2. организация хранения документов архивного

Рис. 5.3
В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной 
форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого 
описания содержания, хронологических рамок и объема документов. Групповые 
аннотации могут составляться на группу дел и группу документов. 
Это можно проследить на следующих примерах описания групп дел и групп 
документов: 
"Источником для изучения конкретной деятельности Московского военно-
промышленного комитета после победы Октябрьской революции являются 
отчетные ведомости о распределении и исполнении военных, хозяйственных и 
продовольственных заказов за декабрь 1917 - август 1918 гг. (оп. 1, дд. 105, 221, 
230, 231, 233-235, 455)". 
"В фонде сохранилось небольшое количество документов о деятельности 
заградительных отрядов в 1919-1920 гг. Это телеграфные указания Наркомпрода 
РСФСР, начальника штаба 1-й армии Восточного фронта, протоколы заседаний, 
коллегии губпродкома (подлинник), инструкции Губпродкома заградительным 
отрядам (д. 76, л. 320; д. 93, л. 41; д. 108, л. 31; д. 348, л. 90; д. 678, л. 87; д. 790, 
л. 67)". 
В индивидуальных аннотациях полно и детально раскрывается содержание 
наиболее важных и значимых документов или конкретных дел, к которым 
составитель обязан привлечь внимание читателя. 
Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах 
достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего 
комплекса документов в целом. 
В ряде случаев допускается пересказ, но необходимо помнить, что обзор 
должен информировать о содержании документов, подробный же пересказ 
фактов и событий, о которых идет речь, а также включение большого числа 
статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подобное 
"описание" может превратить обзор из архивного справочника в специальное 
историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся. 
При составлении аннотации в обзорах может использоваться цитирование из 
текста документов, однако злоупотреблять им не следует. Цитирование текста 
документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично 
подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух 
эпохи, к которой она относится. 
"Так как Мануфактур-коллегия и ее контора" ведали суд и расправу над 
рабочими и всеми "фабричными", в том числе и над собственно рабочим 
классом, то мы находим большой судопроизводственный материал коллегии о 
решениях рабочих, их "ослушания", "продерзостей". 
При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее 
представление о документах как исторических источниках, провести их 
источниковедческий анализ. 

Источниковедческий анализ документов помогает лучше показать их 
значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное 
представление о характере и содержании документов, степени их важности, а 
следовательно, их последующего использования. 
Именно в этом состоит информационная особенность обзоров, отличающая 
их от всех остальных информационно-поисковых справочников. Благодаря 
включению в аннотации элементов источниковедческого характера 
подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного 
документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности 
документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их 
достоверность. 
В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность 
источников по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту 
сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных 
документов: 
"В связи с тем, что большая часть документации промышленных предприятий 
и учреждений Ленинграда погибла, особенно возрастает историческая ценность 
уцелевших источников в изучении перестройки промышленности на военный 
лад, борьбы с производственными трудностями, за сохранение кадров и т.д.". 
В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными 
поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание 
обозреваемых материалов. 
Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из 
номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо 
обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. 
Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более 
широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких 
фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами 
соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный 
справочник). 
В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих 
документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей 
группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. 
Поисковые данные указываются рядом с аннотацией и источниковедческим 
анализом документов и заключаются в круглые скобки. 
Справочный аппарат к обзору. Рассмотрим вторую часть обзоров документов 
- 
справочный аппарат. 
На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива 
указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты 
документов, год издания или год составления обзора. 

На титульном листе тематического обзора после указания вида справочника 
следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания 
или год составления обзора. 
Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии с 
предисловием к описи. 
В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется 
тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователей дается 
лишь под углом зрения этой темы. 
Характеристика основных групп фондообразователей показывает 
взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место 
соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если 
тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть 
подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда. 
В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме 
общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по 
какой-либо причине не вошли в справочник. 
Методика составления списка сокращений, указателей и содержания 
(оглавления) к обзорам документов аналогична методике подготовки этих 
элементов справочного аппарата к описи. 
Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о 
которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический 
список. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: