jure of a provisional government. Political agents sent to de facto

simply  provided  with  credentials  addressed  from  Minister  for  Foreign  Affairs  to  Minister  for  Foreign 

Affairs.  In  certain  states,  however  -  the  United  States  and  Japan,  for  instance,  -  the  presentation  of 

credentials addressed by head of state to head of state does not carry with it recognition  de jure of the 

local  government.  The  delivery  of  credentials  can,  at  that  time,  be  accompanied  by  formal  reserves 

which specify the character of the relations between both states. 

Charges  d’affaires  with  letters  (Vienna  Convention,  art.  14c)  receive  lettres  de  cabinet  or  cabinet 

letters  addressed  by  Minister  for  Foreign  Affairs  to  Minister  for  Foreign  Affairs.  These  letters  are 

delivered directly to the Minister for Foreign Affairs on arrival of the chargcd’affaireswho, from  that 

moment, is considered as having officially assumed his functions. 

Before the arrival of a head of mission the charge d’affaires makes known to the Minister for Foreign 

Affairs the date and hour of arrival of the incumbent and ascertains when the Minister will receive the 

new  head  of  mission  on  his  first  visit.  The  charge  d’affaires  should  also  call  on  the  Dean  of  the 

diplomatic corps and announce the arrival of the new head of mission. 

The arrival of a head of mission in the capital where he is to exercise his functions does not call for 

any official ceremony. The new agent must be considered incognito until he presents his credentials to 

the  head  of  state.  It  is  customary,  however,  for  thelocal  authorities  to  show  him  and  those 

accompanying him certain attentions, such as customs and frontier police facilities and reception at his 

place  of  arrival  by  an  official  of  the  protocol  service,  etc.  Local  customs  determine  these  various 

attentions. 

Delivery  of  the  credentials  of  the  new  head  of  mission  should  be  preceded  by  the  sending  of  the 

letters of recall of the agent whose mission has been brought to an end. These letters are presented by 

the head of mission on the occasion of his audience to take leave. They can also be brought by the new 

diplomatic representative.This is always the case in the United Kingdom. 

As soon as the new head of mission has arrived he is informed by the Ministry of Foreign Affairs of 

the day and hour when the Foreign Minister will receive him for the delivery of the copied'usage of the 

credentials, which will be in his possession, and perhaps of the letters of recall of his predecessor. The 

custom  of  each  Ministry  of  Foreign  Affairs  is  to  indicate  the  form  in  which  the  new  head  of  mission 

should make his visit and, should the occasion arise, other visits. He has recourse to the protocol service 

for all information which he may need for his purpose. 

It  is  the  general  custom  for  the  new  arrival,  immediately  after  his  private  reception  by  the  Foreign 

Minister, to  call, unofficially, on the Dean of the diplomatic corps  in  order to  ascertain  local  protocol 

requirements. 

The Minister for Foreign Affairs is not required to return the visit of the new head of mission; this 

also applies to the Dean of the diplomatic corps. 

 

37 

When a copy of the credentials of the new head of mission has been examined and found correct in 

substance as well as in form, the protocol service at the Ministry of Foreign Affairs will, in accordance 

with local custom, arrange an audience for the new head of mission with the head of state, for delivery 

of the credentials. 

The  reception  by  the  head  of  state  of  an  ambassador  or  a  minister  plenipotentiary  constitutes  official 

recognition  of  this  representative.  The  protocol  service  handles  the  ceremonial,  i.  e.,  compositionand 

order of the procession which may include an escort, military honours, exchange of addresses, etc. An 

account of the ceremony is generally published in an official publication. 

All  heads  of  mission  are  received  by  the  head  of  state,  in  the  order  of  their  arrival  in  the  capital 

(Vienna Convention, art. 13). The ceremonial dress should be the same for all heads of mission of equal 

rank  (art.  18).  From  this  moment,  the  head  of  mission  enjoys  the  diplomatic  status  with  all  its 

accompanying  immunities  and  prerogatives.  He  takes  rank  on  the  diplomatic  list  as  from  the  day  and 

hour  he  presented  his  credentials  (art.  16).  In  some  countries,however,diplomatic  status  and  seniority 

both date from the delivery of the copied’usage as, for instance, in Great Britain.  

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