2. организация хранения документов архивного

отрас- 
левые 
архивы 
РАН 
вые 
фонды)
Внутренние учетные документы
Книга 
учета 
поступле- 
ния и 
выбы- тия 
докумен- 
тов. Книга 
учета пос- 
тупления 
и выбытия 
страховог
о фонда и 
фонда 
поль- 
зования. 
Список 
фон- дов. 
Лист 
фонда. 
Описи дел 
или 
сводные 
номенкла- 
туры дел 
временног
о 
хранения. 
Описи 
ОЦД. 
Описи 
стра- 
хового 
фонда. 
Лист- 
заверител
ь. Дело 
фонда. 
Внутрення
я опись. 
Пас- порт 
архи- 
вохрани- 
лища
Книга 
учета 
поступле- 
ний доку- 
ментов. 
Спи- сок 
фондов. 
Описи. 
Лист 
фонда, а 
также дру- 
гие доку- 
менты. 
Дело 
фонда. 
Топограф
и- ческий 
ука- 
затель
Книга 
учета 
поступле- 
ний доку- 
ментов. 
Спи- сок 
фондов. 
Описи. 
Лист 
фонда и 
дру- гие 
доку- 
менты
См. 
"архив 
организ
а- ции" 
См. 
"архив 
организа- 
ции" 
- 
- 
Документы централизованного государственного учета

Паспорт 
архива 
орга- 
низации, 
хранящей 
управленч
е- скую 
доку- 
ментацию 
на 1 
декабря. 
Паспорт 
архива 
орга- 
низации, 
хранящей 
КФД на 1 
декабря. 
Паспорт 
архива 
орга- 
низации, 
хранящей 
НТД. Пас- 
порт 
органи- 
зации, 
храня- 
щей 
документы 
отраслево
го фонда 
на 1 
декабря в 
зависимос
ти от 
состава 
документо
в
Паспорт 
архива, 
музея, 
биб- 
лиотеки 
на 1 
января. 
Карточка 
фонда. 
Све- 
дения об 
изменени
ях в 
составе и 
объеме 
фон- дов 
на 1 
января. 
Сведения 
о 
состоянии 
хранения 
документо
в в 
организа- 
циях - 
источника
х комп 
лектова- 
ния феде- 
ральных, 
государ- 
ственных, 
районных 
и 
городских 
архивов 
на 1 
декабря
Паспорт 
архива на 
1 января. 
Карточка 
фонда. 
Све- 
дения об 
изменени
и в 
составе и 
объеме 
фонда на 
1 января
Сводн
ый 
паспор
т 
научны
х и 
научно- 
отрасл
е вых 
архиво
в РАН 
(1 раз в 
3 года). 
Пас- 
порт 
архива 
РАН. 
Фондо- 
вый 
каталог 
РАН. 
Карто- 
чки 
фондов 
архива 
РАН
Сведения 
о 
состояни
и 
хранения 
документ
ов в 
организа- 
циях - 
источник
ах 
комплек 
това- ния 
данного 
ведомств
а на 1 
декабря. 
Сводный 
паспорт 
организа- 
ций, 
храня- 
щих доку- 
менты 
отраслев
ого 
фонда 
(для 
государст
- 
венных 
отраслев
ых 
фондов). 
Паспорт 
архива 
орга- 
низации, 
хранящей 
управлен
че- скую 
доку- 
ментаци
ю, НТД и 
КФД (в 
зависи- 
мости от 
состава 
документ
ов) в 
централь
- 
ном 
Сум 
марный 
паспорт 
государ- 
ственных 
архивов 
субъекта 
РФ. Сум 
марный 
паспорт 
районны
х и 
городски
х 
архивов 
субъекта 
РФ. Сум 
марный 
паспорт 
музеев и 
библиоте
к 
субъекта 
РФ. 
Фондовы
й каталог 
субъ- 
екта РФ. 
Све- 
дения о 
состояни
и 
хранения 
документ
ов в 
организа
- 
циях - 
источник
ах 
комплек 
това- ния 
государ- 
ственных
, 
районны
х и 
городски
х 
архивов 
РФ на 1 
декабря. 
Суммарн
ый 
паспорт 
федерал
ь- ных 
архивов. 
Суммарн
ый 
паспорт 
федерал
ь- ных 
музеев и 
библиоте
к. 
Суммарн
ый 
паспорт 
государ- 
ственных 
архивов 
субъекто
в РФ. 
Суммар- 
ный 
паспорт 
музеев и 
библиоте
к 
субъекто
в РФ. 
ЦФК 
Федерал
ь- ного 
архи- 
вного 
агент- 
ства. 
Сводные 
све- 
дения о 
состояни
и 
хранения 
документ
ов в 
организа- 
циях - 
источник
ах 
компле 
ктова- 

архиве 
ведомств
а
Сводный 
паспорт, 
включая 
све- 
дения об 
объеме 
доку- 
ментов 
науч- 
ных и 
научно- 
отраслев
ых 
архивов 
дан- ного 
субъ- 
екта РФ
ния госу- 
дарствен
- 
ных, 
районных 
и 
городски
х архивов 
на 1 
декабря. 
Сводный 
паспорт 
документ
ов, 
хранящих
ся в 
архиве 
РАН, 
науч- ных 
и научно- 
отраслев
ых 
архивах 
РАН
Внутренние учетные документы и документы централизованного 
государственного учета подразделяются на основные (обязательные) и 
вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных 
документов (кроме паспорта архивохранилища) определены 
"Правилами 
организации хранения, комплектования, учета и использования документов 
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в 
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях 
Российской академии наук"
 
[9], а также 
"Основными правилами работы архивов 
организаций"
 [6]. 
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются 
архивом самостоятельно. 
В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят: 
книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления 
архивных документов в архив, а также количества и состава архивных 
документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период 
времени; состояния их описания; 
список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, 
присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на 
хранении и выбывших; 
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава 
описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных 
документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, 

документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии 
архивного фонда; 
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества 
аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой 
организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики 
их изменений; 
опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных 
документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе 
и объеме архивных документов, включенных в данную опись; 
номенклатура дел - для учета документов в делопроизводстве и для учета 
документов временного хранения в архиве (архивохранилище), на которые 
описи не составляются - это, как правило, документы со сроками хранения до 10 
лет включительно. 
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, 
учета их количества и состава; 
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к 
ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета 
состава и состояния таких дел; 
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета 
архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища; 
лист учета и описания уникального документа; 
список фондов, содержащих особо ценные документы; 
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных 
дел (номерник); 
реестр описей особо ценных дел, документов; 
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; 
опись страхового фонда; 
дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования 
(фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, 
объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой 
организации аудиовизуальных и электронных документов ведется дело 
организации - сдатчика документов; 
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле; 
внутренняя опись документов дела, учет которых вызывается спецификой 
данной документации: особо ценные документы, личные, судебные дела, а 
также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, 
сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не 

раскрывают полностью содержания документов. 
В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и 
книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, 
переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к 
уничтожению, книги повидового учета документов и др. 
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые 
включаются в схему учета документов. 
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или 
электронном носителе. 
Филиалы и представительства организаций в связи с тем, что не формируют 
свой архивный фонд (эта ситуация выше была подробно рассмотрена), из всего 
перечисленного комплекса учетных документов обязательно должны вести 
следующие: книгу учета поступления и выбытия документов; описи и 
номенклатуры дел; лист-заверитель и внутреннюю опись на документы дела; а 
также документы, входящие в состав дела фонда, и паспорт архива или 
архивохранилища. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: