Сапа менеджменті жүйесі Құжаттандырылған процедура

7 ПРОЦЕСС СИПАТЫ

7.1.1. Құжаттарды қамтамасыз етуші процестер қолданыстағы құжаттарды (8-бапта көрсетілген) яғни, оқу-ұйымдастыру жұмыстарын регламенттейтін, қажетті ұйымдық-құқықтық құжаттарды дайындауды, бекітуді және университетттің құрылымдық бөлімдерінің жұмысын қамтиды.

7.1.2 Жазбаларды басқару ҚП СМАМБ –008/05-2015 жазбаларды басқаруға сәйкес жүзеге асырылады.

7.1.3 Оқу-ұйымдастыру жұмыстары факультет деканаты және кафедралары, оқу-әдістемелік басқарма, тіркеу офисі сонымен қатар құрамына мемлекеттік емтихан қабылдайтын мемлекеттік емтихан комиссиясы мен диплом жобаларын (жұмысын) (ДЖ(Ж) қорғау жөніндегі мемлекеттік емтихан комиссиясы (МЕК) және сала бойынша (мамандық) мемлекеттік аттестаттау комиссиясы (МАК) тарапынан жүзеге асырылады.

7.1.4 Идентификация және бақылау студенттер туралы қажетті ақпараттарды жүйелі және уақытылы алуды қамтамасыз ететін ақпараттық процестерді ұйымдастыруға бағытталған. Идентификация және бақылауды ұйымдастыру деканат және университет деңгейінде оқу-ұйымдастыру жұмыстарының барлық процестерінде жүзеге асырылады.

7.1.4.1 Студенттерді қабылдау туралы бұйрық негізінде Студенттік бөлім студенттің жеке құжатының нөмірімен жеке нөмірі көрсетілген студенттік билет және сынақ кітапшасын дайындайды. Студенттің әрбір жеке құжатына алты нөмір жазылады. Нөмір төмендегіше беріледі:

Оқуға түскен жылы

• 
  сынақ кітапшасы;
  
• 
  диплом қосымшасы т.б.
  

МАК хаттамасы негізінде студенттік бөлім тарапынан біліктілік беру және диплом беру туралы бұйрық дайындалады. Аталмыш бұйрық бекітілгеннен кейін ОӘБ диплом бланкілерін, Тіркеу офисі диплом қосымшаларын толтырады. Диплом нөмірі диплом бланкісінің нөмірімен сәйкес келу керек. Диплом мен қосымшасының тіркеу нөмірі дипломға ҚР БҒМ тарапынан бекітілген, диплом беру журналында көрсетілген реттік нөмірмен сәйкестендіріле қойылады.

Тіркеу офисі факультеттермен біргелікте академиялық күнтізбеге сәйкес мерзімге мемлекеттік емтихандар мен ДЖ(Ж) қорғау кестесін түзеді. Қорғау болатын күнге дейін қорғауға шығатын бітірушілердің төменде көрсетілген құжаттары Тіркеу офисі тарапынан дайындалып, МАК хатшысына ұсынылады:

– сынақ кітапшасы;

– қорытынды ведомость;

– МАК хаттамасы;

– ДЖ(Ж) қорғауға жіберілгені туралы бұйрықтың көшірмесі.

Емтихан ведомостары Тіркеу офисінде студенттің барлық оқу мерзімі бойынша сақталады.

Идентификация және бақылауға Тіркеу офисінің басшысы жауапты болып табылады.

7.1.4.2. Барлық оқу мерзімі ішінде студенттің жеке құжаты Студенттік бөлімде сақталады. Қабылдау комиссиясынан алынған студенттің жеке құжаты келесілерден тұрады:

– өтініш;

– жеке куәлік көшірмесі

– талапкердің білімі туралы құжат (аттестат немесе диплом);

– ҰБТ немесе КТ сертификаты;

• 
  мекенжай анықтамасы;
  

- медициналық анықтама № 063

– мемлекеттік білім гранты иегерінің куәлігі;

– 6 фотосурет (3 х 4);

Сонымен қатар, бар болған жағдайда еңбек кітапшасының көшірмесі, оқуға жолдама.

Студенттің жеке құжатына Студенттік бөлім тарапынан студентке қатысты ағымдық бұйрықтардың көшірмесі салынады. Қабылдау туралы бұйрық негізінде Студенттік бөлімде студенттің жеке құжаты және оқуға қабылданғаны туралы бұйрықтың көшірмесі болады, студенттің аты-жөні және студенттердің қозғалысына қатысты басқа да ақпараттар «Platonus» ААЖ-не енгізіледі.

Бітірушінің өтініші бойынша Студенттік бөлім бітірушінің еңбек кітапшасына оқу мерзімі туралы мәлімет көрсетеді.

Оқу-ұйымдастыру жұмыстарында университет деңгейіндегі идентификация және бақылау процесі 1-суретте көрсетілген.

Идентификация және бақылау процесіне университет деңгейінде студент білім алып жүрген кезде ТО басшысы және Студенттік бөлім меңгерушісі жауапты, ал оқуды бітіргеннен кейін мұрағат меңгерушісі жауапты болып табылады.

7.2 Оқу-ұйымдастыру жұмыстары төмендегі процестерді қамтиды:

– оқу-ұйымдастыру құжаттарын даярлау;

– білім беру процесін ұйымдастыру.

Оқу-ұйымдастыру құжаттарын даярлау және білім беру процесін ұйымдастыру процестері кезеңдері, олардың өзара байланыстары, кірісі, шығысы мен ресурстары 2-3-суреттерде, ал оларды жүзеге асыру тәртібі 4-16-суреттерде көрсетілген.

Оқу-ұйымдастыру жұмыстарының әрбір кезеңіне қатысушы және жауаптылар жауапкершілік матрицасында көрсетілген (1-кесте).

7.3 Менеджмент процестері

7.3.1 Деминг (жоспарла-істе-қадағала-жақсарт) басқару цикліне негізделген менеджмент процестері оқу-ұйымдастыру жұмыстарының кезеңдерін құрайтын бөліктер болып табылады (4-16 сурет).

7.3.2 Оқу-ұйымдастыру құжаттарын даярлау процесіне жауаптылар:

– басшылық тарапынан жоспарлау және талдау жұмыстарына ТО, ОӘБ басшылары жауапты;

• 
  жұмысты ұйымдастыру, мониторинг ұйымдастыру және өнімдер мен процестерді өлшеу, процестерді талдау және олардың нәтижелері, сәйкессіздіктерді жою, реттеу және алдын алу әрекеттерін ұйымдастыру жұмыстарына факультет деканы және кафедра меңгерушісі жауапты.
  

• 
  басшылық тарапынан жоспарлау және талдау жасау жұмыстарына оқу істері жөніндегі проректор жауапты;
  
• 
  жұмысты ұйымдастыру, мониторинг ұйымдастыру және өнімдер мен процестерді өлшеу, процестерді талдау және олардың нәтижелері, сәйкессіздіктерді жою, реттеу және алдын алу әрекеттерін ұйымдастыру жұмыстарына ТО, ОӘБ басшылары жауапты.