2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| ***
То, что набор видов каталогов зависит от профиля архива подтверждают следующие примеры: в РГА НТД создан электронный "Патентный каталог" (88 тыс. записей), а РГАВМФ база данных "Корабли и суда", в РГВИА - база данных "Документы по истории Отечественной войны 1812 года"; в РГАФ - "Художественные звукозаписи РГАФ"; "Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ" и др. Методика поиска информации в каталоге зависит от его структуры (каталоги бывают алфавитной и логической структуры). Если с каталогами алфавитной структуры (предметными) технология поиска не вызывает трудностей, то для поиска в систематическом и тематическом каталоге необходимо владеть схемой классификации документной информации. На последнем (четвертом) этапе поиска информации внутри фонда (на уровне единицы хранения, документа) особое значение имеют дополнительные справочники - указатели к документам, тематические обзоры, перечни документов, различные картотеки. Поэтому еще раз обращаем внимание на необходимость изучить особенности системы. Недостаточная информативность описей фондов, к которым существует устойчивый интерес исследователей, компенсируется за счет создания межфондовых и внутрифондовых указателей - предметно-тематических (систематический, тематический, хронологический, предметный, в том числе географический и именной) и структурных (структурный, отраслевой, функционально-производственный). Так, своеобразие системы НСА бывших партийных архивов, а ныне центров современной документация составляет наличие так называемых "перечней вопросов" к организационно-распорядительным документам, которые являются разновидностью тематических и предметных указателей к описям. Они раскрывают состав и содержание дел, имеющих "глухие заголовки". Для того чтобы их можно было использовать в поиске документов, перечни вопросов связываются с описями отсылочными данными и снабжаются архивными шифрами. При поиске информации по указателям предметно-тематической группы, так же как и по систематическим и тематическим каталогам, следует начать с выяснения схемы классификации информации в указателе. *** Схема классификации информации в указателе может строиться и по хронологическому принципу. Например, "Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в ГАРФ" (М., 1990). Предметный каталог, картотеки архива часто создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек, интегрированных в систему НСА архива. *** Например, знаменитые картотеки органов политического сыска конца XIX- XX вв. в ГАРФ, которыми пользовались поколения исследователей истории общественного и революционного движения. Картотеки органов политического сыска содержат 3,3 млн карточек (при этом общий объем каталога ГАРФ - 15 млн карточек). Картотека агентурного отдела Московского охранного отделения в ГАРФ (более 30 тыс. карточек) - не только поисковый справочник, но и ценный исторических источник, так как материалы агентурного отдела очень плохо сохранились. Это еще раз было подтверждено в ходе реализации совместного проекта ГАРФ и исторического факультета МГУ по созданию базы данных, позволившей осуществить статистический анализ биографических данных участников революционного движения начала XX в. [47, с. 51-57; 54, с. 75-81]. В систему каталогов РГИА интегрированы делопроизводственные картотеки Комитета министров, Сената и Синода. Кроме того, в состав поисковых средств включаются картотеки, созданные в ходе выявления документов для подготовки публикаций, сборников, выставок. Состав таких картотек в каждом архиве различен. Однако в архивах большое распространение получили картотеки документов по личному составу, в том числе межархивные (государственных архивов и архивов организаций- фондообразователей, где документы по личному составу могут храниться 75 лет). Они используются при исполнении социально-правовых запросов. Для этой же цели создаются картотеки ликвидированных организаций с указанием дат ликвидации и реорганизации, названия организации правопреемника и указанием места хранения документов по личному составу ликвидированной организации. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|