В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:
При смене материально-ответственных лиц (на день приема - передачи дел);
При установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также при порче товарно-материальных запасов;
В случае стихийных бедствий, пожара, аварий, или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
В других случаях, предусмотренных законодательством РК.
В соответствии с Правилами организации бухгалтерского учета инвентаризация имущества, обязательств проводится не реже одного раза в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Для проведения инвентаризации имущества и обязательств организации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.
В состав инвентаризационной комиссии рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов, а при необходимости и представителей службы внешнего аудита.
После утверждения приказа о назначении председателю инвентаризационной комиссии выдается письменное распоряжение за подписью руководителя и главного бухгалтера. В распоряжении указывается объект, подлежащий инвентаризации, сроки начала и окончания инвентаризации.
Прежде чем приступить к проведению инвентаризации комиссии необходимо:
опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения имущества, имеющие отдельные входы и выходы;
проверить правильность и исправность весоизмерительных приборов, используемых для работы комиссии в процессе инвентаризации, и соблюдения установленных сроков их клеймения.
получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении имущества, подлежащего инвентаризации.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам с указанием "До инвентаризации по состоянию на ___________(дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатка имущества к началу инвентаризации по учетным ценам.
Материально ответственное лицо (лица) представляет расписку о том, что к началу инвентаризации все имущество, поступившее на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее – списано в расход, и все расходные и приходные документы на имущество, находящееся у него в подотчете, сданы в бухгалтерию.
Такие же расписки принимаются от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение товарно-материальных запасов.
Инвентаризацию имущества рекомендуется производить по местонахождению имущества. Проверка фактических остатков производится при обязательном присутствии материально-ответственного лица, но материально-ответственное лицо не является членом инвентаризационной комиссии на своем участке.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственного лица в инвентаризационных описях расписывается лицо принявшее имущество и лицо, сдавшее имущество. Если инвентаризация имущества продолжается в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризуемое имущество, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально-ответственного лица.
Данные инвентаризации оформляются инвентаризационными описями.