2. организация хранения документов архивного

При описании внешних сведений элемент "Язык документа" заполняется 
только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной 
массив документов данного архивного фонда. 
Элемент "Способ воспроизведения" также заполняется в редких случаях, 
когда документ выполнен в нетрадиционной форме. 
При описании контрольных сведений элементы "Должность и подпись 
составителя" и "Дата составления карточки" заполняются обязательно (в 
учебной ситуации вместо должности уместно указать "учащийся..."). 
Индексирование каталожных карточек. После отбора и описания документной 
информации на каталожных карточках можно приступать к их индексированию. 
Индексирование - это процесс выбора и составления индексов по схеме и их 
проставления на каталожных карточках. Индекс - это условное обозначение, 
элемент языка, букв, цифр и условных знаков. 
Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются 
соответствующим классификационным делениям схемы классификации 
документной информации и проставляются на каталожных карточках. 
Назначение индекса - передать содержание информации, которая 
зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной 
схеме и отразить связи между этими делениями. 
Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, 
определенных правил. Другими словами, это перевод с естественного языка на 
искусственный язык букв, символов, правил. 
Системы индексов бывают нескольких видов: 
буквенные; 
цифровые; 
смешанные (комбинированные). 
Цифровые, в свою очередь, могут подразделяться на: 
нумерационные; 
серийные; 
десятичные. 
Применение каждой из этих систем индексов обусловлено структурой 
построения схемы классификации - логической или алфавитной. 
Семантическую основу классификатора составляют лексические единицы 
информационно-поискового языка (ИПЯ), передаваемые словами и 
словосочетаниями естественного языка и включающие понятия, обозначающие 
объекты, процессы, явления. Для использования ИПЯ в автоматизированном 

режиме поиска в 
ЕКДИ
 
существует система индексов, с помощью которых 
выражены его лексические единицы, соответствующие определенным 
подразделениям классификатора. 
Система индексирования необходима для закрепления места и отражения 
взаимосвязи делений классификатора. Она должна обладать 
последовательностью расположения, мнемоничностью (легкостью и удобством в 
использовании), достаточным внешним различием разнообразных сочетаний 
одних и тех же знаков. Основное необходимое требование, предъявляемое к 
любой системе индексирования - максимальная краткость индекса, т.е. при 
наименьшем количестве знаков индексы должны давать наибольший объем 
информации. 
Система индексирования 
ЕКДИ
 
построена таким образом, что обладает 
мнемоничностью, а также гарантирует быстроту и четкость проведения 
индексирования архивной документной информации. 
Система индексирования представляет собой совокупность всех 
использованных в Схеме индексов и метод их построения. В 
ЕКДИ
 
применена 
цифровая система индексирования. 
При этом на всех уровнях деления понятий классификатора предусмотрен 
сотенный принцип деления, что обеспечивает простоту индексирования 
информации, достаточную широту, гибкость, динамичность, возможность 
дополнения классификатора. Такая система позволяет зафиксировать и 
выразить соподчиненность различных понятий, показать самостоятельные 
логически равнозначные понятия. Она дает большое количество знаков для 
закрепления классификационных понятий, возможность проводить необходимые 
изменения в подразделениях с сохранением логической связи предметных 
понятий. Кроме того, она отличается четкостью и последовательностью в 
порядке расположения индексов. 
Понятия схемы классификатора, соответствующие определенным его 
подразделениям (отделам, подотделам, разделам, подразделам) и отношения 
между ними выражены индексами в цифровом обозначении. В схеме 
классификатора применяются простые, составные и комбинированные индексы. 
Простые индексы представляют собой отдельную запись, характеризующую 
одно понятие или признак. Например: 
01.03.01.00 Избирательная система. 
Составной индекс включает в себя несколько простых индексов разных 
таблиц классификатора. Например: 
25.04.00.00 (02.13) Компьютеризация архивов. 
Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных 
индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). При этом значение 
его составных частей соединяется в одно, а располагаются они по смыслу. 
Исключением являются комбинированные индексы следующих подразделений 
классификатора: 

10.00.00.00. Финансы...; 12.00.00.00. Статистика...; 13.00.00.00. Труд...; 
15.00.00.00. Строительство. 
Индексы этих подразделений в комбинированном индексе указываются после 
индексов конкретных отраслей экономики. Например: 
24.00.00.00: 12.00.00.00. Статистика образования. 
Система индексирования классификатора в дальнейшем может развиваться. 
Пользователи классификатора, в частности архивы, могут использовать его 
схему как полностью, так и отдельные ее части по мере необходимости, а также 
детализировать ее деления на последующих, нижестоящих уровнях. 
Совокупность знаков, применяемых для обозначения индексов, составляет 
базу индексирования. Она включает следующие знаки: арабские цифры (1, 2, 3 
...), двоеточие (:), точку (.), круглые скобки (...), кавычки "...", знак равенства (=), 
знак присоединения (+). 
Арабские цифры используются для обозначения всех подразделений схемы 
классификатора и в таблицах определителей: 
01.00.00.00; 17.01.03.03; 14.03.01.00; (01); "0.20"; -1.1; =7; (06.8). 
Двоеточие - знак отношения, применяется при составлении комбинированных 
индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц 
определителей. Например: 
18.00.00.00: 11.00.00.00. Планирование сельского хозяйства. 
Точка используется в качестве разделительного знака в индексах Схемы 
классификатора, таблиц определителей аспекта, групп населения, места и 
специальных определителей к отделу 06.00.00.00. (Вооруженные силы. Войны и 
военные конфликты.) 
Например: 
01.00.00.00. Государственное устройство. 
(01.01) Высшие органы - определитель аспекта. 
-
1.22 Временные работники - определитель групп населения. 
06.2 Военное положение - специальный определитель к отделу 06.00.00.00. 
Круглые скобки служат отличительным признаком индексов таблиц общих и 
специальных определителей аспекта при присоединении их к индексам основной 
таблицы. 
Например: 

02.02.02.01 (01.30) Создание общегосударственных законодательных, 
законосовещательных и представительных органов власти. 
Кавычки применяются в таблице общих определителей места при 
присоединении определителей места к индексам основной таблицы. Например: 
28.00.00.00 "6.354" Культурно-просветительная работа в Московской области. 
Дефис является отличительным знаком определителей групп населения в 
таблице общих определителей групп населения, когда они присоединяются к 
индексу основной таблицы. Например: 
07.05.01.07-
9.1 Рабочие политические кружки досоветского периода. 
Знак равенства является составным элементом индексов таблицы общих 
определителей языка и употребляется при присоединении их к индексам 
основной таблицы. Например: 
27.03.04.00 = 94 Периодическая печать на русском языке. 
Знак присоединения применяется, когда к индексу основной таблицы 
присоединяется несколько общих определителей языка или места. При этом они 
просто свободно перечисляются. Например: 
29.00.00.00 "6.299 + 6.301" Здравоохранение. Санитария и гигиена в 
Республике Коми и Корякском национальном округе. 
Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки 
необходимо систематизировать для включения в каталог. 
Помните! Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в 
порядке расположения цифр. 
28.00.00.00. Культурно-просветительная работа. 
28.01.00.00. Общие вопросы. 
28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной 
работы. 
28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений. 
28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-
просветительных и научных целях. 
В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация 
проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение 
самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу 
- 
от высшего к низшему, от общего к частному. Например: группы карточек, 
образованные по географическому признаку, располагаются по указанному 
принципу, а равнозначные - по алфавиту географических наименований. Группы 
карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате 

событий и далее по датам документов. 
Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и 
всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В 
отсылочных карточках графы "Индекс", "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в 
обычном порядке, а в графе "Содержание" после информации из документов 
указываются "См. также" и индекс соответствующего деления в каталоге или 
другом архивном справочнике. 
Одним из источников пополнения системы каталогов архива могу быть 
имеющиеся в архивах тематические и предметно-тематические картотеки по 
документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее 
информативных и часто используемых фондов в справочных целях. 
Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой 
каталогов путем отсылок в обычном порядке, а в графе "Содержание" после 
информации из документов указываются "См. также" и индекс соответствующего 
деления в каталоге или другом архивном справочнике. 
Отсылки бывают полные и частичные. 
Полная отсылка - это указание от возможного расположения понятия к его 
фактическому месту в Классификаторе. При этом необходимо учитывать, что 
понятие, от которого дается отсылка, своего кода не имеет и помещается в 
схеме классификатора там, где по логике содержания вопроса (темы) его можно 
было бы искать. 
Полная отсылка от одного понятия к другому понятию с кодом обозначается 
"см. ...". 
Например: В разделе 04.02.01.00. Судебная власть дано понятие без кода 
"Финансирование судебной деятельности", от которого дается полная отсылка - 
см. 10.02.03.04. "Финансирование судебной власти". 
Частичная, дополняющая отсылка свидетельствует о тесной связи двух или 
более родственных понятий, разделенных в классификаторе. 
В тех случаях, когда комплексное понятие расчленено и каждая из частей 
включена в определенное подразделение Классификатора, в других 
соответствующих его подразделениях даются частичные отсылки к основному 
понятию и к близкому ему по значению другому понятию. 
Частичная, дополняющая отсылка обозначается "См. также...". 
Например: 
06.01.03.09. Военные ордена, медали и наградные знаки. 
См. также - 01.09.01.00. Награды. 
09.02.02.00. Почвы. 

См. также - 18.04.01.02. Обработка почвы; 25.12.04.00. Грунтоведение; 25.1 
1.08.04. Почвовеведение. 
Каталоги, как и другие архивные справочники, могут вестись в 
автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и 
многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе 
в режиме удаленного доступа. (
Правила организации, хранения, 
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда 
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и 
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской 
академии наук
. С. 103 [17]). Вопросы разработки и ведения автоматизированных 
каталогов, рассматриваются в дисциплине, посвященной информационным 
технологиям в архивном деле. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: