Б. Р. Оспанова, Н. А. Касенова Русский язык для студентов технических специальностей (уровень В1 В2) Караганда 2019
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ. ПЕРЕГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ
жүктеу/скачать 6,61 Mb.
|
| 2.4 ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ. ПЕРЕГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ
Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения задач занимает главенствующие позиции. Электронное сообщение должно быть кратким, лаконичным. При его подготовке следует помнить, что по письму адресат будет судить не только о вас (это ваша визитная карточка) но и об организации, которую вы представляете. В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия. Эти правила прежде всего касаются оформления письма. 1. Всегда следует заполнять поле «тема» (subject) своего письма. Если при ответе на письмо тема разговора меняется, то следует изменить и название (тему) письма. Переписку по новой теме нужно начинать с нового письма. 2. При ответе на письмо следует цитировать его либо полностью (если объем текста невелик), либо оставляя только ключевые (значимые) фрагменты. Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения. 3. «Важность письма (priority)». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией. 4. Не следует писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами - это воспринимается как агрессия и создаёт неудобства вашему собеседнику. 5. Не следует употреблять сленг, специальные термины или сокращения. Использование сокращений (аббревиатур) в письме допускается лишь в том случае, если они общеизвестны. 6. Для придания письму эмоциональности допускается использование смайликов. Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться. 7. Следует стараться не допускать грамматических ошибок, их наличие невольно снижает репутацию отправителя. 8. Обязательно используйте подпись, содержащую некоторую информацию о вас (должность, телефон, название вашей компании, другие способы связи и др.). 9. Если письмо имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. 10. Существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а кто-то может расценить запрос как сомнение в его ответственности. Однако практика показывает, что почтовые службы иногда могут работать не совсем корректно, а отправителю нужна уверенность, что важное письмо получено адресатом. Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений. Телефонные деловые разговоры являются более непринужденными, поскольку собеседники не видят друг друга. Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров: - если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор; - следует говорить максимально кратко и по существу; - нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи; - приветствие и представление обязательны. - если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону; - как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время - слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера, а также в обеденное время; - нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни. - особенно важны правильность и вежливость речи, приятность интонации. Очень важно вежливо и позитивно закончить разговор. Подход к решению вопроса, каким должны быть деловое письмо или деловой разговор, предполагает долю творчества, но, тем не менее, существуют и общие правила. Одно из главных требований к письму и разговору – они не должны быть длинными. Хорошее письмо и разговор должны быть чёткими и ясными. Старайтесь избегать в письме и разговоре много сложных, непонятных слов и выражений. Лаконичность текста письма и разговора характеризуют хороших собеседников, владеющих искусством общения. жүктеу/скачать 6,61 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|