Тайм менеджмент мәселесі
жүктеу/скачать 61,78 Kb.
|
1 2
|
ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ МӘСЕЛЕСІ Уақыт жетіспеушілігіне шағымдар — қазіргі заманның басты шағымдары. Бірақ оның шығынын ешкім ескермейді. Өткен жылғы табыс туралы біз рубльге дейін дәл айта аламыз. Бірақ өткен жылы ол мазмұнды жұмысқа қанша сағат жұмсағанын кім біледі? Оқу? Қанша сағат жоғалған және неге? Өкінішке орай, әдетте өмірге немесе бесжылдыққа емес, бір жылға, бір айға жоспар жоқ. Сонымен қатар, жеке уақытты басқару — бұл кеңес өткізу, өкім беру, келіссөздер жүргізу, құжат дайындау сияқты білімді басшының дағдысы. Егер адам өз уақытын жоспарлай алмаса, табысқа жету мүмкін емес. Бұл тек менеджерлерге ғана емес, сонымен қатар кез келген басқа кәсіптегі адамдарға да қатысты, бірақ басқа қызметкерлерді басқаратын адамдар үшін бұл дағды аса маңызды, өйткені ол өз уақытын ғана емес, сонымен қатар өз қарамағындағы қызметкерлерге міндеттерді орындауды берудің нақты жүйесі арқылы да жұмсайды, сондай-ақ олардың уақытын жоспарлайды. Таңдалған тақырып өте өзекті болып табылады,өйткені қазір әлемде үлкен ақпарат массиві, коммуникацияның әртүрлі түрлері, көптеген міндеттерді қазіргі заманғы басшыларға шешуге тура келеді. Және компаниялардың көбі тайм-менеджментке, оны өз жұмысында пайдалануға қатысты сауатты болып табылатын басшыларға мұқтаж. Әрбір басшының табысы тек материалдық-экономикалық шамаларға ғана емес, сонымен қатар оның ең құнды қазына – уақытты қалай басқаруына байланысты. Уақыт-адамдар, шикізат, қаржы құралдары сияқты ресурс. Бірақ ол қайтарымсыз-оны жинақтауға, беруге немесе кредитке алуға болмайды, сондықтан оны барынша тиімді пайдалануды үйрену маңызды. Басшы қойылған мақсаттарға жету үшін өз уақытын саналы және жүйелі түрде пайдалануы тиіс. Табысты, тиімді менеджер қандай болуы керек? Әрине, ол өз ісін білуі, басқара білуі, мақсат қоя білуі және оларға қол жеткізе білуі тиіс. Бірақ бұл бесполезны, егер басшы білмейді дұрыс ұйымдастыру жұмыс. Егер адам өз уақытын жоспарлай алмаса, табысқа жету мүмкін емес. Бұл тек менеджерлерге ғана емес, сонымен қатар кез келген басқа кәсіптегі адамдарға да қатысты, бірақ басқа қызметкерлерді басқаратын адамдар үшін бұл дағды аса маңызды, өйткені ол өз уақытын ғана емес, сонымен қатар өз қарамағындағы қызметкерлерге міндеттерді орындауды берудің нақты жүйесі арқылы да жұмсайды, сондай-ақ олардың уақытын жоспарлайды. Уақыт-адамдар, шикізат, қаржы құралдары сияқты ресурс. Бірақ ол қайтарымсыз-оны жинақтауға, беруге немесе кредитке алуға болмайды, сондықтан оны барынша тиімді пайдалануды үйрену маңызды. "Уақыт - ақша"дейді. Бұл жай сөз емес, шын мәнінде, егер, мысалы, қызметкер өз уақытын дұрыс атқармаса, келісім-шарт талаптары мерзімінде орындалмаса, фирмаға босқа байланысты шығындарды өтеу үшін айыппұл төлеуге тура келеді. Әрбір басшының табысы тек материалдық-экономикалық шамаларға ғана емес, сонымен қатар оның ең құнды қазына – уақытты қалай басқаруына байланысты. Басшы қойылған мақсаттарға жету үшін өз уақытын саналы және жүйелі түрде пайдалануы тиіс. Егер адам өз уақытын жоспарлай алмаса, табысқа жету мүмкін емес. Бұл тек менеджерлерге ғана емес, сонымен қатар кез келген басқа кәсіптегі адамдарға да қатысты, бірақ басқа қызметкерлерді басқаратын адамдар үшін бұл дағды аса маңызды, өйткені ол өз уақытын ғана емес, сонымен қатар өз қарамағындағы қызметкерлерге міндеттерді орындауды берудің нақты жүйесі арқылы да жұмсайды, сондай-ақ олардың уақытын жоспарлайды. “Адам ресурстарын басқару тұжырымдамасына сәйкес, маңызды ұйымдық ресурстардың бірі ұйымның қызметкері - адам болып табылады. Өз кезегінде, пайдалануын оңтайландыра отырып, біз өз жұмысымызды қызметкер ретінде оңтайландыра аламыз, демек, бүкіл кәсіпорынның жұмысын жақсарта аламыз. Уақытты басқару технологиясы немесе тайм-менеджмент-жұмыс және жеке уақытты пайдалану тиімділігін дербес арттыру үшін қолданылатын жоспарлау әдістерін қамтиды. Кәсіпорында уақытты басқару технологиясын енгізу кезінде енгізудің үш негізгі кезеңінен немесе бағыттарынан өту қажет: жеке тайм-менеджмент, командалық тайм-менеджмент және корпоративтік тайм-менеджмент. Әрбір кезеңдерді толығырақ қарастырайық: Жеке тайм-менеджмент (немесе жай тайм-менеджмент). Бұл кезең үшін әдістер мен құралдарда ешқандай шектеулер жоқ, мұнда бәрі адамның жеке ерекшеліктеріне байланысты. Ең бастысы-жоспарлау. Таңертең немесе кешке оның алдында сіз айналысқыңыз келетін барлық жедел істер мен істердің тізімін жасау қажет. Демалыс үшін де орын қалдырыңыз. Мұндай жазбаларды сақтау әдісі қағаз күнделігінен Microsoft OneNote және үстел компьютерлеріне арналған Google Calendar немесе смартфондарға арналған Timetable және Evernote-ке дейін болуы мүмкін. Командалық тайм-менеджмент. Егер жеке тайм-менеджмент уақытпен және бір адамның тиімділігімен жұмыс істесе, онда командалық тайм-менеджмент адамдар тобын (командаларды), олардың уақыты мен тиімділігін жалпы және жеке де қамтиды. Әдістер мен құралдар, тиісінше, әдеттегі, жеке тайм-менеджменттен ерекшеленеді. Мұнда өзара іс-қимыл маңызды рөл атқарады. Ішкі тәртіп/өзара іс-қимыл ережелерін алдын ала айту қажет.” [1] “Тайм-менеджмент-бұл мақсатқа жету үшін жұмыс уақытын тиімді жоспарлау, уақытша ресурстарды табу, басымдықтарды орналастыру және жоспарланғанның орындалуын бақылау. Оның негізгі міндеті-уақыт бірлігінде үлгеру және өз ресурстарын тиімді жұмсау. Психологияда тайм-менеджменттің екі түрі бар – қарапайым және жүйелі. Жүйелік негізде жаһандық мақсаттар жатыр, бұл тайм-менеджмент туралы өмірлік философия ретінде айтуға мүмкіндік береді. Қарапайым тайм-менеджмент осы жаһандық мақсаттарға жету үшін біртіндеп ілгерілеуге көмектесетін әдістемелер жиынтығы болып табылады. Тайм-менеджмент принциптері Тайм-менеджмент төрт негізгі қағидатқа негізделген: мақсаттармен жұмыс істей білу; басымдықтарды бөлу; жоспарлау құралдарын білу; жұмыс істеуі талқыланды. Мақсат қоюға бет бұра отырып, мақсат нақты, нақты, өлшенетін және іске асыру мерзімі болуы тиіс екенін түсіну керек. Егер мақсат осы параметрлердің бірі болмаса, онда ол мақсат болуды тоқтатады. Басымдылық бере білу-тайм-менеджменттің негізгі бөлігі, өйткені егер әрбір іс немесе жұмыс шұғыл және ең маңызды деп санасаңыз, уақытты тиімді жоспарлау мүмкін емес. Жоспарлау құралдарының ассортименті өте кең және әртүрлі, ең бастысы – ең ыңғайлы таңдау. Бұл күнделікті немесе күнтізбедегі жазбалар, белгілі бір уақыт кезеңіне арнайы жасалған іс жоспары болуы мүмкін, ол үнемі түзетіліп, жаңа міндеттермен толықтырылуы тиіс. Әдеттер-өнер тайм-менеджмент игерілгенінің көрсеткіші. Олар барлық істерді мерзімінде орындауға және жеке тиімділігін арттыруға көмектесетін дамыған уақыт сезімінде көрініс табады.”[2] “Қай кезде тайм-менеджмент пайдасыз Тайм-менеджмент-бұл барлығын үлгеруге көмектесетін сиқырлы таблетка емес. Өйткені шын мәнінде тайм-менеджмент-бұл барлығын үлгеру керек емес. Бұл маңызды, ал маңызды емес нәрседен бас тарту керек. Тайм-менеджмент-бұл мотивация құралы емес. Уақытты басқару сізге өнімді емес, және сіз не істеп жатқаныңызға терең қарама-қарсы болса, көктен құлдырайды емес, мотивация. Ең бастысы, сіз шынымен осы істермен айналысқыңыз келетініне көз жеткізіңіз. Мүмкін, сіз көбірек және жақсы жасауға тырыспаңыз, кәсіби саланы өзгерту керек. Тайм-менеджмент табысқа кепілдік бермейді. Кейбір коучтар тек қана олардың техникасына үйрену керек деп сенеді – және сіз бірден бай боласыз, отбасындағы мәселелерді шешесіз, спортпен айналыса бастайсыз. Бірақ бұл жұмыс істемейді. Тайм-менеджмент-сіздің күшіңізсіз пайдасыз құрал ғана. Бұл туралы бүгін ҚР Президенті жанындағы Орталық коммуникациялар қызметінде "2015 жылы әлеуметтік кепілдіктерді және жұмыспен қамту деңгейін сақтау туралы" тақырыбында өткен брифингте ҚР Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрі Тамара Дүйсенова мәлімдеді. Тайм-менеджменттің техникасы әмбебап емес, олар барлығына сай келмейді. Кез келген авторлық әдістеме-оны жасаушының тәжірибесі. Бірақ біз жеке, сондықтан барлық тәсілдер емес, әрқашан қолдануға болмайды. Егер әдістеме жұмыс істемесе, онда өзін зорлаудың қажеті жоқ – тек басқасын іздеңіз. Және одан да жақсы-өзіңіз үшін. Сіздер өздеріңізді және жұмыс істеуіңізді жақсы білесіздер. Біреу күннің бірінші жартысында өнімді, біреу кешке немесе тіпті түнде.”[3] “Тайм-менеджмент тарихы Уақытты ұйымдастырудың ғылыми тәсілі-мәселе жаңа емес. Тайм-менеджменттің тарихы алыс өткенге тамырымен кетеді. Осыдан 2000 жыл бұрын Ежелгі Римде Сенек ойшылы барлық уақытты пайдалы, яғни жақсы, жаман және пайдасыз деп бөлуге ұсынды. Сенека да уақытты жазбаша түрде тұрақты есепке ала бастады. Ойшыл белгілі бір уақыт кезеңі өмір сүре отырып, оны толтыру тұрғысынан бағалау қажет деп айтты. Уақытты басқарудың одан әрі тарихында бұл идеялар "жеке тиімділік"деген ұғымның негізіне алынды. XV ғасырда өмір сүрген Альберти, жазушы және итальян ғалымы уақытты пайдамен басқара алатындар әрқашан табысты болатынын айтты. Ол үшін екі ережені қолдануды ұсынды: Әр күні таңертең тізімін істер. Істі маңыздылығын азайту ретінде қою. Көптеген ғасырлар бойы осы ұстанымдардың барлығы тек теориялық түрде ғана болған және өткен ғасырдың 80-ші жылдарынан бастап бұл тақырып теориядан практикаға көшті. Уақытты басқару тек басшы қызметкерлер мен жеке бизнес иелеріне ғана емес, әрқайсысымыз өз активтерімізге иелік ете білуі керек. Әрине, тайм-менеджмент барлығына қажет емес. Егер адам өз өмірінде жұмыс істемесе, оның басты міндеті - "уақытты өлтіру" болса, онда мұндай адам үшін уақытты басқару – өзекті емес және қажетсіз тәртіп. Басқаша айтқанда, алдымен сізге уақыт жетіспейтінін және балаңыздың бос минуттары, сағаттары мен күндері қайда қалайтынын анықтау керек. “[4] Қазіргі тайм-менеджмент-өзін және өз қызметін басқарудың кешенді жүйесі, ол келесі негізгі сатылардан тұрады Сурет 1. Қазіргі тайм менеджмент Олардың әрқайсысын толығырақ қарастырайық. Бірінші элемент (баспалдақтың төменгі сатысы) — тиімділік (ол табысты қамтиды). Егер мұрагер мұраны қабылдау үшін белгіленген мерзімді дәлелді себептер бойынша өткізіп алған болса және мұраны қабылдау үшін белгіленген мерзімді өткізіп алған мұрагер бұл мерзімді өткізу себептері жойылғаннан кейін алты айдың ішінде сотқа жүгінген жағдайда осы мерзімді өткізіп алған мұрагердің өтініші бойынша сот бұл мерзімді қалпына келтіре алады және мұрагер мұраны қабылдады деп тани алады.≫. Бұл сөздің әдеттегі мағынасында тайм-менеджмент. Екінші элемент-ең табысты шешімдерді табуға мүмкіндік беретін технология. Тайм-менеджмент жүйесінің бұл элементі бірқатар басқа, өте күрделі пәндерді қарауды талап етеді. Қалай тез көңілін аударуы, ал раскачиваться бір сағат? Әңгімелесушіні тез сендіру үшін қажетті дәлелдерді қалай табуға болады? Мәселені қысқа мерзімде шығармашылық, стандартты емес шешуді қалай табуға болады? Уақытты басқару жүйесінің үшінші элементі-стратегия. Егер технологияны неге баруға болады?(сапалы секіріс сол сияқты, қалай баруға болады?стратегия-бұл сұраққа жауап?≫. Менің стратегиялық және тактикалық мақсаттарым қандай? Оларға қол жеткізу алгоритмі ойластырылған ба? Менің күнделікті қызметім менің мақсаттарына сәйкес ұйымдастырылған ба? Әлбетте, дұрыс емес бағытта өте тиімді қозғалудың ешқандай мағынасы жоқ. Уақытты ұйымдастыруды талқылау кезінде стратегия мәселелері туындайды. Ақырында, жүйенің төртінші элементі-ерте ме, кеш пе өз уақытын шындап алған адам келетін тақырып. Бұл философия тақырыбы. Тайм-менеджменттің контекстінде сөз prefa prefox-бұл өте қарапайым нәрсе.≫. Неге басқа емес, осындай мақсаттарды қою керек? Өз өмірлік құндылықтарыңызды қалай түсінуге болады? Өмірдің мәнін қалай табуға болады және оны мүлдем іздеу керек пе? Сонымен, уақытты ұйымдастыру және жеке тиімділік мәселелері біздің өмірлік мақсаттарымызды анықтаумен тығыз байланысты ғана емес, сонымен қатар оларды қаншалықты дәл және дұрыс тұжырымдауға қол жеткізгенімізге тікелей тәуелді.”[26] “Жоспар-бұл мақсатқа жылдам әрі тиімді қол жеткізуге және қалаған нәтижені алуға көмектесетін қадамдық іс-қимыл реттілігі. Мақсаттың болуы жоспардың тиімділігіне әсер етеді. Д. Моргенстерн уақытты жоспарлау мен ұйымдастыру кеңістікті жоспарлау мен ұйымдастырудан еш айырмашылығы жоқ деп санайды және оны жұмыс кестесіндегі тәртіпсіздікпен шкафтағы тәртіпсіздікті салыстыру мысалында қарастырады Кесте 1 Кеңістікті ұйымдастырумен уақытты ұйымдастыруды салыстыру
