2. организация хранения документов архивного

Раздел 2. Планирование 
деятельности 
Подразделы 
2.1. Прогнозирование 
2.2. Текущее планирование 
2.3. Ценообразование 
... 
- 
То же
Раздел 7. Трудовые отношения 
Подразделы 
7.1. Трудоустройство 
7.2. Организация труда 
7.3. Нормирование труда, 
тарификация, оплата труда 
7.4. Охрана труда 
... 
- 
То же
Раздел 9. Организация и 
безопасность движения поездов 
Подразделы 
9.1. Организация движения 
поездов 
9.2. Работа железнодорожных 
станций 
9.3. Безопасность движения и 
т.д. 
Описательная статья перечня. Любой перечень состоит из описательных 
статей, расположенных в соответствии с классификационной схемой по степени 
значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. 
Статьям в перечнях присваивается единая сквозная нумерация. 
Каждая описательная статья в перечне включает в себя - порядковый номер; 
наименование видов и разновидностей документов (иногда для документов 
указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов 
- 
период планирования или отчетности и др.); сроки хранения документов, 

дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки 
хранения документов. Иногда "Примечания" располагаются под строкой, что 
позволяет не повторять одних и тех же примечаний на одной странице. 
Способы группировки учреждений в схеме перечня. Одни и те же виды 
документов создаются в разных организациях. Не только одинаковые виды 
документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного 
и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах 
как выше-, так и нижестоящих на иерархической лестнице управления 
организаций. Все это ведет и к внутрифондовой, и межфондовой дублетности. 
Для того чтобы избежать поступления в государственные и муниципальные 
архивы одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях 
предусмотрена их группировка по звеньям управления. Группировка организаций 
в перечне позволяет отразить различное значение одних и тех же документов, в 
зависимости от масштаба деятельности организации и характера 
взаимоотношений различных организаций, входящих в систему одного 
ведомства. 
В отраслевых (ведомственных) перечнях все учреждения, организации и 
предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими 
функциями или в соответствии с уровнями управления. Имеются в виду 
следующие уровни управления: 
1. Федеральный; 
2. Субъекта РФ; 
3. Муниципальный. 
Одни и те же документы (например, постановления высших органов власти и 
управления) зачастую откладываются в учреждениях всех уровней. Однако в 
зависимости от того, в организации какого уровня отложился документ, он имеет 
разные сроки хранения. 
Организации одного уровня управления, сгруппированные в одну графу, 
образуют звено перечня. Именно в конкретном звене указывается срок хранения 
документов для данной группы организаций. 
Группировка организаций по звеньям ведомственной системы позволяет 
установить и круг учреждений, являющихся и не являющихся источниками 
комплектования государственных и муниципальных архивов. Многозвенность 
перечней 1980-90-х гг. напрямую связана со списками источников 
комплектования. 
Современные перечни имеют разную звенность, сравнительный анализ 
которой приведен в приложении 3.10. 
Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие 
документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе 
учреждений, какие из них должны храниться постоянно или выделяться к 
уничтожению во всех видах учреждений, а также, какие документы и сколько лет 

хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. 
Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться 
одинаковые сроки. 
Группировка учреждений по звеньям в перечнях позволяют выявить также 
дублетные документы и определяет, от каких учреждений они должны поступать 
в архивы. Срок хранения "Постоянно", при наличии разных сроков хранения 
одного и того же вида документов, указывается в том звене, учреждения 
которого и должны передавать свои документы на постоянное госхранение в 
архив. Во всех других учреждениях эти документы будут храниться в течение 
определенных перечнем сроков. 
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, 
муниципальных архивов хранят документы постоянного срока следующим 
образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. 
Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения 
документов определяет организация в соответствии с действующим 
законодательством и/или необходимостью практического использования 
документов. 
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-
хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития 
организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях 
всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, 
муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено 
действующим законодательством и/или длительным практическим значением 
указанных документов [22, с. 8]. 
Справочный аппарат к перечням. Он включает в себя титульный лист с 
названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, 
список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы 
справочного аппарата (типовое положение об ЭК, ЦЭК организации, формы акта 
о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.). 
Он помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при проведении 
экспертизы ценности документов. 
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов: 
общие положения; 
структура и порядок применения перечня; 
организация проведения экспертизы ценности документов и порядок 
оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение. 
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням. 
В указателе видов документов в алфавитной последовательности 
перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с 
указанием номеров статей (приложение 3.11). 

В некоторых перечнях (отраслевых, ведомственных, корпоративных) в 
качестве приложений иногда включаются примерные списки организаций 
ведомственной системы, сгруппированные по звеньям перечня. В этих списках 
все организации подразделяются на: 1) источники комплектования полного 
приема; 2) источники комплектования выборочного приема (с указанием формы 
отбора - повидовой или групповой); 3) не источники комплектования, но 
передающие свои документы на хранение в составе фондов вышестоящих 
организаций; 4) не источники комплектования и вообще не передающие свои 
документы в архивы. 
Таким образом, перечни документов являются одновременно и инструментом 
экспертизы ценности для установления сроков хранения документов, и 
инструментом по комплектованию государственных и муниципальных архивов, а 
в современных условиях и архивов организаций. 
Методика установления сроков хранения документов по перечню. Для 
установления сроков хранения документов какого-либо фонда следует 
просистематизировать документы по группам в соответствии с разделами 
классификационной схемы типового, отраслевого (ведомственного), 
корпоративного перечня. Например, по таким, как "Планирование", 
"Финансирование", "Учет и отчетность", "Научно-исследовательская работа", 
"Кадры" и др. 
Затем в перечне надо найти подраздел, содержащий документы по 
конкретному вопросу и статью, соответствующую документам. При этом удобно 
воспользоваться указателем видов документов в конце перечня. 
Не забывайте, что в любом перечне содержатся не конкретные наименования 
дел, а обобщенные наименования видов документов. Поэтому срок хранения 
каждого дела может быть установлен лишь в том случае, если все документы 
имеют единый срок хранения. 
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, 
следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок 
хранения документов из дел, законченных в любом месяце 2005 г., начинается с 
1 января 2006 г. 
Отметка ЭПК, проставленная к конкретным видам документов с временными 
сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь 
научно-историческое значение и должна передаваться на государственное или 
муниципальное хранение по истечении указанного срока. Экспертиза ценности 
документов с отметкой ЭПК около конкретного срока хранения проводится не в 
конце делопроизводственного года, а по истечении этого срока хранения. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: