Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
- Бұл бет үшін навигация:
- PRISM (Professional Records and
| алыста са тау деп те аталады.
Офистен тыс сақтау индустриясы Америка Құрама Штаттарында өткен ғасырдың орта шенінде дүниеге келген. Қазіргі кезде бұл индустрияда мыңдаған компаниялар жұмыс істейді. Олар құжаттарды кəсіби деңгейде сақтау қызметін бүкіл дүние жүзіне ұсынады. Құжаттарды офистен тыс сақтаудың негізгі идеясы не? Құжат сақтайтын кез-келген кəсіби компаниялардың жұмыс принципі қазіргі заманғы мұрағат қоймаларын жасау болып табылады. Ол қоймалар кез келген ұйым өз құжаттарын ақылы негізде уақытша сақтауға қоя алатындай əзірленіп, тиісті дəрежеде жабдықталған болуы қажет. Мұндай компаниялар тікелей құжат сақтау қызметімен бірге, əдетте, мынадай қосымша қызметтер де ұсынады: • мұрағат орындары үшін кеңсе тауарлары мен іске жұмсалатын материалдар сату (мұрағат корапшалары, файлдар, папкілер); • құжаттарды мұрағаттық өңдеу; • құжаттарды индекстеу (неғұрлым тиімді тəсіл – құжаттар мен мұрағат қорапшаларын индекстеуде штрих-код технологиясын пайдалану); • құжаттарды клиенттің талап етуі бойынша оның офисіне жедел жеткізу; • ақпараттардың магниттік негіздерін (дискілер, дискеттер, стриммерлік ленталар, компьютерлік қатқыл дискілер) сақтау; • құжаттарды сақтау мерзімі өтуіне байланысты жабық түрде жою; Міне, осылайша коммерциялық мұрағат арқылы оның клиенттері іс жүзінде құжаттарды сақтау мен өңдеуге байланысты көрсетілетін қызметтің барлық түрін пайдалана алады. Құжаттарды офистен тыс сақтау индустриясының кең қанат жая бастауына негізгі себептер айқын: мұндай компаниялардың клиенттері өз құжаттарын 219 коммерциялық мұрағатқа орналастыру арқылы бірқатар артықшылықтарға ие болады, атап айтқанда: - құжаттарды сақтауға кететін шығын мөлшері азаяды. Көп жағдайда құжаттарды компания офисінде сақтау оларды коммерциялық мұрағатта сақтағаннан əлдеқайда қымбатқа түседі; - штат пен жабдықтар алуға кететін шығын қысқарады; - құжаттарға бақылау күшейеді. Бұл өте маңызды фактор. Өйткені статистикаға қарағанда коммерциялық ақпараттардың сыртқа өтіп кетуі мен корпоративтік шпионаждың 95 пайыздан астамы компанияның өз ішінен шығатын жəйттер екен. Өзінің құпия, жабық құжаттарын осылайша офистен тыс жерде сақтап, оларға қол жеткізілуін шектеу арқылы компания ақпараттардың сыртқа өтіп кету қаупін елеулі дəрежеде азайтады. Мұнымен қоса кəсіби мұрағат компаниялары көп жағдайда сақтаулы құжаттар есебін жүргізудің айтарлықтай тиімді жүйелерін қолданады. Бұл құжаттар қозғалысы жөнінде клиентке əртүрлі есепті мəліметтер беріп отыруға мүмкіндік жасайды; - құжаттардың сақталу жағдайы жақсарады. Құжаттарды арнаулы жабдықтары бар мұрағат қоймаларында сақтаудың жөні бөлек екені белгілі. Мұнда олардың сақталу жағдайы да жақсы болмақ; - офистегі пайдалы алаң көлемі кеңейіп, персоналдардың еңбек жағдайы жақсарады. Құжаттарының бір бөлігін офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдар негізгі қызметке арналған қымбат офистік кеңістіктерін босатуға мүмкіндік алады. Сонымен қатар ерекше атап өтетін бір жəйт, құжаттарды офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдағы құжат айналымы мен құжат сақтауға қатысты проблемалардың бəрін шешуге болады екен деген ой тумауы керек. Ұйым жоғарыда аталған артықшылықтардың бəріне тек мынадай шарттарды орындағанда ғана ие бола алады: - компанияның өз ішінде құжаттарға бақылау жасау мен оларды игерудің тиімді жүйесі жұмыс істейтін болуы керек. Құжаттарды кəсіби компанияға жай ғана сақтауға беру құжат айналымының бүкіл проблемасын шеше алмайды. Бұл процестер нəтижелілігі ұйымның өз ішінде іс қағаздарын жүргізу саласы бойынша процедуралар мен саясаттарды қатаң сақтауға байланысты. Бұл қызметкерлердің іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі жеке жауапкершіліктерін де бекіте түседі. Соңғы кездері қазақстандық ұйымдар өз бизнестерін халықаралық стандарттарға сəйкес сертификаттай бастады. Бұл компания қызметін барлық салада, соның ішінде іс қағаздарын жүргізу жұмыстарында да жүйелеуді талап етеді; - офистен тыс сақтауға берілетін құжаттар категорияларын айқындап алу қажет. Құжаттарды мұрағат қоймасынан алу қосымша шығын шығару деген сөз. Сондықтан ұйымның мұрағаттық қорына енетін құжаттар активтілігіне мұқият талдау жасап, офистен тыс сақтауға неғұрлым активті емес құжаттарды ғана тапсыру керек. 220 Сақтау мерзімі таяу араларда біткелі тұрған құжаттарды да офистен тыс сақтауға берудің қажеті аз; Сыртта сақтау үшін тапсырылған құжаттарды қатаң бақылауға алып, есебін біліп отыру керек. Құжаттарды офистен тыс сақтауға тапсыра отырып, қажет болған жағдайда тиістілерін жедел тауып алу үшін олардың есебін қатаң түрде жүргізіп отыру қажет. Ішкі мұрағаттың болуы шарт. Кəсіби коммерциялық мұрағатпен байланыс құжаттарды офистің өз ішінде сақтау үшін тиісті жағдай жасау жауапкершілігінен босата алмайды. Актив құжаттарды сақтау үшін оперативтік мұрағат жасау кез келген ұйымның міндеті. Мұнымен қоса бұл мұрағат мүмкіндігінше жоғарыда аталған талаптарға сəйкес келетін, ыңғайластырылған орындарда жайғасуы керек. Осы шарттар орындалатын болса кез келген ұйым құжаттарын офистен тыс мұрағат қоймаларына тапсырудан ұтары мол. Кəсіби мұрағат компаниясымен байланыспас бұрын ол компанияның мынадай бірнеше талапқа сай екеніне көз жеткізіп алу керек: - жұмыс тəжірибелерінің жеткілікті болуы. Мұндай қызмет Қазақстанда лицензияланбайды. Соған қарамастан ол компанияның нарықтағы жұмыс тəжірибесі қандай дəрежеде екенін айқындап алу керек. Өзге елдерде офистерінің болуы ол компанияның қосымша «плюсі» болып табылады (əсіресе, бұрынғы ТМД аумағында жұмыс жүргізу тəжірибесі болса. Өйткені мұндағылардың құжат сақтау стандарты əлі де өте ұқсас). Мұнымен қоса, əлемнің 38 елінде жұмыс істейтін жəне құжат сақтау жөніндегі аса ірі кəсіби компанияларды біріктіріп отырған халықаралық PRISM (Professional Records and жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|