2. организация хранения документов архивного

документов на правах подлинников. 
Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях, 
за исключением принятых по договору на хранение в архив документов, 
находящихся в частной собственности; аналогично проводится учет архивных 
документов личного происхождения. 
Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых 
по договору на хранение в архив осуществляется в основных учетных 
документах архива с соблюдением следующих особенностей: в книге учета 
поступлений документов указывается собственник или владелец документов, и 
сведения об акте приема-передачи и договоре передачи; а в списке фондов к 
номеру такого фонда добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется 
за ним во всех учетных документах архива. В случае, когда находившийся в 
частной собственности фонд на законных основаниях переходит в 
государственную или муниципальную собственность, в учетных документах 
индекс "Д" зачеркивается. 
Учет страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах 
хранения, а также в кадрах, метрах времени звучания, мегабайтах. 
При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных и особо ценных 
документов. 
***
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в 
Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда 
Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально 
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере 
архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов 
архивных фондов субъектов Российской Федерации.
На уникальные документы составляются листы учета и описания 
уникальных документов.
Учет особо ценных документов ведется по:
списку фондов, содержащих особо ценные документы;
описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных 
дел (номерникам).
В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние 
учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные 
документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в 
зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в 
данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.
Если большинство архивных документов по описи дел, документов 

являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не 
составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней 
составляется номерник.
Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания 
страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, 
документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц 
хранения/ единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении 
копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или 
номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, 
дата, должность, подпись".
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре 
описей особо ценных дел, документов.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе 
"Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц 
хранения/единиц учета проставляются отметки ОЦ.
В других учетных документах отметка ОЦ проставляется к номеру 
архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является 
служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.
До 1992 г. велся Центральный фондовый каталог СССР (ЦФК СССР). В 
начале 1990-х гг. на его основе был создан ЦФК РФ и позднее он был передан 
как исторический комплекс на хранение в ГА РФ. 
В традиционном виде ЦФК не ведется, только в автоматизированном режиме. 
В настоящее время в архивах к учетным базам данных предъявляются 
следующие требования: 
учетные базы данных (БД) обеспечивают информационную поддержку учета; 
ведение централизованного государственного учета документов в 
автоматизированном режиме; 
оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того 
или иного фондообразователя или структурного подразделения в организации. 
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с 
показателями основных (обязательных) учетных документов архива, для 
государственного или муниципального архива, и определяется специально 
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере 
архивного дела. 
Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД 
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере 
архивного дела. 

Порядок работы с учетными документами в организации. В архиве 
организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый 
специально выделенным сотрудником. При наличии хранилищ ведется учет 
документов в каждом хранилище. 
Учетные документы архива должны размещаться в изолированном 
помещении или рабочем помещении работника, отвечающего в целом за 
постановку архивного дела в организации. 
Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных 
архива организации определяется приказом руководства организации. Все 
учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или 
специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. 
Акт о технических ошибках в учетных документах составляется в случае 
обнаружения ошибок в заполнении учетных форм, который, так же как и другие 
акты, должен храниться в составе дела фонда. 
В архиве ведутся учетные базы данных, которые обеспечивают: 
информационную поддержку учета; ведение централизованного 
государственного учета документов в автоматизированном архивохранилище; 
оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или 
иного фондообразователя. Учетные базы данных архива должны быть 
совместимы с учетными базами данных архивных органов. 
Определенную специфику имеет учет уникальных и особо ценных 
документов, секретных и рассекреченных архивных документов, копий архивных 
документов на правах подлинников. 
Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях. 
Проверка наличия и состояния документов. В целях установления 
фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в учетных 
документах, в архиве или архивохранилище организации периодически 
проводятся проверки наличия и состояния документов. 
Целью проверки является установление физического наличия документов, 
выявление и устранение недостатков в учете документов; организация розыска 
отсутствующих документов; выявление и учет документов, требующих 
реставрации или технической обработки. 
Проверку наличия и состояния документов необходимо проводить не реже, 
чем 1 раз в 5 лет, а также перед передачей документов на постоянное хранение. 
Кроме этой, проверки наличия и состояния документов должны проводиться в 
случае перемещения дел в другое помещение; при смене руководителя архива 
или лица, ответственного за архив; при реорганизации или ликвидации 
организации, а также при чрезвычайных происшествиях, когда были 
перемещение документов или доступ посторонних лиц в хранилище. 
Результаты проверки оформляются актом проверки наличия и состояния дел, 
технология проведения таких проверок достаточно полно отражена в [6]. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: