Дәріс №12 Құжаттарды есепке алу және сақтау шарттары
Орталықтанған мемлекеттік есеп құжаттары
жүктеу/скачать 19,97 Kb.
|
1 2
| Орталықтанған мемлекеттік есеп құжаттары. Орталықтанған меммлекеттік есеп құжаттары ішкі есеп құжаттарынан алынған орталықтанған мағлұматтар негізінде құрылады.
Мемлекеттік және мекемелік мұрағаттарында орталықтанған есептің негізгі құжаты, құжат құрамына қарай мекемелер мұрағаты құрастыратын ұйым мұрағатының паспорты болып табылады. Оған құжаттарды сақтау жөніндегі мәлімет, сақтау бірлігінің көлемі кіреді. Мемлекеттік мұрағат паспорты құрамы мен көлемін көрсететін төмендегідей бөлімдерден тұрады: мұрағат материалдары; көшірмелердің сақтау қорлары; ғылыми – ақпараттық аппарат; құжаттарды сақтау шаралары. Қор карточкасы қорлық каталог құру үшін негіз болып табылады және қор парағындағы мағлұматтар енгізіледі. Қор карточкалары тек мемлекеттік мұрағаттарда және ғылым академиялары мұрағаттарында құрастырылады. Мекемелер мен салалық мұрағат қорларында олар құрастырылмайды. Мұрағаттар тек құжаттарды жинап қана қоймай, сонымен қатар оларды сақтау шараларын да ұйымдастырулары қажет. Мұрағат ғимараттарына төмендегідей талаптар қойылады: мұрағат құжаттарды сақтау үшін аранайы тұрғызылған немесе арнайы жабдықталған сарайда немесе мекемеде орналасуы керек. Мұрағатқа негізгі қызмет үшін аралған орындар берілуі мүмкін: құжаттарды сақтау орны, қабылдау орны, уақытша сақтау, құжатарды пайдалану орны, мұрағат қызметкерлерінің жұмыс бөлмелері. Олар өрттің пайда болуынан қауіпсіз, су басудан қорғалған және қосымша есікті болуы керек. Оларда газ және су құбырлары болмауы керек; тоқ көздері жабулы, ал қосқыштар ол бөлімдерден тыс жерлерде орналастырылулары тиіс. Құжаттарды сақтауда сақтау орнын дұрыс жарықтандандыру маңызды орын алады. Себебі құжатар толық қараңғылықта сақталулары керек. Құжаттарды сақтау үшін жабық түрдегі папкалар, шкафтар, қорабтар, қаптаулар және т.б. пайдаланылады. Қолдан жарықтандыру үшін плафонмен жабылған ламплер қолданылады. Сақтау орындарындарында құжаттардың ерекшелігіне байланысты температуралық – ылғалды тәртіп сақталынуы тиіс. Қағаз құжаттар үшін температура 17 – 19 ғ С, салыстырмалы ауа ылғалдылығы 50 – 55 % болуы керек; магниттік ленталардағы және дискілердегі құжаттар үшін – температура 15 – 20 ғС, ал ылғалдылық – 50 – 65 %; пленкалардағы құжаттар үшін – температура 15 ғ С, ылғалдылық – 40 – 55 % болуы керек. Температура мен ылғалдылық өзгеріссіз болуы керек. Тексерулер арнайы өлшеуіш жабдықтар арқылы жүргізіледі: термометр, психрометр, гигроиетр, олар жылу және винтиляциялық жұйелерден алшақ орналастырылады. Санитарлық – гигиеналық режим көгеруден, шаңнан, әсіресе құрт – құмырсқа мен жәндіктерден, тышқандардан қорғайды. Мұрағаттарда үнемі ылғалды жинау жүргізіледі, жылына бір рет антисептик ертінділерімен жүргізіледі. Бірақ олар құжаттарда тимеуі керек. жүктеу/скачать 19,97 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|
1 2