1. Что такое документ?

Докуме́нт ( нем. Dokument, далее от лат. documentum[1] — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

• Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения требования к оформлению документов

•

• 2.Какие требования к оформлению документов вы знаете?

• Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.

•

• Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.

• Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

•

• Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.

• Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).

•

• Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».

• Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.

•

• Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.

• Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.

•

• Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

3.К чему может привести отсутствие необходимых реквизитов документе?

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, если нет подписи или даты).

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:

• наименование организации – автора документа;

•

• наименование вида документа;

• дата документа;

•

• регистрационный номер;

• гриф утверждения документа;

•

• текст;

• подпись;

•

• печать.

4.Перечислите служебные документы для внутреннего пользования. Охарактеризуйте их.

Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации.

Акт – это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование.структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

5.Что такое деловое письмо?

Деловое письмо – это неотъемлемая часть деловой документации, один из ее подвидов. Это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловое письмо, являясь инструментом для создания имиджа и взаимодействия с партнерами, применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации, для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии. Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственном уровне используют государственный язык. Если речь идет о международной переписке, то применяется язык международного общения (чаще всего английский или русский).

6.С какими деловыми письмами вы ознакомились? В чѐм их особенности?

В зависимости от содержания и назначения деловые письма могут быть следующих типов: сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-ответ, оферта (письмо-предложение), рекламация (письмо-претензия).

В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. К языковым нормам служебных писем относятся точность, лаконичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование готовых форм и клише

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем(высылаем).Обязательным реквизитом данного письма является отметка о приложении.

Гарантийное письмосоставляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выражения просьбы и подтверждения гарантии. Письма, в которых говорится о выполнении финансовых операций (оплата выполненных работ, предоставленных услуг и т.д.), подписываются не только руководителем, но и главным бухгалтером. На гарантийных письмах должна быть основная печать организации.

Письмо – запрос или просьбаизлагается от 1-го лица единственного числа или 3-го лица ед. и мн. числа. В нем используются речевые клише: обращаемся к вам с просьбой, просим вас направить, мы будем вам благодарны.

Письмо-ответ содержит решение, принятие или отказ. Мотивировка отказа обычно стоит в начале письма: «В связи с отсутствием комплектующих ваш заказ…».

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или организации. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, сроки, участники, условия участия. «Приглашаем вас; имеем честь пригласить; мы будем вам благодарны и признательны» Письмо-благодарность, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть: «Благодарим за оказанную помощь в ...», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…». Письмо-благодарность оформляется на бланке письма, его предпочтительнее писать от руки. Бланк – это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия.

Заключительными словами деловых писем могут быть речевые конструкции: «с уважением; с благодарностью; с искренними пожеланиями; убедительно просим вас не задерживать ответ».

7.Что входит в понятие реквизиты?

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:

• об адресате (кому адресован документ);

• об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т. д.);

•

• название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);

• опись приложений к документу (если они имеются);

•

• дата;

• подпись автора документа и др.

•

8.Как соотносится сетикет (нетикет) с традиционным речевым этикетом? Сетикет базируется на универсальных нормах и принципах речевого поведения, в основе которых лежит уважение к адресату. Как и у традиционного речевого этикета, основной функцией сетикета является регулятивная, т.е. он располагает системой предписывающих и запрещающих правил, соблюдение которых позволяет гармонизировать процесс коммуникации, сделать его комфортным для всех участников. Коммуникативная категория вежливости здесь играет одну из основных ролей, наряду с такими коммуникативными категориями, как категория категоричности, митигативности и толерантности.

10.При не соблюдении правил сетэтикета могут произойти много ошибок, такие как отправка письма не тому адресату, не правильное заполнение темы это приведёт к заблуждениям адресата, и так далее.

11. Не заполняются все поля, некоторые почтовые адреса вовсе не понятны, не указывают тему, ошибки в правописании.

12 . Доклад или отчёт — один из видов монологической речи, публичное, развёрнутое, официальное сообщение по определённому вопросу, основанное на привлечении документальных данных; сообщение или документ, содержимое которого представляет информацию и отражает суть вопроса или исследования применительно к данной ситуации. Доклад – это краткое, но максимально информативное сообщение автора о сути заданной тематики и вопроса внутри нее. Как и любо другой вид студенческого задания, важно знать заранее, что такое доклад, как писать его согласно требованиям ГОСТ. В статье ниже будет рассмотрена структура и план, правила оформления каждой части, оформление текста и наглядных примеров, а также советы по выступлению перед аудиторией.

13.

1. Этапы работы над докладом. Подбор и изучение основных источников по теме (как и при написании реферата рекомендуется использовать не менее 8 — 10 источников). Составление библиографии. Обработка и систематизация материала.

* Введение – краткий экскурс по предстоящему выступлению, стремление заинтересовать слушателей, формулировка актуальности темы, важности, цели и задач работы.

* Основная часть – студент рассказывает каждую часть проекта согласно плану, а именно, методики исследования, теорию, гипотезы, действия, благодаря которым были получены результаты. Возможно, у студента, есть новая информация, которую можно упомянуть на этом этапе.

* Заключение – автор коротко проходит по ключевым проблемам темы, задействованным методикам, демонстрирует результаты и итоги. После этого выступление считается оконченным.