Іс қағаздарын жүргізу тарихы жəне міндеттері

 
18
Осы  анықтаманы  жадымызда  ұстай  отырып,  іс  қағаздарының 
міндеттерін былайша тұжырымдаймыз: 
- іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сəйкес ресімдеу; 
-  құжаттардың  жүру  барысына  жағдай  жасау  (құжаттарды  тіркеуді 
ұйымдастыру,  құжаттардың  жүру  барысын  жəне  орындалуын 
мерзімдерін бақылау); 
-  орындалған  құжаттарды  іздестіруге  жағдай  жасау  (іс 
қағаздарының 
номенклатурасына 
сəйкес 
құжаттарды 
істерге 
қалыптастыру); 
- құжаттарды сақтауға жағдай туғызу. 
 
1917  жылдың  қазанындағы  большевиктер  жеңісі,  мұнан  кейінгі 
Ресей  империясы  мемлекеттік  машинасының  күйреуі  іс  қағаздарын 
жүргізу  тарихында  төңкеріске  дейінгі  кезеңді  қорытындылап,  жаңа  – 
кеңестік дəуірді бастап берді.  
 
Бұл ретте іс қағаздарын жүргізу тарихы мысал ретінде келтіріліп 
отырғандықтан,  кеңестік  кезеңнен  тек  бір  ғана  жəйтті  бөліп  атағымыз 
келеді.  1973  жылы  КСРО  Министрлер  Советіне  қарасты  Ғылым  мен 
техника  жөніндегі  мемлекеттік  комитет  Іс  қағаздарын  жүргізудегі 
бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі ережелерін бекітті. Бұл ережелер 
іс қағаздарын жүргізуді тиімділікпен жүзеге асыру мақсатында барлық 
министрліктерге жəне ведомстволарға таратылды. 
 
Аталмыш  құжат  іс  қағаздарын  жүргізу  жөніндегі  ережелердің, 
нормативтер 
мен 
ұсынымдардың 
ғылыми-реттемелік 
кешені 
сипатында  еді.  Ол  құжаттардың  жасалуынан  бастап  мұрағатқа 
тапсырылғанға  дейінгі  кезеңдерін  түгел  қамтыды.  Мұнда  сондай-ақ 
мекемелердегі  іс  қағаздарын  жүргізу  қызметіне  қойылатын  талаптар 
мен олардың жұмыс тəртібі де көрініс тапты. Іс қағаздарын жүргізудегі 
бірыңғай  мемлекеттік  жүйенің  негізгі  ережелері  Ұйымдық  өкімдік 
құжаттардың  бір  ізге  түсірілген  жүйесімен  толықтырылып,  тиісті 
мемлекеттік стандарттар арқылы беки түсті. 
 
 
Қазақстанның  өз  алдына  тəуелсіз  ел  болып  қалыптасуы,  оның 
нарықтық  экономикаға негізделген  демократиялық  құқықтық  мемлекет 
болуға  бет  алуы  іс  қағаздарын  жүргізу  қызметін,  құжаттамаларды 
жедел  пайдалану  мен  оларды  тарихи-мəдени  мақсатта  ұзақ  уақыт 
сақтау  ісін  мемлекеттік  деңгейдегі  міндеттер  қатарына  қойды. 
Ақпараттар  мен  құжаттамалар  алмасу  саласында  қазіргі  заманғы 
мемлекеттік  саясатты  жəне  Қазақстан  азаматтары  құқықтарын 
айғақтайтын  негізгі  құқықтық  акті  Республика  Конституциясы  болып 
табылады.  Конституцияның  20-бабының  2-тармағында  былай  деп 
жазылған:
  «
2.  Əркімнің  заң  жүзінде  тыйым  салынбаған  кез  келген 
тəсiлмен  еркiн  ақпарат  алуға  жəне  таратуға  құқығы  бар.  Қазақстан 
Республикасының  мемлекеттiк  құпиясы  болып  табылатын  мəлiметтер 
тiзбесi заңмен белгiленедi»
1
.  
 
Қазақстанда  «іс  қағаздарын  жүргізу»  ұғымы  алғаш  рет 
Республиканың  1037-2001  стандартында  «іс  жүргізу»  түрінде  көрініс 

 
19
тауып,  оған  негізгі  түсініктер  берілді.  Бұл  стандарт  Қазақстан 
Республикасы  Экономика  жəне  сауда  министрлігінің  Стандарттау, 
метрология  жəне сертификаттау  жөніндегі  комитетінің  2001  жылғы  14 
мамырдағы  №  140  бұйрығымен  (Іс  қағаздарын  жүргізу:  басқаруды 
құжаттамалық  қамтамасыз  ету:  құжаттауды  қамтамасыз  ететін  жəне 
құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізуді  ұйымдастыратын  заңды 
тұлғалардың қызмет аясы) бекітіліп, қолданысқа ендірілген
2
 болатын. 
 
«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды 
айқындайтын 
бірден-бір 
термин. 
«Басқаруды 
құжаттамалық 
қамтамасыз  ету»  стандартта  анықтамалық  мəлімет  сипатында 
берілген синоним-термин болып табылады.  
 
«Іс 
қағаздарын 
жүргізу» 
терминінің 
Қазақстан 
Республикасындағы  ресми  түсіндірмесінен  Ресей  Федерациясы 
мемлекеттік  стандарты  бекіткен  (Р  51141-98)  түсіндірме  біршама 
өзгеше.  Салыстыру  үшін  ресейлік  түсініктемені  түгел  келтіріп  өтейік: 
«іс  қағаздарын  жүргізу;  басқаруды  құжаттамалық  қамтамасыз  ету  – 
құжаттау  мен  ресми  құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізу  процесін 
ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы»
3
.  
 
Анықтамадан  көрініп  тұрғандай,  Қазақстанда  қабылданған 
түсініктің негізгі ерекшелігі іс қағаздарын жүргізуді заңды тұлғалардың 
қызмет  аясы  ретінде  көрсетуі.  Ресейлік  заңнамада  бұл  кеңірек 
ауқымда,  қызмет  саласы  ретінде  алынған  (əйтсе  де  құжаттау  мен 
ресми  құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізу  процесін  ұйымдастыруды 
қамтамасыз ету аясымен шектеу де бар). 
 
Құжаттар  түзуге  жəне  сол  құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізуді 
ұйымдастыру  ісіне  қойылатын  жалпы  талаптар  Мəдениет,  ақпарат 
жəне  қоғамдық  келісім  министрлігінің  Мұрағаттар  мен  құжаттаманы 
басқару  жөніндегі  комитет  төрағасының  2003  жылғы  29  сəуірдегі 
«Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен 
құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы» № 33 бұйрығы
4
 
арқылы белгіленіп, бекітілген. 
 
Мұндай  ережелердің  алғашқы  нұсқасы  қолданысқа  1992  жылы 
ендірілген  болатын.  Жаңа  құжат  іс  қағаздарын  жүргізудің  отандық 
саласында орын алып отырған қазіргі нақты жағдайларды есепке ала 
отырып  жасалды.  Осы  ережелер  негізінде  əрбір  мемлекеттік  орган 
немесе  мемлекеттік  ұйым  іс  қағаздарын  жүргізу  жөніндегі  өз 
ведомстволық  нұсқаулықтарын  əзірлеп  алады.  Бұл  ережелерді  өз 
ерекшеліктеріне  сəйкестендіре  отырып  мемлекеттік  емес  ұйымдар  да 
қолдануларына  болады.  Бірақ  бұл  ережелер  мемлекеттік  емес 
ұйымдар үшін міндетті болып табылмайды. 
 
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар əзірлеу барысында 
Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды 
ресімдеуге қойылатын талаптар»
5
 атты тағы бір стандарт талаптарын 
ескеру шарт. 

 
20
 
Сонымен қатар Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат 
жəне  электрондық  цифрлық  қолтаңба  туралы»  Заңы  да  қазіргі 
жағдайда  айрықша  мəнге  ие  болып  отыр.  Бұл  заң  электрондық 
цифрлық  қолтаңба  арқылы  куəландырылатын  электрондық  құжаттар 
жасау  жəне  оларды  пайдалану  барысында  туындайтын  құқықтық 
қатынастарды  реттейді
6
.  Осы  заңға  сəйкес  2004  жылы  Қазақстан 
Үкіметі  республика  мемлекеттік  органдарындағы  электрондық  құжат 
айналымының ережелерін бекітті
7
.  
 
ТМД-ның  бірқатар  елдерінде  мұрағат  ісі  жөніндегі  нормативтік 
актілер  іс  қағаздарын  жүргізу  мəселелерін  де  қамтиды.  Мəселен, 
«Беларусь Республикасындағы ұлттық мұрағат қоры жəне мұрағаттар 
туралы»  заңда  меншік  формаларының  қандай  екеніне  қарамастан 
барлық  ұйымдар  үшін  іс  қағаздарын  жүргізу  тəртібін  белгілейтін 
арнайы  тарау  енгізілген.  Ол  тарау  «Кəсіпорындарда,  мекемелер  мен 
ұйымдарда  іс  қағаздарын  жүргізу  жəне  оны  ұйымдастыру»  деп 
аталады
8
.  Қырғыз  Республикасының  Ұлттық  мұрағат  қоры  туралы 
заңында да дəл осыған ұқсас арнайы бап бар. 
  Іс  қағаздарын  жүргізу  қызметін  ұйымдастырудың  жекелеген 
элементтері  өзге  де  құжаттарға  –  қандай  да  бір  мемлекеттік  билік 
органы регламенттеріне де ендірілуі (іс-тəжірибеде мұндай да кездесіп 
тұрады) мүмкін.    
 

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: