделениями; функциональный или отраслевой - с учетом функций или отраслей деятельности организации, которых касается содержание документов; тематический - по темам, которых касается содержание документов; хронологический - по периодам, к которым относятся документы. Второстепенные классификационные признаки: номинальный - по видам дел, видам и разновидностям документов; авторский - по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов; корреспондентский - по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка с фондообразователем; предметно-вопросный - с учетом вопросов, которых касается содержание документов; географический - по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты; хронологический - по датам, к которым относятся документы. Для составления схемы классификации необходимо запомнить четыре правила: правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки; правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два; правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический; правило четвертое: выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами. Исходя из правил, можно построить несколько типов классификационных схем. Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования, а также для ликвидированных организаций целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Например: жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|