2. организация хранения документов архивного

архива; 
экспонирование архивных документов на выставках; 
использование архивных документов в средствах массовой информации; 
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, 
экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, 
устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с 
использованием архивных документов; 
публикация архивных документов. 
По каждой форме использования, как правило, составляются определенные 
информационные документы. Формы использования в государственном, 
муниципальном архиве, архиве организации имеют свою специфику. 
Естественно, что в федеральных архивах, где хранятся сотни и тысячи фондов, 
виды информационных услуг разнообразнее. Однако методика составления 
информационных документов отличается мало. Пользователю могут высылаться 
(выдаваться) архивные справки, архивные копии, архивные выписки, 
информационные письма, тематические перечни документов, тематические 
подборки копий документов, тематические обзоры. Кроме того, в ходе 
информационного обслуживания могут осуществляться выдача дел во 
временное пользование и выдача подлинников личных документов владельцам. 
Рассмотрим подробнее каждую из форм использования. 
Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух 
формах - по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе 
архива (инициативное информирование). 
Наиболее важной формой использования документов архива является 
исполнение запросов. 
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором 
сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой 
заявителю информации. 
Существуют следующие виды запросов: 
тематические (выявление информации по конкретной теме или 
документальное подтверждение какого-либо факта), в том числе 
биографические (о жизни конкретного лица); 
генеалогические (об истории семьи, рода); 
социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов 
граждан). 
Социально-правовые запросы подразделяются на: 
запросы о трудовом стаже; 

о размере заработной платы; 
о службе в вооруженных силах; 
об участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных 
конфликтах в соответствии с законом РФ "О ветеранах", участии в партизанском 
и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в 
блокадном Ленинграде и др.; 
о пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в 
Германию в период Великой Отечественной войны; 
о работе в годы Великой Отечественной войны; 
о нахождении на излечении, состоянии здоровья; 
о награждении, присвоении званий; 
об образовании, учебе; 
о репрессиях, раскулачивании, реабилитации; 
о рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния; 
о творческой деятельности и авторских правах и др.; 
запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, 
постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан 
СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства (эти запросы, как правило, 
называют "консульскими". Они являются разновидностью социально-правовых 
запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство 
иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные 
организации, общества, Центр розыска и информации общества Красного Креста 
Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации). 
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов: 
прием запроса и работа с заявителем; 
поиск запрашиваемой информации; 
составление и выдача заявителям информационных документов, а также 
копий в ответ на запросы. 
Заявителю следует пояснить, что к составлению запроса надо отнестись с 
большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть 
из семейного архива, из рассказов родственников, из других источников. Это 
существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса. 
Если запрос относится к категории платных, следует оповестить об этом 
заявителя. 

Архивы не могут взимать плату за исполнение социально-правовых и 
консульских запросов, а также запросов органов государственной власти и 
местного самоуправления для использования в служебных целях; научно-
техническое информирование организаций системы Росархива и др. 
Тематические и генеалогические запросы граждан, как правило, выполняются за 
плату. 
Архив организации также обязан предоставить информацию бесплатно тем 
организациям или лицам, которых она непосредственно касается. 
При исполнении запросов очень важно помнить о сроках исполнения. 
Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные 
учреждения с информированием об этом заявителя или представления ему 
письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со 
дня регистрации запроса. 
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива 
- 
15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании 
просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива. 
Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива - не 
более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива 
может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. 
Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок 
исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует 
проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по 
выявлению документов. 
В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной 
власти и управления, суда и прокуратуры о получении информации, 
необходимой для их деятельности. 
Архив представляет ответы в виде следующих информационных документов: 
архивной справки; 
информационного письма; 
архивной копии; 
архивной выписки; 
тематического перечня документов; 
тематической подборки; 
тематического обзора документов. 
При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную 

справку, архивную выписку или архивную копию. 
Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, 
имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий) информацию об 
имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с 
указанием поисковых данных документов (архивного шифра). 
По запросу пользователя ему могут быть предоставлены также архивная 
копия и архивная выписка). 
Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом 
текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, 
подготовленный и заверенный архивом. 
Архивная выписка - это копийный фрагмент архивного документа, т.е. 
дословное воспроизведение части документа любым способом, также 
подготовленное и заверенное архивом. Выписки, как правило, делаются из 
документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам. 
Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по 
собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее 
сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, 
теме, вопросу. 
В соответствии с законодательством, помимо архивных справок гражданам 
для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из 
архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя 
директора архива (руководителя организации, структурным подразделением 
которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов 
осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с 
законодательством РФ. Так, граждане, имеют право на получение свидетельства 
о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с 
органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-
следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, 
рукописей и т.д. К сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как 
сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля 
зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только 
после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы 
архива. 
Если в архивных документах сведений не обнаружено, потому что документы 
данного фондообразователя за запрашиваемый период не сохранились, 
заявителю выдается архивная справка об этом, заверенная надлежащим 
образом, для обращения в органы социальной защиты. 
Наконец, при исполнении тематических запросов организаций и граждан в 
государственном и муниципальном архиве могут создаваться такие сложные 
информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки 
больших объемов документной информации, как тематические перечни 
документов, тематические подборки документов, тематические обзоры 
документов. 

Тематический перечень документов - систематизированный перечень 
заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных (N ф., N оп., 
N д.). 
Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из 
документов на данную тему. 
Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, 
содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, 
нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. 
Подробнее об обзорах сказано в разделе, посвященному справочно-поисковым 
средствам архива. 
Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует 
высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому 
представление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, 
происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта 
работа проводится не по обращению органа государственной власти или 
управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. 
Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в 
специальном договоре между архивом и пользователем. 
В отличие от исполнения запросов организаций и граждан, такая форма 
использования архивных документов как инициативное информирование 
осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление 
документов производится в расчете на потенциального потребителя 
информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что 
потребителями информации при инициативном информировании являются 
исключительно юридические лица. Для государственного или муниципального 
архива это органы государственной власти, управления и местного 
самоуправления, и различные организации - научные, общественные, 
негосударственные, зарубежные и др. Для архива организации потенциальными 
потребителями информации являются руководство организации, руководители 
структурных подразделений, а также другие организации, документы о 
деятельности которых отложились в архиве. 
Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с 
планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных 
потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого 
следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности 
использования документов за предшествующие годы. 
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого 
необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, 
просмотрев материалы ведомственной периодики ("Ведомости", 
"
Информационные бюллетени..."), планы разработки законопроектов и решений 
местных законодательных органов, перспективные программы развития 
предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам 
учреждений и организаций. В архиве организации используются планы и 
прогнозы работы данного учреждения. 
***

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: