Архивное право
Документы, относящиеся к муниципальной собственности
жүктеу/скачать 1,07 Mb.
|
arhiv pravo(posobie)
- Бұл бет үшін навигация:
- Обязаны
- 3.2. Комплектование и экспертиза ценности документов
- 3.3. Хранение и учет документов Архивного фонда Российской Федерации
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» для всех собственников документов устанавливает практически одинаковые обязанности. (табл. 3.2). Таблица 3.2 Обязанности собственников архивных документов
Иными словами, закон обязывает обеспечить сохранность документов буквально всех – от органов власти до индивидуальных предпринимателей. Но госпредприятия и «муниципалы» для этого создавать архивы обязаны, а «частники» вправе это делать. Однако и те, и другие должны обеспечить необходимую материальную базу и условия труда и соблюдать правила и нормы, единые для всех государственных архивов. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» определяет особенности правового положения архивных документов, находящихся в государственной, муниципальной или частной собственности (табл. 3.3). Таблица 3.3 Особенности правового статуса архивных документов, находящихся в государственной, муниципальной и частной собственности
Действующее архивное законодательство при регулировании отношений физических, юридических лиц и государства, связанных с созданием правового института «Архивный фонд Российской Федерации», широко использует такие категории и институты, как право собственности на архивные фонды и архивные документы; защита и гарантия прав граждан, государства и других субъектов; ответственность; полномочия, предметы ведения и др. Также важно подчеркнуть, что сформулированы основные принципы деятельности Архивного фонда Российской Федерации. Это следующие принципы: целостности, разграничения Архивного фонда Российской Федерации в зависимости от форм собственности, публичности, открытости и общедоступности архивной информации (за исключением информации ограниченного доступа), ответственности собственников архивов за сохранность архивных документов, равенства собственников архивов и их пользователей перед законом, защиты национальных интересов России в области архивного дела и другие. Закрепленные законодательно эти принципы позволяют говорить о формирующемся институте Архивного фонда Российской Федерации как публичном социально-правовом институте. В определении правового статуса Архивного фонда России существенное значение имеют такие базовые принципы как, во-первых, отраслевой признак, в основе которого лежит отрасль законодательства, регулирующая данный институт, и, во-вторых, юридическая сила установившего данный институт нормативного правового акта. Правовой статус института Архивного фонда России – это целостный, юридический институт, имеющий комплексную природу. Архивный фонд Российской Федерации как правовой институт наделен свойствами целостности института, поскольку Архивный фонд России сформирован в федеративном государстве как единый институт, объединяющий в себе архивные фонды и документы федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности и являющийся институтом единого субъекта права – Российского государства, а не многих. Институт Архивного фонда Российской Федерации является юридическим институтом вследствие установления его соответствующим специальным законом, так как образован он на основании введения в действие Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», и институтом, имеющим комплексную природу, поскольку деятельность его регламентируется нормами публичного и частного права. Особенность правового статуса института Архивного фонда Российской Федерации реализуется в части определения субъективных частных и публичных прав физических и юридических лиц, а также их взаимодействия с установленными нормами субъективного права. Анализ действующего архивного законодательства указывает на то, что деятельность института Архивного фонда России должна быть направлена на воплощение в жизнь конституционно и законодательно закрепленных целей и задач, стоящих перед государством и обществом, а также ради тех целей и задач, в результате которых и был образован данный институт. 3.2. Комплектование и экспертиза ценности документов Комплектование архива, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Комплектование архивов осуществляется на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи их на постоянное хранение, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, проводится на основании «Основных правил работы архивов организаций». Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. Комплектование архива включает: 1) определение источников комплектования архива; 2) определение состава документов, подлежащих приему в архив; 3) организацию передачи документов в архив. Основные источники комплектования архива организации: 1) структурные подразделения организации; 2) подведомственные организации; 3) физические лица. Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций «Основные правила работы архивов организаций» в разделе 3.4 содержат общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Номенклатура дел согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за составление номенклатуры возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Архивы организаций передают на постоянное хранение документы в государственный или муниципальный архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. В табл. 3.4 представлены сроки временного хранения архивных документов в организациях. Таблица 3.4 Сроки временного хранения архивных документов в организациях
Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов «Закон об архивном деле в РФ» устанавливает сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение, представленные в табл. 3.5. Таблица 5 Сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение
Комплектование государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации), осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, проводится на основании «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Россий-ской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее Правила 2007 г.). Согласно Правилам 2007 г., систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива), включает: 1) определение источников комплектования архива; 2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; 3) прием-передачу архивных документов в архив. Источниками комплектования, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», являются юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В соответствии с Правилами 2007 г. государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации (табл. 3.6). Таблица 3.6 Критерии отнесения к источникам комплектования архива
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования – ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив. Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. Архив осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь. Не каждый документ, даже «важный», входит в состав Архивного фонда РФ. Документами Архивного фонда признаются только те, которые прошли экспертизу ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению. Включению документов в состав фонда должна предшествовать экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Согласно параграфу 2.1.1 «Основных правил работы архивов организаций» – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов, в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих под-ведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. Архив организации проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется ЭПК федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции. Экспертиза ценности документов проводится уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела (государственным или муниципальным архивом) совместно с юридическим (физическим) лицом — собственником (владельцем) архивных документов. Соответствующей экспертизе подлежат все документы вне зависимости от вида носителя и принадлежности (формы собственности). До проведения в установленном порядке соответствующей экспертизы уничтожение документов запрещается (ст. 6 Федерального Закона). Основанием для включения тех или иных документов в состав фонда являются соответствующие решения экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов (уполномоченных органов исполнительной власти субъектов России в области архивного дела), принятые ими в пределах своей компетенции. При этом включение в состав фонда документов, находящихся в частной собственности, осуществляется на основании экспертизы ценности документов с оформлением соответствующего договора между их собственником (владельцем) и государственным (муниципальным) архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук). Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором, Правила 2007 г. устанавливают критерии экспертизы ценности документов: 1) критерии происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.); 2) критерии содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность); 3) критерии внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа). Согласно Правилам 2007 г., экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 был утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее Перечень 2010 г.). Перечень 2010 г. является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения. 3.3. Хранение и учет документов Архивного фонда Российской Федерации Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет 494 млн дел, причем на федеральные архивы приходится примерно 9 %, госархивы субъектов Федерации – 29 %, муниципальные архивы – 13 %, музеи и библиотеки, архивы РАН – 3 %, архивы государственных и муниципальных органов и организаций – 46 %1. Особое внимание привлекает формирование «негосударственного архивного сектора», обеспечивающего уже сегодня сохранность документов временного срока хранения частных юридических лиц. В целях обеспечения законодательного регулирования архивной деятельности за последние годы осуществлен ряд серьезных мер. Главная из них – принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Вопросы хранения и учета документов зафиксированы в гл. 4, ст. 17-19 Закона. Закон определил обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. Для документов Архивного фонда Российской Федерации нормативно установлены три вида хранения архивных документов: жүктеу/скачать 1,07 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||