Фрагмент документа Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. (М., 2007) П.
2.11.13.1
Совокупность копий архивных документов, выполненных
на различных материальных носителях и предназначенных
для использования с целью обеспечения сохранности
оригиналов архивных документов (далее - фонд
пользования), создается, как правило, одновременно с
созданием страхового фонда, а также целевым порядком
на наиболее используемые архивные документы, в
процессе других работ (рассекречивание архивных
документов, организация их использования)
Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом,
создается в обязательном комплекте, включающим: для архивных документов на
бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной
пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы
1-
го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с
микроформы 2-го поколения.
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на
электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется
государственными или муниципальными архивами самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц
хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд
пользования в составе тематических подборок [25, с. 52].
В федеральных архивах Российской Федерации в настоящее время активно
ведется работа по реставрации и созданию страхового фонда копий уникальных
и особо ценных документов. По состоянию на 2008 г. было изготовлено свыше
1,8 млн кадров страхового фонда и свыше 2,3 млн кадров фонда пользования на
более чем 23,5 тыс. дел. В их числе документы фондов Печатного, Патриаршего
и Поместного приказов (РГАДА), Управления делами Наркомата обороны СССР
(РГВА), Преображенского и Семеновского полков (РГВИА), постоянных комиссий
при СМ СССР (ГАРФ) и др. В РГАСПИ и ГАРФ велись работы по созданию
фонда пользования на электронных носителях. Страховой фонд и фонд
пользования созданы также на 100 ед. хранения особо ценных кинодокументов