Алматы қаласының «Ақпаратты -ресурстық орталық» ҚҚ

 
Чтобы  быть  эффективной  в  реализации  намеченных  программ,  чтобы  выживать  в 
«крепчающих»  условиях  рынка,  чтобы  усиливать  заинтересованное  окружение, - 
необходимо  знать  основные  принципы  управления  такой  организацией.  Конечно,  можно 
быть группой неформалов, друзей, родственников, единомышленников. Но для обеспечения 
профессионального уровня даже в организации небольшой краткосрочной акции необходимо 
осуществление следующих основных этапов: 
планирование; 
организация процесса; 
управление человеческими ресурсами; 
направление; 
контролирование. 
 
Обзор основных функций менеджмента 
Процесс планирования – как функция менеджмента 
 
Поговорим  о  необходимости  планирования,  о  том,  что  включает  в  себя  это  понятие. 
Планирование – процесс,  включающий  в  себя  прогнозирование  развития  ситуации.  А  это, 
прежде  всего,  постановка  видения,  миссии,  целей,  вслед  за  которыми  идет  развитие 
стратегий  по  достижению  этих  целей,  далее  следует  разработка  программ  и  бюджета, 
выработка рабочих процедур и, наконец, развитие политики/политик организации. 
Что  есть  прогнозирование  и  для  чего  нам  необходимо  развивать  навыки  прогнозирования? 
Это, прежде всего, анализ возможного развития ситуации в будущем, корректирование своих 
сегодняшних  действий,  выработка  альтернативных  решений.  Чем  выше  уровень  развития 
организации,  тем  выше  аналитические  способности  по  поводу  развития  той  или  иной 
тенденции  и  последствий  связанных  с  этим.  Т.е.,  это  когда  мы  владеем  не  только 
сегодняшней ситуацией, но и готовы к управлению ситуацией в будущем.  
 
Основное  в  планировании – правильная  корректная  постановка  видения,  миссии  и  целей, 
целей  реальных,  последовательных,  подразделяя  их  при  этом  цели  на  краткосрочные  (в 
течение года) и долгосрочные (от года и более). 
 
Формулировка Видения, Миссии, Целей 
 
Итак, Видение – это мечта, это то, к чему мы стремимся. Это наше видение мира, когда наша 
основная цель, т.е. цель организации, будет достигнута. Формируется, как правило, кратко: 
«мир  без  наркотиков», «Казахстан – правовое  государство», «Бескарагай – экономически 
развитый регион». 
Миссия  организации,  т.е.  ее  предназначение,  содержит  ответы  на  следующие  ключевые 
вопросы:  Что  мы  делаем  (как  организация)?  Как  мы  это  будем  делать  (каким  образом)? 
Какова наша стратегия? Для кого мы это делаем (кто наши целевые группы)? 
Без  четкой  формулировки,  развития  и  представления  о  видении  и  миссии  организации – 
сложно  говорить  о  формировании  как  единой  организационной  культуры,  так  и 
формировании  «корпоративного  сознания»,  лежащих  в  основе  формирования  идеологии 
организации. 
 
А что есть цель?  
 
Наша  цель  должна  отвечать  на  вопрос  «Что  сделать?».  Построить  школу,  написать  книгу, 
посадить  дерево,  найти  единомышленников,  создать  организацию,  изменить  общественное 
мнение, выпустить газету… 
104
 
Чтобы  быть  эффективной  в  реализации  намеченных  программ,  чтобы  выживать  в 
«крепчающих»  условиях  рынка,  чтобы  усиливать  заинтересованное  окружение, - 
необходимо  знать  основные  принципы  управления  такой  организацией.  Конечно,  можно 
быть группой неформалов, друзей, родственников, единомышленников. Но для обеспечения 
профессионального уровня даже в организации небольшой краткосрочной акции необходимо 
осуществление следующих основных этапов: 
планирование; 
организация процесса; 
управление человеческими ресурсами; 
направление; 
контролирование. 
 
Обзор основных функций менеджмента 
Процесс планирования – как функция менеджмента 
 
Поговорим  о  необходимости  планирования,  о  том,  что  включает  в  себя  это  понятие. 
Планирование – процесс,  включающий  в  себя  прогнозирование  развития  ситуации.  А  это, 
прежде  всего,  постановка  видения,  миссии,  целей,  вслед  за  которыми  идет  развитие 
стратегий  по  достижению  этих  целей,  далее  следует  разработка  программ  и  бюджета, 
выработка рабочих процедур и, наконец, развитие политики/политик организации. 
Что  есть  прогнозирование  и  для  чего  нам  необходимо  развивать  навыки  прогнозирования? 
Это, прежде всего, анализ возможного развития ситуации в будущем, корректирование своих 
сегодняшних  действий,  выработка  альтернативных  решений.  Чем  выше  уровень  развития 
организации,  тем  выше  аналитические  способности  по  поводу  развития  той  или  иной 
тенденции  и  последствий  связанных  с  этим.  Т.е.,  это  когда  мы  владеем  не  только 
сегодняшней ситуацией, но и готовы к управлению ситуацией в будущем.  
 
Основное  в  планировании – правильная  корректная  постановка  видения,  миссии  и  целей, 
целей  реальных,  последовательных,  подразделяя  их  при  этом  цели  на  краткосрочные  (в 
течение года) и долгосрочные (от года и более). 
 
Формулировка Видения, Миссии, Целей 
 
Итак, Видение – это мечта, это то, к чему мы стремимся. Это наше видение мира, когда наша 
основная цель, т.е. цель организации, будет достигнута. Формируется, как правило, кратко: 
«мир  без  наркотиков», «Казахстан – правовое  государство», «Бескарагай – экономически 
развитый регион». 
Миссия  организации,  т.е.  ее  предназначение,  содержит  ответы  на  следующие  ключевые 
вопросы:  Что  мы  делаем  (как  организация)?  Как  мы  это  будем  делать  (каким  образом)? 
Какова наша стратегия? Для кого мы это делаем (кто наши целевые группы)? 
Без  четкой  формулировки,  развития  и  представления  о  видении  и  миссии  организации – 
сложно  говорить  о  формировании  как  единой  организационной  культуры,  так  и 
формировании  «корпоративного  сознания»,  лежащих  в  основе  формирования  идеологии 
организации. 
 
А что есть цель?  
 
Наша  цель  должна  отвечать  на  вопрос  «Что  сделать?».  Построить  школу,  написать  книгу, 
посадить  дерево,  найти  единомышленников,  создать  организацию,  изменить  общественное 
мнение, выпустить газету… 
104

 
Цель  ориентирована  на  получение/достижение  некоего  конкретного  продукта,  конкретного 
результата,  и  чем  четче  постановка  цели – тем  четче  мы  видим  конечный  результат,  к 
которому необходимо стремится. 
Мы должны планировать свою деятельность таким образом, чтобы всегда перед нами стояли 
конкретные цели на день сегодняшний, день завтрашний, на этот месяц, на этот квартал, на 
этот год. «Если вы не знаете, к какой гавани стремиться, как вы выберете попутный ветер?». 
 
Цели подразделяются на задачи, чем «долгосрочнее» цели, тем больше в них задач. 
Скажем, у меня есть цель – отремонтировать квартиру. Конкретный результат, к которому я 
стремлюсь – отремонтированная  квартира.  На  какие  задачи  подразделяется  моя  цель?  На 
следующие: 1) найти штукатуров, 2) купить обои, 3) заказать двери и т.д. 
Задача  должна  быть  предельно  конкретной,  ее  выполнение  должно  быть  ограничено 
временными  рамками,  она  должна  быть  реальной  и  соответствовать  вместе  с  другими 
задачами  своей  цели  (частью  которой  они  являются),  и,  конечно,  она  должна  быть 
измеряемая.  Измеряемость – это  то,  на  основании  чего  мы  делаем  вывод,  что  задача 
выполняется  или  выполнена.  Если  мы  ставим  задачу  перед  сотрудником – подготовить 
номер бюллетеня, то мы заранее должны определить его объем, количество статей, наличие 
передовицы  на  такую-то  тему,  качество  фотографий,  количество  рубрик  и  т.д.  А  то  пара 
степлированных статей – тоже может считаться бюллетенем, и он совершенно справедливо 
может считать, что с вашей задачей справился: «Чем не бюллетень?». 
 
И  еще  один  важный  момент – разработка  стратегии,  т.е.  каким  образом,  как,  какими 
методами, какими путями реализовывать эти самые наши с вами цели. 
Если  цель – выучить  разговорный  английский  язык,  то  стратегии  могут  быть  следующие: 
самообразование  или  поступить  на  вечерние  курсы  в  институт  иностранных  языков,  или 
записаться на платные курсы, или нанять репетитора. 
 
Итак,  мы  знаем,  как  формулируется  цель («что  делать?»),  что  собой  представляет  задача 
(временные  рамки,  реальная,  соответствие  вместе  с  другими  задачами  своей  цели, 
измеряемость), что подразумевается под стратегией. Теперь поговорим о разработке рабочих 
процедур и так называемых политиках или положениях. 
Разработка рабочих процедур и политик  
 
Разработка  рабочих  процедур  и  политик  или  положений – это,  прежде  всего,  разработка 
внутренних  документов,  обеспечивающих  эффективное  взаимодействие  как  с  внешним 
миром, так и установка такого взаимодействия внутри самой организации. Это правильный, 
юридически  обоснованный  подход  к  составлению  контрактов,  договоров,  трудовых 
соглашений  как  с  сотрудниками  организации,  так  с  партнерами  и  другими 
заинтересованными сторонами (поставщики, клиенты, заказчики, доноры, спонсоры и т.д.). 
Это  разработка  и  изменение  со  временем  (если  в  этом  есть  необходимость  учредительных 
документов),  это  приведение  в  постоянное  соответствие  основных  документов 
законодательству.  Под  разработкой  политик  или  положений  подразумеваются  такие 
документы  как:  положение  о  персонале,  положение  об  интеллектуальной  собственности 
организации, положение о волонтерах, о филиалах и т.д. Проработка, создание, постоянное 
развитие  вышеописанных  документов  проводится  с  участием  всех  членов  организации  и 
является  хорошей  основой  для  разрешения  и  профилактики  как  конфликтов,  так  и 
показателем профессиональной организации. 
Далее  от  планирования  переходим  непосредственно  к  процессу  организации.  Что 
подразумевается под этим? 
 
Организация процесса – как функция менеджмента 
105
 
Цель  ориентирована  на  получение/достижение  некоего  конкретного  продукта,  конкретного 
результата,  и  чем  четче  постановка  цели – тем  четче  мы  видим  конечный  результат,  к 
которому необходимо стремится. 
Мы должны планировать свою деятельность таким образом, чтобы всегда перед нами стояли 
конкретные цели на день сегодняшний, день завтрашний, на этот месяц, на этот квартал, на 
этот год. «Если вы не знаете, к какой гавани стремиться, как вы выберете попутный ветер?». 
 
Цели подразделяются на задачи, чем «долгосрочнее» цели, тем больше в них задач. 
Скажем, у меня есть цель – отремонтировать квартиру. Конкретный результат, к которому я 
стремлюсь – отремонтированная  квартира.  На  какие  задачи  подразделяется  моя  цель?  На 
следующие: 1) найти штукатуров, 2) купить обои, 3) заказать двери и т.д. 
Задача  должна  быть  предельно  конкретной,  ее  выполнение  должно  быть  ограничено 
временными  рамками,  она  должна  быть  реальной  и  соответствовать  вместе  с  другими 
задачами  своей  цели  (частью  которой  они  являются),  и,  конечно,  она  должна  быть 
измеряемая.  Измеряемость – это  то,  на  основании  чего  мы  делаем  вывод,  что  задача 
выполняется  или  выполнена.  Если  мы  ставим  задачу  перед  сотрудником – подготовить 
номер бюллетеня, то мы заранее должны определить его объем, количество статей, наличие 
передовицы  на  такую-то  тему,  качество  фотографий,  количество  рубрик  и  т.д.  А  то  пара 
степлированных статей – тоже может считаться бюллетенем, и он совершенно справедливо 
может считать, что с вашей задачей справился: «Чем не бюллетень?». 
 
И  еще  один  важный  момент – разработка  стратегии,  т.е.  каким  образом,  как,  какими 
методами, какими путями реализовывать эти самые наши с вами цели. 
Если  цель – выучить  разговорный  английский  язык,  то  стратегии  могут  быть  следующие: 
самообразование  или  поступить  на  вечерние  курсы  в  институт  иностранных  языков,  или 
записаться на платные курсы, или нанять репетитора. 
 
