Государственное хранение архивных документов: согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.
Государственный архив:согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Государственный учет документов:согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Государственному учету подлежат документы: государственных архивов (федеральных, субъектов Российской Федерации), государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств; негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения с Федеральным архивным агентством. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, зарегистрированном Министерством юстиции Российской Федерации от 8 июля 1997 г.
Дело (архивного) фонда:согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации – сдатчика документов.