Совет Министров Республики Хакасия

полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях 
экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для 
раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения 
единообразия в передаче содержания документов. 
Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., 
т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, 
относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим 
двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и 
письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список 
сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы 
такие сокращения, как "р. - родился", "ум. - умер", "п. - протокол", "м. - 
материалы" и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не 
включать эти слова в список сокращений. 
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, 
встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. 
Задача указателей - ускорить и облегчить труд пользователя по работе с 
описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), 
именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими 
и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве 
личных имен, географических названий и предметов. 
Указатели по форме могут быть глухими и аннотированными (краткими или 
полными): 
Глухой указатель
Российский государственный гуманитарный 
университет. 5, 7, 9, 11*1
Аннотированный 
краткий
Российский государственный гуманитарный 
университет, создан в 1991 г. 5, 7, 9, 11
Аннотированный 
полный
Российский государственный гуманитарный 
университет, создан в 1991 г. на базе 
Московского государственного историко-
архивного института, в 2001 г. переименован в 
Государственное образовательное учреждение 
высшего профессионального обучения 
Российский государственный гуманитарный 
университет. 5, 7, 9, 11
_____ 
*1 Цифрами указаны номера дел в описи. 
Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как 
в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Помните, что 
географический указатель никогда не бывает глухим. 
Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере 
"Предметного указателя". 
Предметный указатель. Предметный указатель представляет собой 

алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, 
учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим 
понятия различного характера, и специальным, включающим однородные 
понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель 
значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика 
предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В 
предметный указатель следует включать только наиболее существенные, 
раскрывающие основные вопросы и направления деятельности 
фондообразователя. 
Построение указателей. Основным элементом указателя является рубрика, 
состоящая из предметного понятия и поисковых данных. 
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой, т.е. не 
иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение, 
гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик. 
Примеры. 
Рубрика простая
Газета 7
Рубрика сложная
Газеты, тираж 7, 8, 9
Рубрика гнездовая
Газеты: "Известия, 7, 8, 9; 
"Независимая" 10; 
"Спид-инфо" 14, 16
Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической 
последовательности. 
Образование: 
низшее
25, 26
среднее
5, 9
высшее
12, 13, 35
Обратите внимание на особенность составления гнездовой рубрики, где 
рубрика - всегда родовое понятие, а подрубрики - его виды (этого рода). Поэтому 
нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики, как: 
яблоня
посадка
7
полив
8
уничтожение вредителей
9

Виды документов не включаются в предметные указатели. Указатель видов 
документов составляется только к перечням документов, которые служат для 
определения сроков их хранения (см. тему, посвященную комплектованию и 
экспертизе ценностей документов). 
Понятия в предметном указателе могут быть однословными и 
многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь 
в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. 
Так, например, в понятиях "борьба с неграмотностью", "борьба с 
дезертирством", "избирательная компания" основное смысловое значение имеют 
слова "неграмотность", "дезертирство", "компания". Такие слова называются 
ударными или ключевыми. 
Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной 
организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений 
деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного 
понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. 
осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе 
слово превращается в пояснение, дополнение к первому. 
Например: 
"Неграмотность, борьба с ней
4, 6, 8" 
Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель 
необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к 
понятию ключевому. 
Например: 
"Избирательная кампания
см. Кампания избирательная" 
"Кампания избирательная
13, 21" 
Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое 
словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель 
на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания 
ссылочных данных. 
Например: 
"Учет военнообязанных
14, 17, 18
Военнообязанные
см. учет" 
Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия. 

Например: 
Белая армия
7, 13
На практике для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое 
предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые 
пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. 
После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и 
географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 
четвертого знака), инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И 
только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую 
форму, при этом опись, составленная в электронном формате, считается описью 
листовой формы. При оформлении указателя в листовой форме прописные 
заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой 
группой понятий, начинающихся на эту букву. 
Например: 
"А
Арбуз
5
Автомобиль: 
грузовой
7, 8
легковой
8, 9
Архивы: 
ведомственные
4, 5
государственные
7, 8
частные
13, 17
И
Избирательная компания
см. Кампания избирательная
К
Кампания избирательная
7, 8, 9". 
Переработка и усовершенствование описи необходимы для исправления 
ошибок, допущенных при первом ее составлении. 

Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя 
опись является непреодолимым препятствием для поиска информации. 
Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее 
переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их 
перешифровке. 
Так, при переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда 
и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией 
единиц хранения и изменением их номеров необходимо составление 
переводной таблицы. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и 
новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: N единицы хранения 
по старой описи, N единицы хранения по новой описи, примечания. Она состоит 
из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по 
старой описи, справа - указываются новые архивные шифры тех же единиц 
хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких 
переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами 
описей. 
Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если 
его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к 
каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи. 
Переводная таблица составляется на основе карточек, на которых 
проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан 
старый шифр единицы хранения, в правой - новый шифр. Систематизация 
карточек проводится по порядку старых шифров. 
Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде 
нескольких описей составляются переводные таблицы к каждой описи. Общая 
переводная таблица на фонд, образующая отдельный том, помещается за 
последней описью фонда [15, с. 87, 88]. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: