2. организация хранения документов архивного

интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу 
каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только 
названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную 
информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту 
информацию можно найти. 
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он 
означает, что к созданию всех типов справочников в организациях, 
государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и 
единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в 
делопроизводстве учреждений под контролем архива организации. Сводные 
описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения архива 
организации обязательно утверждаются ЭПК государственного и 
муниципального архива и хранятся там как контрольные экземпляры до 
передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен 
осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. 
Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к 
описи должны находиться в строгом соответствии с правилами работы 
государственных, муниципальных архивов и архивов организаций. 
Структура системы СПС основана на иерархии классов справочников в 
соответствии со следующими уровнями архивных документов: 
1. Архивный фонд Российской Федерации в целом. 
2. Сеть государственных и муниципальных архивов. 
3. Архив. 
4. Фонд. 
5. Дело или отдельный документ. 
***
Всероссийский научно-исследовательский институт документно-
архивного ведения дела разработал подробную типологию и классификацию 
видового состава справочных средств в государственном и муниципальном 
архивах, что представлено в схемах [14, с. 108, 109] (Приложение 5.1 и 5.2).
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные 
справочники и справочные комплексы к архивным документам: 
1. Архивный фонд Российской Федерации: 
справочник "Государственные архивы СССР". Ч. 1-2. - М., 1989; 
справочник "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-
отраслевых архивах". - М., 1991; 
справочник "Архивные документы в библиотеках и музеях РФ". - М., 2003; 

указатель "Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР". 
Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980; 
центральный фондовый каталог АФ РФ в ГА РФ. 
2. Группа архивов отдельного региона: 
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального 
образования; 
путеводитель "Центральные архивы Москвы". Вып. 1-3. - М., 1999; Вып. 4. - 
М., 2000. 
3. Архив: 
путеводитель или краткий справочник; 
описи; 
каталоги; 
тематические обзоры; 
указатели. 
4. Фонд: 
опись; 
обзор фонда; 
каталоги; 
указатели. 
5. Отдельное дело или отдельный документ: 
тематические путеводители; 
каталоги; 
указатели; 
обзоры фондовые и тематические; 
внутренняя опись дела; 
аннотация; 
заверительная надпись. 
В практической работе все справочники в результате их классификации по 

уровням документов получили названия: 
межархивные (на уровне АФ РФ и его части); 
внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей); 
внутрифондовые (на уровне фонда или его части). 
Перспективы развития СПС. Разработка перспектив дальнейшего развития 
системы СПС опирается на решение следующих основных проблем. 
1. Оптимизация системы справочно-поисковых средств Архивного фонда 
Российской Федерации в целом как подсистемы в общегосударственной системе 
научно-технической информации (НТИ). 
2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы СПС к 
документам АФ РФ на различных уровнях его организации: архив - фонд - дело - 
документ (это уровни "входа" в систему СПС); а также оптимизация системы 
СПС каждого архива. 
3. 
Всестороннее обеспечение преемственности СПС государственных и 
муниципальных архивов и архивов организаций. 
4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов 
справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе 
СПС архива. 
Система СПС должна строиться на основе единства описания документов с 
учетом следующих требований, предъявляемых к описанию: 
1) удовлетворять потребности общества в ретроспективной информации по 
мере возникновения и поступления запросов в архивы; 
2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 
3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ 
независимо от способа закрепления информации; 
4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 
5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 
6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших 
достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска 
информации. 
Исходя из этих требований, основу системы СПС должно составлять 
"двойное единство": 
организации документов, которое достигается единством научно-
методических основ классификации документов (единая система СПС 
закрепляет поиск информации в соответствии с организацией документов и их 

учета по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); 
описания документов, которое достигается единством методики составления 
справочников. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: