Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
| 5.7.2. Іс қағаздарын қалыптастыру
Іс қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сəйкес белгілі бір іске жатқызу жəне оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу. Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) жəне мынадай талаптарға жауап беруі тиіс: 1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері), стандарттардың талаптарына сəйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі. 2. Іске мынадай құжаттар: - іс тақырыбына сəйкес келмейтін; - тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады); - қайтаруға жататын, - бастапқы үлгісі; - құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді. Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі құжаттар белгілі бір тəртіппен орналастырылады. Құжаттарды орналастырудың негізгі принциптері мынадай: - мəселесі бойынша (құжатта қозғалатын мəселе бойынша), - хронологиялық (құжаттардың күні бойынша), - əліпби (авторлардың фамилиясы бойынша немесе корреспондент-мекемелердің атауының əліпбиі бойынша), - нөмірі (реттік нөмірі бар бір тектес құжаттар топтастырылады, мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер жəне т.б.). Негізінен мəселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар бір мəселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі. Құжаттарды орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық принципке сəйкес келеді. Тұрақты жəне уақытқа сақтау мерзімі бар құжаттар əр түрлі іске қалыптастырылады. 209 Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп болса, олар бірнеше томға қалыптастырылады, мұндайда істің мұқабасына томның нөмірі көрсетіледі. Істің мұқабасында мыналар ресімделеді: ● кəсіпорынның толық атауы; ● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан тұрса, томның реттік нөмірі; ● іс номенклатурасына сəйкес істің атауы; ● құжаттамалық жыл; ● парақтар саны; ● сақтау мерзімі. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|