2. организация хранения документов архивного

Репортажи 
Пресс-конференции 
Рекламные сообщения
Использование 
архивных 
документов на 
телевидении
Тематические программы 
Интервью 
Репортажи 
Пресс-конференции 
Рекламные сообщения 
Фильмы - художественные, документальные, 
художественно-публицистические, научно-
популярные, учебные
В архиве организации использование документов в СМИ (теле-, 
радиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, приурочены к 
юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праздничного мероприятия 
привлекается и государственный или муниципальный архив, хранящий фонд 
учреждения. 
6.4. Учет и анализ использования архивных документов
Документы архивов активно используются для удовлетворения 
разносторонних информационных потребностей общества. Но как установить, 
насколько результативна эта работа, насколько возможности архива по 
предоставлению информационных услуг соответствуют запросам 
пользователей? Ведь это очень важно для определения приоритетных задач на 
будущее. 
Для этого существует учет использования документов, который ведется 
архивом как в традиционной, так и в электронной форме. Данные учета 
использования служат для анализа использования документной информации как 
по итогам года, так и более долгосрочного периода. Анализ использования 
документов, в свою очередь, лежит в основе всестороннего маркетинга 
деятельности архива по оказанию информационных услуг. 
Анализ использования архивных документов имеет два основных 
направления: 
изучение эффективности использования; 
изучение интенсивности использования. 
Интенсивность использования ретроспективной документной информации - 
это частота обращения потребителя информации к фонду, делу, документу в 

единицу времени (год). Показателями ее также могут служить общее количество 
использованных документов, дел, фондов. 
Под эффективностью использования понимают результативность применения 
потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в 
числовых величинах (например, в рублях - сумма экономического эффекта, 
полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, 
эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О 
ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, 
вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных 
источников. 
***
Вклад в разработку данной проблемы внесли такие ученые, как В.Н. 
Автократов, И.А. Иоффе, Н.С. Валуева, В.В. Цаплин, А.Н. Гапонова, Б.С. 
Илизаров и др. Собственные методики анализа интенсивности и 
эффективности использования разработали такие архивы, как РГАЭ, ГАРФ, 
РГВА и др. В 1980-начале 1990-х гг. ВНИИДАД выпустил методические 
рекомендации и пособия для архивистов по анализу интенсивности 
использования.
Однако для того чтобы получить данные для анализа и итоговых выводов, 
необходимо проделать трудоемкую скрупулезную работу по учету 
использования документов в архиве. 
Формы учета использования документов в архиве. В 1976-80-х гг. ВНИИДАД 
была разработана система унифицированной документации по архивному делу, 
где впервые были предусмотрены единые формы учета использования РДИ. В 
19
81 г. ВНИИДАД предложил трехуровневую систему учета использования 
документов: 
система форм первичного учета; 
их обобщение; 
система централизованного учета данных. 
По табл. 6.1 можно изучить первичные формы учета использования 
документов, ведение которых обязательно в государственном и муниципальном 
архиве, и крайне желательно в архиве организации. От точности и аккуратности 
ведения этих форм зависят результаты анализа использования документов в 
архиве. 
Формы учета использования документов заполняются сотрудником отдела 
использования, читального зала либо самим исследователем.
Таблица 6.1

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: