***
То, что набор видов каталогов зависит от профиля архива подтверждают
следующие примеры: в РГА НТД создан электронный "Патентный каталог"
(88 тыс. записей), а РГАВМФ база данных "Корабли и суда", в РГВИА - база
данных "Документы по истории Отечественной войны 1812 года"; в РГАФ -
"Художественные звукозаписи РГАФ"; "Хроникально-документальные
звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ" и др.
Методика поиска информации в каталоге зависит от его структуры (каталоги
бывают алфавитной и логической структуры). Если с каталогами алфавитной
структуры (предметными) технология поиска не вызывает трудностей, то для
поиска в систематическом и тематическом каталоге необходимо владеть схемой
классификации документной информации.
На последнем (четвертом) этапе поиска информации внутри фонда (на
уровне единицы хранения, документа) особое значение имеют дополнительные
справочники - указатели к документам, тематические обзоры, перечни
документов, различные картотеки. Поэтому еще раз обращаем внимание на
необходимость изучить особенности системы.
Недостаточная информативность описей фондов, к которым существует
устойчивый интерес исследователей, компенсируется за счет создания
межфондовых и внутрифондовых указателей - предметно-тематических
(систематический, тематический, хронологический, предметный, в том числе
географический и именной) и структурных (структурный, отраслевой,
функционально-производственный).
Так, своеобразие системы НСА бывших партийных архивов, а ныне центров
современной документация составляет наличие так называемых "перечней
вопросов" к организационно-распорядительным документам, которые являются
разновидностью тематических и предметных указателей к описям. Они
раскрывают состав и содержание дел, имеющих "глухие заголовки". Для того
чтобы их можно было использовать в поиске документов, перечни вопросов
связываются с описями отсылочными данными и снабжаются архивными
шифрами.
При поиске информации по указателям предметно-тематической группы, так
же как и по систематическим и тематическим каталогам, следует начать с
выяснения схемы классификации информации в указателе.
***
Схема классификации информации в указателе может строиться и по
хронологическому принципу. Например, "Тематический указатель к
коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в
ГАРФ" (М., 1990).
Предметный каталог, картотеки архива часто создаются на базе переданных
на хранение делопроизводственных картотек, интегрированных в систему НСА
архива.
***
Например, знаменитые картотеки органов политического сыска конца XIX-
XX вв. в ГАРФ, которыми пользовались поколения исследователей истории
общественного и революционного движения. Картотеки органов
политического сыска содержат 3,3 млн карточек (при этом общий объем
каталога ГАРФ - 15 млн карточек). Картотека агентурного отдела
Московского охранного отделения в ГАРФ (более 30 тыс. карточек) - не
только поисковый справочник, но и ценный исторических источник, так как
материалы агентурного отдела очень плохо сохранились. Это еще раз было
подтверждено в ходе реализации совместного проекта ГАРФ и исторического
факультета МГУ по созданию базы данных, позволившей осуществить
статистический анализ биографических данных участников революционного
движения начала XX в. [47, с. 51-57; 54, с. 75-81].
В систему каталогов РГИА интегрированы делопроизводственные
картотеки Комитета министров, Сената и Синода.
Кроме того, в состав поисковых средств включаются картотеки, созданные в
ходе выявления документов для подготовки публикаций, сборников, выставок.
Состав таких картотек в каждом архиве различен. Однако в архивах большое
распространение получили картотеки документов по личному составу, в том
числе межархивные (государственных архивов и архивов организаций-
фондообразователей, где документы по личному составу могут храниться 75
лет). Они используются при исполнении социально-правовых запросов. Для этой
же цели создаются картотеки ликвидированных организаций с указанием дат
ликвидации и реорганизации, названия организации правопреемника и
указанием места хранения документов по личному составу ликвидированной
организации.
Достарыңызбен бөлісу: |