What to consider when creating presentation slides?

What to consider when creating presentation slides?

•  Avoid long sentences and text on the slides. Try to only use keywords and phrases 

instead of long sentences. Try to use symbols and pictures instead of the long text 

that could help you gather your thoughts.

•  Having decided to use text on your slides, use a print that is visible to the audience. 

Do not duplicate the text on the slide with what you intend to speak out loud, 

unless it’s a key idea. 

•  Do not create too colorful slides, consider the lighting of the audience.

•  Use  animation  rationally,  otherwise  there  is  a  risk  of  creating  confusion  and 

distraction from the main theme.

•  When using a video, make sure in advance that all mounted in a presentation video 

fragments are easily loaded, as unexpectedly encountered technical problems can 

ruin the overall effect of the presentation

•   On the day before the presentation, make sure that you have recorded the final 

version  of  your  presentation  on  a  computer  installed  in  the  audience!  After 

recording a presentation, open it and make sure it’s the file you want and it opens 

properly! It often happened that the trainee forgot presentation material at home 

on his own computer or saved the presentation in a format different from the 

software installed on the computer in the classroom.

•  Observe the limit on the number of slides.

In  my  point  of  view,  PowerPoint  presentation  slides  are  necessary  in  order  to 

demonstrate the outcomes of going through the school practice. That is why, the slides 

mainly should include substantial evidence confirming the implementation of changes in 

your teaching practice. 

To help the trainees we worked out rubrics with descriptors for the criteria «Evidence» 

and labels proposed by the Examination Board of the University of Cambridge. Each label 

has description in order the trainees have a chance to estimate the validity of the evidence 

that they use in presentations.  

I hope this rubrics will help you to reflect on your own evidence.

Evidence

Trainer’s notes

Good Pass

The teacher demonstrates strong evidence of the changes that had been implemented 

into his teaching practice, including children’s works, video and photo materials. 

The  evidence  are  logically  associated  with  teacher’s  presentation  speech. 

The  evidence  prove  obtained  learning  outcomes  for  both  –  students  and 

a  teacher.  can  judge  the  results  of  training,  both  teachers  and  students. 

During the presentation, I often observed that the teacher would say, «by the end 

of the lesson, the students wrote essays on the topic «My native land»». However, 

as an evidence teacher simply provides photos of students doing writing. What do 

you think – is it a good piece of evidence? Will that prove that students are actu-

ally writing an essay in the picture? To my mind, it might as well be a photo of 

children taken a couple of years ago. In my opinion, the best evidence in this case 

could be the following: the essays themselves, the criteria for an essay evaluation, 

teacher’s comments demonstrating formative assessment of an essay.  

Pass 

The teacher demonstrates strong evidence of application of the ideas of the seven 

modules of the Program into practice, including video and photo material depict-

ing students. The evidence are logically associated with the teacher’s presentation 

speech. However, there is insufficient evidence of what students have learned at 

a particular point.

Borderline The  teacher  shows  the  video  and  photo  materials  from  the  lessons.  However, 

insufficient (or no) evidence of the students’ works. The evidence are logically 

associated with the teacher’s presentation speech.

Failed

The evidence are missing. 

How to behave during a presentation?

•  To begin with, try to remove the tension by creating comfortable conditions for 

yourself in the audience where you plan to present: think about where you will 

be comfortable to stand, where your colleagues will be seated in relation to you. 

Smile. A smile is sure to help “to break the ice” in any audience.

•  Speak calmly and clearly. Try to speak in your normal pace in order not to knock 

the breath. Some teachers tried to speak faster than usual. Because of this, they 

lost their emotional peculiarities and did not produce the desired effect on the 

audience. In preparing your speech, make sure that you have enough time without 

having to gabble.

•  Look at your audience. Make sure that while you are performing, at least for a 

second, but your eyes linger on each of your listeners. I often noticed that  while 

making a speech, teachers only look at the trainer or an expert. Believe me, this 

creates a bad impression, because it seems that you are there simply to report on 

something, but not to share the outcomes of your hard but beloved work with your 

colleagues.

80

81

•  Try to communicate with the audience. Think, may be your speech will have a 

greater effect if you involve the audience into discussion. However, make sure 

that it does not take much time.

•  Do not think that you can tell something wrong. And even if you feel that you said 

something you hadn’t planned - do not make excuses and do not try to correct 

yourself. In the end, no one but you will know that what you have just said differs 

from what you had planned to say.

•  If something goes wrong - apply humor :) nothing else, but a worm smile helps to 

create a more comfortable environment :)

•  Smile at the end. Thank everyone for the attention and let the audience know that 

you are ready to answer their questions.

Good luck, dear colleagues!

CONCLUSION

Dear colleagues,

I want to say that I am very happy and I appreciate the opportunity to work in the 

«Center of Excellence». It was hard for me to leave my favorite students when I decided 

to change the field of work. However, I was guided by the idea that when teaching my 

colleagues  the  modern  approaches  to  teaching  and  learning,  motivating  them  to  reflect 

on the progressive theories and ideas in the field of education and on their own practice, 

helping them to plan and manage changes not only on a personal level, but also at the 

level of the class and the school - I will go beyond the class of 25 students. After all, my 

colleagues – teachers in their classes have up to 20-30 students - and all of these kids will 

be able to appreciate all the positive changes, towards which we - trainers, try to motivate 

our colleagues.

Despite the fact that the aim of the recommendations contained in this brochure is 

to assist trainees in writing reflective accounts and preparing for presentations, I want to 

ask a question - is it the most important thing in the framework of the third level Program? 

After all, you can write a lot and a lot can be represented in a presentation, especially in the 

presence of a guide to action.

However, colleagues, I sincerely hope that all those wonderful ideas that are set out in 

the Program, and applied by you into practice will continue to be implemented in your home 

schools after the reporting phase and the presentations will be left behind. I hope that after 

passing this professional development course of the third (basic) level you will not be able to 

continue to carry out their teaching practice in the «old-fashioned» way and begin to actively 

apply the ideas of the seven modules of the Program in order the students of Kazakhstan 

have the skills required by the  21st century. Among them are: critical thinking and problem-

solving skills, adaptability, initiative, entrepreneur skills, skills of effective oral and written 

communication,  the  ability  to  find  and  process  information,  curiosity  and  imagination! 

Good luck to us, colleagues, in the implementation of these tasks!

82

LITERATURE

1.  (2012) «Program of the third (basic) level professional development courses for 

the pedagogical workers of the Republic of Kazakhstan ».

2.  Askew, S. (2004). Feedback for learning. New York, NY 10001. 

3.  Allen, S. (1988). How to make a speech. McGraw-Hill Companies. 

4.  Detz,  J.  (2002).  How  to  write  and  give  a  speech.  St.  Martin’s  Press,  ISBN 

0312302738.

5.  Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and 

objectives. Management Review, Volume 70, Issue 11.