Басқаша айтқанда, шкаф сияқты шектеулі кеңістік, онда сіз белгілі бір заттарды орналастыру керек, кесте немесе кесте-бұл шектеулі кеңістік, онда сіз белгілі бір міндеттер санын орналастыру керек. Сіздің өміріңіз шексіз емес. Сіз уақыт туралы ойлаған кезде, ол соншалықты сезімтал және эфемер болып көрінбейді.” [5] “Тайм-менеджменттің құралдары тайм-менеджменттің негізгі принциптері негізінен аралас тақырыптарға қатысты: Мақсатты болжау; Жоспарлау; Басымдықтарды орналастыру; Мотивация; Делегациялау. Олар уақытты тиімді пайдаланудың жалпы суретін толықтыра отырып, бір-бірімен логикалық байланысқан. Мақсат қою -бұл таңдалған бағыттан ауытқымауға мүмкіндік беретін негізгі бағдар. Мақсатты болжау жұмыс басталғанға дейін уақытты үнемдеуді көздеуге көмектесетін тайм-менеджменттің негізгі тезисі болып табылады. Көбінесе SMART деп аталатын мақсатқа жету әдісі. Бұл аббревиатура мақсатты таңдаудың осындай критерийлерін орындауды білдіреді: нақтылық (Specific) – күтілетін нәтижені анық түсіну; өлшеу (Measurable) – сандық немесе сапалық бағалау; қол жетімділік (Achievable) – қойылған тапсырманы орындау мүмкіндігі; өзектілік (Relevant)-іске асыру қажеттілігі; уақыт шектеулілігі (Time – bound) - уақыт шеңберін анықтау. Егер қойылған мақсат SMART қағидатына сәйкес келсе, оған барынша күш жұмсай алады. Жоспар немесе стратегияның болмауы көптеген перспективалы бастамаларды жойды. Мақсатты түсінуден басқа, оны іске асыру үшін қандай "қадамдар" қажет екенін түсіну керек. Бұдан басқа, алынған нәтижелерді бақылау қажет. Жоспарлау әдістері көп ойластырылған, бірақ тайм-менеджментте ең танымал болып қатаң-икемді жоспарлау саналады. Болжанбаған жағдайларға кестенің 40-50% қалдыра отырып, өз күнінің 60% - дан артық емес жоспарлау ұсынылады. Әр түрлі форс-мажорларға өзіндік "резерв" қою арқылы ең маңызды міндеттерді белгілеу қажет. Осылайша, өз жоспарларын орындамаудан немесе түзетуден жағымсыз эмоциялардан құтылуға болады. Жан тыныштығын сақтау-Басқарманың маңызды басымдықтарының бірі.” [6] “Тайм-менеджмент-тиімді және тиімді пайдалану үшін уақытты ұйымдастыру тәсілі. Яғни уақытты шартты бақылау өз өнімділігін "мерзімінде" немесе аз мерзімде қалаған нәтижені алу үшін белсендіруге мүмкіндік береді. Тайм-менеджмент құрылымы келесідей: - стратегияны әзірлеу; - мақсатқа жету (яғни мақсаттарды анықтайтын принциптерді түсіну) - басымдықтарды анықтау және жоспарлау; - жоспарды іске асыру; - мақсатқа жетуді бақылау; Уақытты сауатты бөлу тәжірибесін жұмыста немесе оқуда, сондай-ақ тұрмыста мақсаттарға қол жеткізу үшін ғана емес пайдалану орынды. Тіпті жоспарланған жинау, жуу, тамақ дайындау немесе тағы бір нәрсе уақытты шағын демалысқа босатуы мүмкін.”[7] “Эйзенхауэр Матрицасы Менің тайм-менеджменттің негізі-Эйзенхауэр матрицасы. Ол істі маңыздылығы бойынша құрылымдауға мүмкіндік береді. шұғыл және маңызды, маңызды, шұғыл, маңызды емес және берік емес. Кесте 2 Эйзенхауэр Матрицасы
жүктеу/скачать 61,78 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|
1 2