2. организация хранения документов архивного

исторической науки, своего научного руководителя и, сопоставив свои знания 
о разработке вашей темы с фамилиями, указанными в листе, определить, 
какие исследования нашли свое завершение в виде статей, монографий, какие 
остались незавершенными, а кто из ваших предшественников, 
опубликовавших свои труды, и вовсе обошелся без обращения к архивным 
источникам. Вот сколько сведений можно почерпнуть из скромной формы 
учета использования! Но самое радостное чувство возникает в душе 
исследователя, когда лист использования девственно чист, и вы первым 
вписываете в него свою фамилию, чувствуя себя первооткрывателем.
Заполнить лист использования лучше, когда работа с делом закончена. Дела 
не должны сдаваться в хранилище, пока исследователь не заполнил лист 
использования каждого дела. В листе проставляется дата использования, 
фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, 
просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов. 
Если необходимо заказать копии документов, следует обратиться к 
сотруднику читального зала, или отдела использования. Пользователь подает 
письменное заявление о копировании документов. На его основании структурное 
подразделение архива оформляет заказ на копирование. В заказе указывается 
государственный архив и его структурное подразделение, фамилия и адрес 
заказчика, основание заказа (запрос, договор, заявление пользователя, 
служебное задание архивиста), тема, количество кадров или листов, формат, 
тираж, архивные шифры, годы, краткое содержание заказанных документов. В 
заказе должно быть указано, что документы не содержат сведений 
ограниченного доступа. Заказ подписывается пользователем, руководителем 
структурного подразделения архива, которое направляет заказ и руководителем 
подразделения, которое принимает заказ (отдел множительной техники и др.) 
Заказчик расписывается на заказе в получении копий. Работа по копированию 
документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий. В журнале 
указывается заказчик (физическое или юридическое лицо), структурное 
подразделение архива, направившее заказ на использование, количество листов 
документов или кадров микрофильма, копирование которых заказано, 
количество экземпляров и архивные шифры заказанных документов, дата 
заказа. 
Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному 
информированию, а также подготовка информационных документов учитывается 
и регистрируется с помощью картотеки (журнала) подготовленных архивом 
информационных документов и других форм использования*1. Карточка 
составляется на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию и т.д.) или 
информационный документ. В карточке указывается пользователь, тематика, 
поисковые данные использованных документов, характер использования (для 
информационных документов), устроители и партнеры (для выставок), названия 
статей, радиотелепередач, времени их выхода в эфир, названия кинофильмов, 
печатных изданий. 
_____ 
*1 В архиве организации ведение его не обязательно. 
Публикаторская деятельность государственного или муниципального архива 
может дополнительно учитывается с помощью картотеки учета изданий архива. 
В карточке учета изданий фиксируется название издания, его тип и вид, научные 

учреждения, участвующие в его подготовке, редколлегия, составители, 
выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Картотека ведется в 
публикаторском отделе. 
Наконец, как дополнительные учетные документы могут вестись: журнал 
учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-
просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, 
выписок и копий. 
Данные первичных форм использования за определенный период времени - 
год, пять лет, десять лет - подвергаются аналитической обработке и 
суммируются в сводных таблицах и итоговых документах. Вид таблицы зависит 
от конкретного направления анализа интенсивности использования документов. 
Задачи и методика анализа интенсивности и эффективности использования 
документов. По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются 
и анализируются. В государственном и муниципальном архивах, где ведется 
большая работа по всем направлениям и формам использования, для 
всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального 
отдела научной информации и использования. В этот отдел должны стекаться 
по окончании года все первичные документы по учету использования (из 
читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), 
кроме листов использования дел, которые подшиты в дело и находятся в 
хранилище. Но анализ может осуществляться и в отделе использования. 
На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует 
отметить, что форма и состав данных этих таблиц, в отличие от первичных форм 
учета использования, нормативно нигде не закреплены. Поэтому архиву следует 
самостоятельно решить, по каким направлениям использования важнее всего 
проанализировать данные. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако 
на основе изучения опыта нескольких архивов здесь можно дать несколько 
рекомендаций: 
1. Следует как можно более полно разработать состав показателей каждой 
сводной таблицы и не изменять ее формуляра по крайней мере в течение ряда 
лет - в противном случае составление итоговых и сводных документов 
чрезвычайно усложнится за счет сведения воедино противоречивых 
показателей; 
2. Все сведения по каждому показателю сводных таблиц суммируются за год 
(например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.) - 
хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в 
течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального 
зала). Вместе с тем, для того, чтобы представить сколько-нибудь достоверную 
картину использования документов в архиве, следует привести сводные данные 
за 5-10 лет. Для наглядности можно использовать временные графики. 
Опыт показывает, что полноценный анализ использования документов в 
архиве - трудоемкая работа. 
Так, например, до автоматизации этого процесса обработка первичных 
данных в РГАЭ (ЦГАНХ) за год и составление сводных таблиц велось почти весь 

последующий год. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: