***
О тесной взаимосвязи применения названных критериев говорят следующие
примеры:
В ГАРФ в ходе проведения целевой комплексной экспертизы были
оставлены на постоянное хранение документы, содержащие сведения о
нормах выдачи продуктов, в частности хлеба в столовой города Ленинграда
за 1941-42 гг.
Значение события - это период Отечественной войны, время образования
документов 1941-42 гг., т.е. самые начальные годы войны. Место
образования - блокадный Ленинград.
В фонде Дмитровского ВИКа хранится "Дело о привлечении к
ответственности за самогоноварение гражданки дер. Селяново Уфимцевой
Прасковьи Петровны в 1920 г.".
Современным исследователям полезно и интересно будет изучить такие
дела, которые отражают ход "антиалкогольной кампании" на местах в 1920-
1930-
е гг., в данном случае в Дмитровский волости Московской губернии.
Значение информации документов. При изучении к документам надо
подходить как к источнику информации о деятельности общества, о конкретных
учреждениях или лицах. На основе этого критерия документы учреждений делят
на три группы:
Первая группа - документы отражают основные направления деятельности
учреждения. Срок их хранения, как правило, постоянный.
Вторая группа - документы вспомогательного, оперативного, справочного
характера. Документы определяются как временного хранения или временного
хранения, но с отметкой "ЭПК".
Третья группа - документы по личному составу. В этой группе может быть
представлена и основная, и вспомогательная документация. При оценке этой
группы документов следует учитывать не только значение информации, но и
значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Для этих
документов срок хранения, как правило, 75 лет или 75 лет ЭПК.
Говоря о значении информации, мы имеем в виду, в первую очередь, ее
содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации
документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это
дело многих поколений исследователей и может быть достигнуто путем
источниковедческого анализа документов, поэтому критерий должен
применяться в тесной взаимосвязи с критерием "целевое назначение документа"
и "вид и разновидность документа".
***
"После того, как для составления и воспроизведения документов стали
применять современную технику, их число за последние десятилетия
увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии.
Наблюдается любопытная аномалия: чем важнее вопрос, тем менее вероятно
отыскание по нему полной документации. В то время как современная
техника во многих отношениях помогла получению и хранению
документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих
материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о
деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на
разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах"
[82, с. 56].
Основные функции учреждения чаще всего фиксируются именно в таких
документах, как приказы, протоколы, поручения, планы и отчеты. Если эти
документы образованы по основным вопросам деятельности учреждения, то они
поступят на постоянное хранение, если по второстепенным, то будут иметь
соответствующий временный срок хранения.
***
Например: документы постоянного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-
гренадерского полка: "Рукопись истории полка в царствование Александра".
Документы временного хранения в фонде Лейб-гвардии конно-
гренадерского полка: "Материалы об учете лошадей, повозок и конной упряжи
(справки, сведения, переписка)".
Документы постоянного хранения в фонде Госкино СССР:
"Распоряжение по секторам "Союзкино" об организации на спортивных
стадионах г. Москвы киномитингов в 1931 г.".
Документы временного хранения в фонде Госкино СССР "Сводки о
проведении кинообслуживания в весенней посевной кампании за апрель 1933
г.".
Документы постоянного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:
"Письмо В.В. Меркурьева к искусствоведу Р.В. Виноградову по поводу его
выступления на вечере по произведениям Д.Д. Шостаковича".
Документы временного хранения в фонде артиста В.В. Меркурьева:
"Визитная карточка В.В. Меркурьева".
Повторяемость информации. Этот критерий широко используется в
экспертизе ценности документов, так как "природа" государственного управления
порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.
При экспертизе ценности документов учитывают и виды, и формы
повторяемости документной информации. Процесс основан на сопоставлении
документов как источников первичной и вторичной информации.
Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются
источником первичной информации.
Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых
присущи свои формы: формальный и аналитико-синтетический.
Формальный вид повторяемости, когда происходит простое воспроизведение
документной информации во вторичных источниках, например, размножение
документов. К нему относятся: дублетность; цитирование; суммирование.
***
Значение повторяемости информации при отборе документов на хранение
отмечал еще Н.В. Калачов:
"Производства по разным делам, начиная с бумаг до окончательных
определений присутственного места, если в последних довольно полно
изложен ход дела и ясно его содержание, то достаточно в большей части
случаев таких определений как для целей ученых, так и для справок.
Далее из бумаг, относящихся до службы чинов известного места, их
перемещений, увольнений, награждений и т.д. достаточно хранить в архиве
последний формулярный список каждого лица, прочие же касающиеся его
бумаги могут быть уничтожены.
Так, наконец, разные распоряжения административного свойства по
приведению в исполнение постановлений высших или того же учреждения,
дела которого разбираются, излишне хранить за исключением разве тех из
них, в которых есть указание от установленного для исполнения к тому
местные препятствия...
Что касается до таких документов, которые оказывается излишним
иметь в Архиве лишь потому, что они суть копии и дубликаты, трипликаты...
документов, отобранных на хранение, то их необходимо оставлять в
обращении исследователей, и ввиду этой цели рассылать в те библиотеки,
архивы и другие хранилища рукописей, где они могут быть наиболее
пригодны, или же, в крайнем случае, продавать с аукциона, но никак не
истреблять!"
Достарыңызбен бөлісу: |