2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
разделы сводных описей дел. Важно помнить о том, что архивный шифр единицы хранения в делопроизводстве и архиве меняется. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой. Когда дело сформировано и закончено делопроизводством, у него кроме индекса по номенклатуре может появиться еще и номер по описи. Для дел кратковременного хранения (3-5 лет) основным поисковым справочником служит номенклатура дел. На дела, которым предстоит храниться свыше 10 лет, в структурном подразделении составляются сдаточные описи. Описи должны быть составлены не позднее года после завершения дел делопроизводством. Дела в сдаточной описи нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и др.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей за один год - на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет хранения), дела по личному составу, на судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и другие дела, характерные только для данной организации, на электронные документы, в том числе научно- технические документы. Поэтому существенное значение имеет не только номер дела, но и номер описи. Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом: 5сп-01, где 5 - номер структурного подразделения; индекс сп означает структурное подразделение, а 01 - последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством (2001). Если в одном структурном подразделении составляется за год больше одной описи, то номера описям присваиваются после согласования с архивом организации. Описи на разные виды документов могут обозначаться дополнительными буквенными индексами (п - постоянного хранения, в - временного хранения, л/с - по личному составу и т.п.) или цифрами (5-сп-01-1, 5- сп-01-2 и др.) В таком случаи номера описей фиксируются в специальном реестре описей, который ведет архив организации. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения. Сводных описей ежегодно составляется несколько: описи дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу, электронные документы и т.д. Но в сводной описи дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию за один год, поэтому номер дела в сдаточной описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Сводная опись дел является основным поисковым и учетным справочником после утверждения ЭПК государственного (муниципального) архива описей дел постоянного хранения (для источников комплектования), актов о выделении дел на уничтожение и описей дел по личному составу. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (в случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива). Что касается номера описи, то он присваивается в архиве по листу фонда. Однако и номер дела по сводной описи не является окончательным - на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. По ним дела передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру (до 9999). Если дел постоянного хранения в организации создается немного, то в одну законченную опись включатся дела за 5 лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. В связи с этим нумерация дел в годовом разделе описи имеет свои особенности. Первый годовой раздел сводной описи дел получает номер по листу фонда, а затем этот номер присваивается всем последующим разделам до образования законченной описи дел. После образования законченной описи дел годовой раздел сводной описи получает следующий номер. При этом описи вносятся в лист фонда в валовом порядке, независимо от того, на какие документы они составлены. Таким образом, одно и то же дело может иметь: индекс по номенклатуре; порядковый номер по сдаточной описи структурного подразделения (карандаш); порядковый номер по годовому разделу сводной описи дел (чернила); номер по законченной описи (проставляется в составе архивного шифра в левом нижнем и правом верхнем углу обложки). Чтобы не запутаться в архивных шифрах на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске. Основным справочником в архиве организации являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи - предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив организации поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника). В таком случае используются картотеки и каталоги архива организации, описывающие информацию подокументно. Основу каталога архива организации составляет регистрационно-контрольная картотека, которая, утратив свои контрольные функции, должна передаваться в архив организации вместе с делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, могут использоваться картотеки на научно-техническую документацию, по истории учреждения и др. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|