Тақырыбы: Құжаттаманы жүргізу үшін компьютерді пайдалану
жүктеу/скачать 15,23 Kb.
|
|
М.Х.Дулати атындағы Тараз Өңірлік университеті «Эссе»
Тақырыбы: Құжаттаманы жүргізу үшін компьютерді пайдалану Орындаған:Балтабаева В Тобы:Дов20-1 Қабылдаған:Есеева Р.Т Тараз2022ж Компьютер іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда айрықша қажетті құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас және ажырамас құрал. Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады. Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бәрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін. Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелер мен құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электронды құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бәрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін. Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты. Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі өзгерістерге ұшырады. Бұған дейін бұл үшін почта және фелъдъегер байланысы пайдаланылып келсе, бүгінгі күні факсимильді байланысы немесе компьютері мен модемі бар кез-келген адресатқа құжат сол сәтінде жіберілетін болды. Құжаттар жергілікті желі арқылы, сондай-ақ электрондық почта мен Интернет желісі арқылы да компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі. Компьютер желісі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін керек. Бірінші кезекте бұл іс құжаттарын мәтін редакторы арқылы жасауға және ресімдеуге қатысты. Мәтін редакторлары құжатты ресімдеудің жылдамдығын арттырып қана қоймайды, сонымен бірге оның сапасын да елеулі арттырады. Ақпараттық технологиялар құжаттарды ыңғайлы сақтауға да мүмкіндік береді, бұл компьютердің қатты дискісінде көп құрылымды тармақтар түрінде іске асырылады. Windows операциялық жүйесінде бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы мүмкін. Іс қағаздарын жүргізудің маңызды міндеттерінің бірі – құжаттарды тіркеуді (есепке алуды), сондай-ақ олардың орындалу мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне құжаттарды есепке алу мен сақтауды кез келген құжатты іздеуге жылдам және тиімді болатындай етіп ұйымдастыру керек. Бұл міндетті кесте редакторы арқылы шешуге болады. жүктеу/скачать 15,23 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|