Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы
-параграф. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу
жүктеу/скачать 100,72 Kb.
|
| 6-параграф. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйіне тексеру жүргізу
147. Архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеру архивтік құжаттарды білу және жоғалған құжаттар табылмаған жағдайда іздестіру шараларын ұйымдастыру мақсатында архивтік құжаттарды тіркеудегі кемшіліктерді анықтау және жою, реставрациялауды, консервациялық-профилактикалық және техникалық өңдеуді қажет ететін құжаттарды анықтап, тізімін жасау мақсатында жасалады. 148. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру мақсатында циклдық және кезектен тыс тексерулер жүргізіледі. Бар-жоғын жоспарлы циклдық тексеру белгілі бір санаттағы құжаттар үшін белгіленген мынадай кезеңділікпен жүргізіледі: 1) Ұлттық мәдени құндылықтарға жатқызылған Ұлттық архив қорының құжаттары үшін – жыл сайын; 2) қағаз негіздегі аса құнды құжаттар үшін – 10 жылда бір рет; 3) аудиовизуалды және электрондық құжаттар үшін – 5 жылда бір рет; 4) нитронегізді киноқұжаттар үшін – 2 жылда бір рет. Қалған архивтік құжаттардың бар-жоғын тексеру циклі архивтік құжаттарды пайдалану қарқындылығына және есепке алыну жағдайына байланысты 20 жылда бір реттен сиретпей айқындалады. Архивтік құжаттардың жай-күйін кезектен тыс тексеру дүлей апаттар болған, жаппай ауыстырылған жағдайда және басқа да мән-жайларда, сондай-ақ архив қоймасының меңгерушісі ауысқан жағдайда архивтің барлық құжаттарына немесе олардың бөліктеріне жүргізіледі. 149. Құпия құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2000 жылғы 14 наурыздағы № 390-16-қ қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасының Құпиялылық тәртібін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады. 150. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексерудің басында тексерілетін архив қорлары мен архивтік құжаттардың есептік құжаттарының толықтығын белгілеуді, олардың салыстырмалы көрсеткіштерін салыстырып тексеруді, құжаттар, тізімдемелер бойынша сақтау бірліктерінің нөмірі тәртібін (есепке алу және сипаттау кітабы) нақтылауды және олардың қорытынды жазбаларының дұрыстығын тексеруді қамтитын есептік құжаттар салыстырыла отырып тексеріледі. 151. Архивте архивтік құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйін тексеруді архив басшылығының шешімімен құрылатын және кемінде үш архив жұмыскерінен тұратын комиссия жүргізеді. 152. Сақтау бірліктерінің бар-жоғын тексеру кезінде ішкі тізімдеме бойынша есепке алынған архивтік құжаттар ішкі тізімдемемен салыстырып тексеріледі, сондай-ақ брошюраланбай (тігілмей) сақталатын сақтау бірліктеріндегі парақтардың бар-жоғы салыстырылады. Мәдени құндылықтарға жатқызылған архивтік құжаттар жеке парақтап тексеріледі. Архивтің оқу залына және жұмыс үй-жайларына берілген архивтік құжаттар жалпы негізде тексеріледі, олардың шифрлері алмастыру карталары мен архив қоймаларынан архивтік құжаттарды беру кітабы бойынша белгіленеді. Уақытша пайдалануға берілген архивтік құжаттар беру кітаптары мен беру актісі бойынша тексеріледі және құжаттар бар деп есептеледі. 153. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру кезінде: 1) стеллаждардағы және бастапқы сақтау құралдарындағы архивтік құжаттардың орналасу тәртібін сақтау; 2) тексеру кезінде табылған, осы архив қорына қате орналастырылған сақтау бірліктерін өз орындарына қою; 3) басқа архив қорларының дұрыс орналастырылмаған сақтау бірліктерін тексерілетін архив қорынан (архивтік құжаттардың жиынтығынан) алып, бас сақтаушыға немесе архив қоймасының меңгерушісіне тапсыру; 4) зең басқан немесе басқа биологиялық зиянкестермен зақымданған сақтау бірліктерін алып тастау; 5) тізімдемеге (есепке алу және сипаттау кітабына) енгізілмеген сақтау бірліктерін алып тастау және оларды архив басшысы бекіткен мерзімде кейіннен өңдеу және сипаттау үшін архив қорының (архивтік құжаттар жиынтығының) соңына орналастыру; 6) есептен шығарылған, бірақ архив қоймасынан уақтылы алынбаған архивтік құжаттарды алып тастау; 7) физикалық ақаулары бар архивтік құжаттарды анықтау қажет. 154. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру барысында: 1) есепке алынбаған сақтау бірліктерін тізімдемеге (есепке алу және сипаттау кітабына) енгізуге; 2) тізімдемелерге және басқа да есептік құжаттарда түзетуге немесе жазуға тыйым салынады. 155. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексерудің нәтижесі және тексеру барысында табылған кемшіліктер архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағына (бұдан әрі – тексеру парағы) және уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісіне жазылады. Тексеру парағы тікелей тексеру барысында әрбір тізімдемеге бөлек жасалады. Көлемі шағын архив қорларын тексеру кезінде барлық тізімдемеге бір ғана тексеру парағы жасалады. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру барысында тексеру парағының бағандарында көрсетілмеген кемшіліктер анықталған жағдайда, сондай-ақ істерді парақтап тексерген кезде тексеру парағына нақтылаулар мен қосымша деректемелер енгізіледі. Тексеру парақтары әрбір тексеру бойынша архив қоры шегінде жалпы тәртіппен нөмірленеді және комиссия мүшелерінің қолы қойылады. 156. Тексеру парағының (парақтарының) негізінде архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісі жасалады. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісімен қоса, қажет болған жағдайда уәкілетті орган бекітетін нысандар бойынша есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы, архивтік құжаттардың табылғаны туралы, түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы және басқа да актілер жасалады. 157. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру аяқталған соң тізімдеме (есепке алу және сипаттау кітабының) соңына "тексерілді" деген мөр басылады, уақыты, тексеру жүргізген адамдардың лауазымы және қолы қойылады. Тізімдеменің (есепке алу және сипаттау кітабының) қорытынды жазбасында есепке алынбаған литерлік және қойылмай қалған реттік нөмірлер, белгіленген тәртіпке сәйкес алып тасталған сақтау бірліктері табылған жағдайда қорытынды жазба қайта жасалады. 158. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру барысында табылмаған сақтау бірліктерінің бәріне уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкасы жасалады. Табылмаған архивтік құжаттардың картотекасын жүргізу қағаз жеткізгіште орталықтандырыла отырып немесе табылмаған архивтік құжаттардың есепке алу карточкаларына сәйкес автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады. Архивтік құжаттардың физикалық жай-күйін тексеру нәтижесі уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша архивтік құжаттардың физикалық (техникалық) жай-күйін есепке алу карточкасына жазылады. 159. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру барлық есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілген соң ғана аяқталған болып есептеледі. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеруден соң сирек қолданылатын архивтік құжаттардың қорабына мөр басылады. 160. Архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру барысында табылмаған құжаттарды іздестіру олардың жоқ екендігі анықталған сәттен бастап ұйымдастырылады және бір жыл көлемінде тікелей архивте және басқа да ұйымдарда жүргізіледі. Құжаттарды іздестіру мерзімін архивтің басшысы архивтің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының баяндау хаты негізінде ұзартады. 161. Іздестіру барысында табылған архивтік құжаттар бас сақтаушыға немесе архив қоймасының меңгерушісіне беріледі, ол оларды өз орнына қайтарады. Тексеру парағының "Ескертпе" деген бағанында, табылмаған архивтік құжаттардың картотекасында архивтік құжаттардың табылғаны туралы белгі қойылып, архив қоймасы меңгерушісінің қолымен расталады. 162. Жоғалу себебі құжаттамалық түрде дәлелденген архивтік құжаттар осы Қағидалардың 258-тармағына сәйкес есептен алып тасталады. Іздеу барысында табылмаған, іздеу жолдары таусылған архивтік құжаттарға уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша құжаттардың табылмағаны туралы акт жасалады, мұндай құжаттарды есептен алып тастау туралы мәселені шешу үшін іздестіру жүргізілгені туралы анықтама архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру актісімен бірге уәкілетті органға беріледі. 163. Архивтік құжаттарды есептен алып тастау туралы шешім уәкілетті органның жазбаша келісімінің негізінде архив басшысының бұйрығымен ресімделеді. Табылмаған архивтік құжаттар картотекасында архивтік құжаттардың есептен алынғаны туралы белгі қойылады. Өзгерістер барлық есепке алу құжаттарына енгізіледі, "Архив қорларының құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерге" де енгізіледі, олар Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер енгізу үшін уәкілетті органға жіберіледі. 164. Архив қоймасынан берілетін архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін (толық, ішінара) тексеру жүйелі түрде жыл бойы архив басшылығы белгілеген мерзімдерде жүргізіледі. Оның нәтижесі архивтік құжаттардың бар-жоғы және жай-күйі туралы актімен ресімделеді. 165. Архивтік құжаттардың дәлелсіз жоғалуы анықталған жағдайда оларды жедел іздестіру жүргізіледі. Іздеу нәтижесіз болған жағдайда, табылмаған архивтік құжаттар әрі қарай іздестіру үшін табылмаған құжаттар картотекасына енгізіледі. жүктеу/скачать 100,72 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|