6В06 Информационно-коммуникационные технологии

Кнопку Связи с Office можно использовать для быстрого экспорта данных из таблицы, запроса или отчета, выбранного в текущий момент в окне База данных, в документ текстового процессора Word или в электронную таблицу Excel. При щелчке на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Связи с Office открывается меню, содержащее три пункта: Слияние с MS Word, Публикация в MS Word и Анализ в MS Ex- cel.

Команда Публикация в MS Word запускает текстовый процессор Word (или выполняет переключение в окно Word, если Word уже запущен) и открывает новый документ, содержащий экспортируемые данные. Команда Слияние с MS Word запускает мастера, который поможет создать файл слияния, основанный на данных таблицы или запроса. И наконец, команда Анализ в MS Excel запускает программу Excel (или выполняет переключение в окно Excel, если программа уже запущена) и открывает новую страницу рабочей таблицы, содержащую экспортируемые данные.

Если вы хотите перенести рабочую таблицу Excel в новую таблицу Access, то самый простой способ состоит в использовании буфера обмена. Access работает достаточно интеллектуально, чтобы распознать данные Excel, находящиеся в буфере обмена. Когда вы выполните операцию переноса через буфер обмена, Access автоматически создаст новую таблицу, основанную на тех данных, которые были взяты в буфер. При использовании этого метода очень полезно включить имена полей в верхнюю строку данных рабочей таблицы Excel. Access автоматически присвоит именам полей новой таблицы значения, взятые из заголовков импортируемой таблицы Excel. Для быстрого импорта электронной таблицы Excel в таблицу Access воспользуйтесь следующим порядком действий.

1. 
   Откройте рабочую таблицу Excel и выделите те данные, которые хотите использовать для создания таблицы в Access. Если можно, включите в выделяемые строки также заголовки столбцов, которые будут использованы в качестве имен полей. Дайте команду Правка - Копировать .
   
2. 
   Переключитесь в Access и, открыв вкладку Таблицы, дайте команду Правка - Вставить.
   
3. 
   Когда Access выдаст запрос, содержит ли первая строка данных заголовки столбцов, ответьте Да, если вы выделили строки в таблице Excel вместе с заголовками столбцов. Получив сообщение о том, что таблица успешно импортирована, щелкните ía кнопке ОК.
   
4. 
   Access создаст новую таблицу с тем же самым именем, которое имела рабочая таблица в Excel. Если вы включили заголовки столбцов в выделенные данные, Access задаст имена полей, которые будут теми же самыми, что и заголовки столбцов в Excel. Если вы этого не сделали, Access назначит полям имена Ft, F2, F3 и т. д. Одновременно Access назначит типы и форматы полей, основываясь на том, как данные хранились в Excel. Например, если столбец содержит значения дат, Access создаст поле с типом Дата/время (Date/Time). Если столбец содержал числа, отформатированные как денежные величины, Access создаст
   

Макросы применяют для управления вводом данных и для упрощения работы с формами и отчетами. В Access создание макроса — это программирование запланированных действий на специальном бланке в окне Макрос.В основе концепции макросов лежат некоторые термины и понятия:

• 
  
  
  жүктеу/скачать 0,5 Mb.
  
  Достарыңызбен бөлісу: