3. тақырып «Қағидаларға байланысты құжаттарды топтастыру»

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері бойынша жалпы сұрақтар барысында туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші – ол басқару функциялары бойынша құжаттар.

Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілер бойынша класталады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

 «Құжаттау жүйесінің сипаттамасы»

Техникалық орындаушылардын бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және беруілін қамтамыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.

Құжат басқарма іс әрекеттерінің барлық түрдегі нысандарымен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыздандырады. Бір ғана актінің құжаттарды ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым, кәсіпорын, мекемелердің қызметтік іс әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.Мемлекеттік стандарт «Бір ізге түсірілген құжаттама жүйесі. Негізгі ережелер». Бұл стандарт белгілі бір құзметтік іс ерекеттер саласында қолданылатын, өзара байланысты құжаттар жиынтығының құжатталу жүйесін анықтайды. Құжаттау жүйенің мақсаты:

• 
  құжаттау мен құжаттамаларды басқару процессін жетілдеру, басқару еңбегінің сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсіпорындарында, мекемелері мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс істеу бірыңғай көзқарасты қалыптастыру.
  

нұсқаулықтың талаптарын ескере отыра өздері әзірлеген субъектінің

1. 
   Топтастыру туралы ұғым
   
2. 
   Мазмұны, даярлау, мақсаты мен шығару орнына қарай, заңдылық күшіне қарай құжаттарды топтастыруды атаңыз