Итак,  мы  знаем,  как  формулируется  цель («что  делать?»),  что  собой  представляет  задача 
(временные  рамки,  реальная,  соответствие  вместе  с  другими  задачами  своей  цели, 
измеряемость), что подразумевается под стратегией. Теперь поговорим о разработке рабочих 
процедур и так называемых политиках или положениях. 
Разработка рабочих процедур и политик  
 
Разработка  рабочих  процедур  и  политик  или  положений – это,  прежде  всего,  разработка 
внутренних  документов,  обеспечивающих  эффективное  взаимодействие  как  с  внешним 
миром, так и установка такого взаимодействия внутри самой организации. Это правильный, 
юридически  обоснованный  подход  к  составлению  контрактов,  договоров,  трудовых 
соглашений  как  с  сотрудниками  организации,  так  с  партнерами  и  другими 
заинтересованными сторонами (поставщики, клиенты, заказчики, доноры, спонсоры и т.д.). 
Это  разработка  и  изменение  со  временем  (если  в  этом  есть  необходимость  учредительных 
документов),  это  приведение  в  постоянное  соответствие  основных  документов 
законодательству.  Под  разработкой  политик  или  положений  подразумеваются  такие 
документы  как:  положение  о  персонале,  положение  об  интеллектуальной  собственности 
организации, положение о волонтерах, о филиалах и т.д. Проработка, создание, постоянное 
развитие  вышеописанных  документов  проводится  с  участием  всех  членов  организации  и 
является  хорошей  основой  для  разрешения  и  профилактики  как  конфликтов,  так  и 
показателем профессиональной организации. 
Далее  от  планирования  переходим  непосредственно  к  процессу  организации.  Что 
подразумевается под этим? 
 
Организация процесса – как функция менеджмента 
105

 
 
Прежде всего, это установка организационной структуры. 
 
Принципы структурирования организации 
 
Организационная структура – это процесс группировки работ на различных уровнях: задачи 
группируются  и  формируют  работу,  работа  группируется  по  отделам,  отделы  формируют 
департаменты.  Исходя  из  особенности  структуры  различают  формальные  и  неформальные 
организации. Формальная организация иерархически структурирована с целями и задачами, 
органами  власти  и  ответственностью.  Неформальная  организация – с  гибкой  и  свободной 
структурой,  с  неопределенными  отношениями  и  спонтанным  членством.  Существует,  по 
крайней мере, семь основных подходов к процессу структурирования:  
функциональная структура – отделы создаются на основе выполняемых ими функций, т.е. в 
соответствии с характером выполняемой работы; 
структура на основе выпускаемого продукта или услуги, т.е. в основе структуризации лежит 
разработка какого-то продукта, услуги, сервиса; 
территориальная  или  географическая  структуризация – когда  у  организации  имеются 
филиалы, подразделения или дочерние предприятия; 
структура  на  основе  покупателя,  клиента – в  соответствии  с  этим  подходом  виды 
деятельности организуются вокруг типа покупателя или его потребностей удовлетворяемых 
организацией; 
 структура на основе процесса/оборудования – тот же принцип что и основе функциональной 
структуры; 
структура  на  основе  проекта – для  достижения  конкретных  целей  (часто  уникальных) 
обычно создаются проектные отделы; 
гибридный  подход  к  структурированию – требует  одновременного  использования  двух  и 
более стратегий структурирования. 
 
Итак,  мы  поговорили  о  структурировании  как  о  процессе  определения  взаимодействий 
внутри  организации.  Следующим  логическим  шагом  является  описание  работ  или 
разработка должностных обязанностей. Заметьте, что штата сотрудников у нас пока нет, но 
должностные  обязанности  уже  создаются  и  прорабатываются.  На  основании  чего?  На 
основании разработанной структуры организации. Но можно ли уже создавать структуру, не 
имея пока штата? Не только можно, но и нужно. «Исходя из чего?», - поинтересуется кто-то. 
Исходя из разработанных ранее целей и стратегий. И структура в данном случае выступает 
как их следствие, как зависимая производная от стратегии. 
 

жүктеу/скачать 2,46 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: