Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тəртібі
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тəртібі 124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сəйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі. 125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады жəне ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін. 126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде жəне\немесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды жəне қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мəтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі. 127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат əзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат əзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат əзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не əзірленген құжатты олармен келіседі. 128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер жəне басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі. 129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін жəне келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді. Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті. 130. Уəкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі. 131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға 55 жеткізілуін, құжаттардың мəселенің мəніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді. 132. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады. Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды жəне құжатты нақты орындаушыға жібереді. 133. Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса жəне авторларға белгіленген тəртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды жəне бұл туралы авторға жазбаша хабарланады. 134. Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға жəне бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті. 135. Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті. 8-тарау. Жіберілетін жəне ішкі құжаттарды əзірлеу жəне өткізу тəртібі 136. Жіберілетін жəне ішкі құжаттарды əзірлеу тəртібіне: құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) таралымын əзірлеу (қажет болғанда) жəне жіберу жатады. Жіберілетін жəне хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға, нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, ілеспе хат жазылады. 137. Құжатты орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралының көмегімен əзірлейді, Ереже талаптарына сəйкес ресімдейді жəне электронды құжат айналымы шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды. 138. Орындаушы құжатты əзірлегеннен кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді жəне келісу мен қол қою рəсімін орындайды. 139. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын жəне қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат əзірленген материалдар негізінде қол қоюға беріледі. 140. Бұрыштама қою жəне электронды қол қою рəсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын ала басып шығарады жəне құжатқа бөлімше басшысы (Мекеменің Төрағасы немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды. 141. Мекеменің Төрағасы жəне Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару жəне құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар почталық байланыс кəсіпорындары арқылы немесе мекен-жайларға қолма-қол жіберу үшін қағазбен жəне электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уəкілетті бөлімшеге жіберіледі. 56 Мекеме Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почталық байланыс кəсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен жəне электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уəкілетті бөлімшеге жіберіледі. 142. Бөлімшенің жауапты адамдары хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде: 1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың нөміріне жəне күніне сілтемелердің болуын; 2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушының аты-жөні жəне телефонының болуын; 3) жіберілетін құжатта жіберу күні, нөмірі болуын; 4) сыртының дұрыс ресімделуін тексеруі тиіс. 143. Бөлімшенің жауапты адамдары басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уəкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс. 144. Уəкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды. Уəкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі. 145. Уəкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелмеген хат-хабарларды жіберуге қабылдамайды. 146. Жіберілетін хат-хабарларды сақтау мақсатында, олар оқшауланған бөлмеде өңделеді. 147. Бір уақытта жəне бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады. 9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау 148. Құжаттардың орындалуын бақылаудың негізгі міндеттері: 1) Қазақстан Республикасы Президентінің (оның ішінде оның Əкімшілігінің) тапсырмаларын, органдардың (Басқарма, Директорлар кеңесі) жəне Мекеме басшылығының басқару құжаттары мен тапсырмаларын уақтылы жəне сапалы орындау; 2) тапсырмаларды орындау рəсімдері жөніндегі материалдарды жүйелендіру мен талдау жəне құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру; 3) Мекеменің басшылығын жəне бөлімшелерін тапсырмалардың орындалу барысы жəне нəтижелері туралы жедел ақпараттармен қамтамасыз ету; 4) құжаттармен жұмыс жүргізудің белгіленген рəсімдері мен ережелерін сақтау, сондай-ақ орындаушылық тəртіпті сақтау болып табылады. 149. Орындауды жəне/немесе жауап беруді талап ететін барлық тіркелген құжаттардың орындалуын бақылау қажет. 150. Бақылау құжатта қойылған нақты мəселелер бойынша, орындалу нысандары мен мерзімдері бойынша жүргізіледі. Нақты мəселе жəне орындаудың нысаны бойынша бақылауды Мекеменің басшылары жəне оның бөлімшелері немесе олардың нұсқауы бойынша нақты лауазым иесі (жауапты орындаушы) жүзеге асырады. Құжаттардың орындалу мерзімін уəкілетті бөлімше, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер жəне бөлімшенің жауапты адамдары бақылайды. Уəкілетті бөлімше жəне Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер құжаттардың орындалу мерзімін 57 тексереді, ескереді жəне талдау жүргізеді, бұл жөнінде Мекеменің басшылығына хабарлайды. 151. Мекеме басшылығының атына түскен жəне орындау мен жауап беруді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ Мекеме басшылығының ішкі басқару құжаттарын (бұйрықтарын, өкімдерін) жəне жазбаша тапсырмаларын уəкілетті бөлімше бақылайды. Бөлімшеге келіп түскен жəне ішкі құжаттарды, сондай-ақ бөлімшеге қатысты бөлігіндегі ішкі басқару құжаттарын тиісті бөлімшелердің басшылары, жауапты орындаушылары, жауапты адамдары бақылайды. Жоспарлы, жабдықтау, қаржы жəне басқа құжаттардың орындалуын тиісті бөлімшелердің басшылары бақылайды. 152. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар тиісті құжаттардың орындалғаны жөніндегі мəліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылайды. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|