Докладная записка, объяснительная

Тема №11 
Служебная документация для внутреннего пользования: приказ, акт, 
докладная записка, объяснительная 
Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом 
соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–
либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую 
силу. Документ является основанием или средством регуляции 
управленческих, организационных, финансовых действий организаций 
или отдельных должностных лиц. 
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и 
внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется 
между должностными лицами, подразделениями одной организации, 
учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях 
должностного соподчинения, документацию этого типа называют 
служебной. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения 
информации 
в 
документе 
предъявляют 
особые 
требования: 
однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон 
изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических 
норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловая 
достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, 
с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает 
или снижает их юридическую и практическую значимость.
Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем 
предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), 
действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях 
проведения 
определенных 
мероприятий» 
направленных 
на 
совершенствование деятельности организации или решения кадровых 
вопросов.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем 
предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения 
составляются преимущественно по вопросам информационно-
методического характера, по вопросам исполнения приказов, 
различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями 
руководителя 
организации 
в 
пределах 
их 
компетенции, 
руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также 
главными 
специалистами 
организации, 
что 
закрепляется 
в 
учредительных документах предприятия, организации. 
Акт – это документ, составляемый группой лиц подтверждающий 
установленные ими факты или события. Акты составляются при 

ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-
материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, 
проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в 
эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от 
разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на 
бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование 
организации, наименование.структурного подразделения, название 
вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к 
тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их 
местонахождение.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю 
другого структурного подразделения, руководителю данного или 
вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение 
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание 
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. 
п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 
Объяснительные записки можно разделить на две группы. К 
первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной 
документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они 
оформляются на общем бланке учреждения и подписываются 
руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по 
поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и 
поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий 
вышестоящему 
непосредственному 
руководителю 
причины 
невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или 
технологической дисциплины. Объяснительная записка может быть 
оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги 
формата А4.Структура объяснительной записки: реквизит адресата, 
наименования вида документа (объяснительная записка), дата 
документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и 
собственно текст. Текст объяснительной записки должен объективно 
отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. 
Объяснительная записка подписывается составителем.