Методика составления описи и итоговых записей

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной 
форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, 
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи 
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью 
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней 
описи. 
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено 
или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по 
установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой 
обложки дела. 
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена 
их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на 
соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись 
к внутренней описи и заверительная надпись дела" [11, с. 21]. 
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по 
единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел: 
постоянного хранения; 
временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет 
(по усмотрению организации); 
по личному составу. 
В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел 
постоянного хранения. 
Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел 
(описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи 
составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных 
архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-
справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных 
документов. 
Работа по составлению описи складывается из: 
описания дел; 
организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки 
классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда); 
составления собственно описи документов; 
составления справочного аппарата и оформления описи. 
***
На исключительную важность "описаний", "инвентарей" для поиска и 

сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков 
отечественного архивоведения - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов и др.
"Напечатанное описание документов, - писал Самоквасов, - должно иметь 
целью охрану содержания архива на будущее время и облегчение архивных 
справок и ученых разысканий... изданная опись:
1) способствует упорядочению архивных материалов в архивном 
хранилище;
2) охраняет архивное имущество от расхищения;
3) предупреждает фальсификацию архивных документов, делая 
бесполезным перемену в них дат и имен;
4) служит лучшим средством контроля деятельности архивистов по 
упорядочению и описанию содержания вверенного им архива;
5) дает возможность людям науки до личного посещения данного архива 
ознакомиться предварительно с объемом хранящихся в нем материалов по 
интересующим их вопросам и немедленно получать в архиве такие 
материалы для своих исследований;
6) облегчает архивные справки всякого рода с практическими и научными 
целями".

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: