Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
214
ведомстволық  мұрағаттарындағы  мына  жұмыстар  бойынша  бірыңғай 
іс тəртібін белгілейді (яғни регламентін нақтылайды):  
1)  құжаттарды  қабылдау,  құндылығын  сараптау  жəне  ғылыми-
техникалық өңдеуден өткізу; 
2)  тұрақты  жəне  уақытша  (10  жылдан  жоғары)  сақталатын  істер 
мен  жеке  құрам  бойынша  істердің,  сондай-ақ  сақтауға  жатпайтын 
құжаттарды  жоюға  бөлу  туралы  актілердің  тізімдемелерін  жасап, 
оларды ресімдеу; 
3)  сақталынатын  құжаттардың  есебін  алу,  тиісті  қорларға  бөлу 
жəне олардың сақталуын қамтамасыз ету; 
4)  құжаттарды  іздестіруді    жеделдетуге  арналған  ғылыми-
анықтамалық аппарат жүйесін жасау, оны жүргізу жəне жетілдіру; 
5)  айрықша  құнды  құжаттарды  анықтау  жəне  олардың  сақтық 
көшірмелерін жасау; 
 6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, заңды жəне жеке 
тұлғалардың  сұраныстарын  орындау,  мұрағаттық  анықтамалар  жазу, 
құжаттардың  көшірмелері  мен  үзінділерін  əзірлеу  жəне  оларды  
ресімдеу; 
7)  Ұлттық  мұрағат  қоры  құрамына  енетін  құжаттарды  тұрақты 
сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру. 
Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға, 
шкафтарға,  сейфтерге)  жəне  оларды  орналастыру  ісіне  қойылатын 
талаптар  егжей-тегжейлі  түсіндіріледі.  Ережеде  осымен  қатар 
құжаттарды,  соның  ішінде  электронды  құжаттарды  да  сақтау  тəртібі 
көрсетілген. Атап айтқанда жарық, температуралық-ылғалдылық жəне 
санитарлық-гигиеналық 
режимдердің 
нормативтік 
параметрлері 
нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу құжаттары қандай  
құрамнан  тұратыны  белгіленген.  Ереже  бойынша  бұл  құрамға 
құжаттардың  келіп  түсуі  мен  шығуын  есепке  алып  отыруға  арналған 
есеп кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры 
ісі,  құжаттар  есебін  жүргізуге  арналған  дерек  базасы  енеді.  Негізгі 
ережелер  электронды  құжаттарды  қабылдау,  есепке  алу,  сақталуын 
қамтамасыз  ету,  пайдалану  жəне  мемлекеттік  сақтауға  тапсыру  ісіне 
қойылатын  талаптарды  да  нақтылайды.  Ереженің  1-қосымшасында 
мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы мен мемлекеттік 
ұйымның  сараптау  комиссиялары  туралы  Үлгі  ереже  келтірілген.  Бұл 
комиссиялардың  мақұлдауынсыз  мұрағаттар  мен  құжаттаманы 
басқару 
жөніндегі 
мемлекеттік 
органдар 
ұсынылған 
істер 
номенклатурасын, тұрақты жəне уақытша (10 жылдан астам) сақтауға 
алынған істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін, сақталу 
мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, іс қағаздарын 
жүргізу  жөніндегі  нұсқаулықтарды  т.б.  əзірлемелерді  қарамайды. 
Мұнан  аталмыш  комиссияның  мұрағат  ісіндегі  орны  мен  рөлін  айқын 
аңғаруға  болады.  Үлгі  ереже  бойынша  орталық  сараптау  комиссиясы 
мен  сараптау  комиссиясы  өздеріне  жүктелген  міндеттеріне  сəйкес 

 
215
Ұлттық  мұрағат  қоры  құрамына  енетін  құжаттарды  іріктеп  алатын 
бірінші инстанция, алғашқы «сүзгі» болып табылады. 
 
Мұрағат  ісін  басқару  жөніндегі    мемлекеттік  органдар    барлық 
мемлекеттік  жəне  ведомстволық  мұрағаттар  деңгейінде    ҚР  СТ  1237-
2004 «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы 
техникалық  талаптар»  мемлекеттік  стандартын  сақтауға  қол  жеткізуі 
керек. 
Сондай-ақ 
халықаралық 
стандарттарды, 
шетелдік 
мұрағаттардың  тəжірибелерін,  халықаралық  мұрағаттар  кеңесінің 
ұсынымдарын зерттеп, ретіне қарай пайдалану да тиімді болмақ. 
Мемлекеттік  жəне  ведомстволық  мұрағаттардың  кəсіби  құрамын 
нығайтуға бағытталған кадр саясаты, мұрағат қызметкерлері біліктілігін 
арттыруды ұйымдастыру ісі де көңіл бөлуді талап етеді. 
Іс  қағаздарын  жүргізу  саласында  құжаттаманы  басқару  қызметі 
ИСО  15489  «Ақпарат  жəне  құжаттама  –  Құжаттаманы  басқару» 
халықаралық  стандартын  қолданысқа  ендіру  арқылы  одан  əрі 
жетілдіруді қажет етеді. 
Тəжірибе  көрсетіп  отырғандай,  іс  қағаздарын  жүргізу  қызметі 
барысында  аяқталған    істер  мен  құжаттар  ұйымның  ведомстволық 
(жеке)  мұрағаты  болмаған  жағдайда  құрылымдық  бөлімшелерге 
тапсырылады  да,  үш  жылдан  кейін  олардың  жұмыста  практикалық 
қажеттілігі  азаюына  байланысты  біртіндеп  жоғала  бастайды. 
Осылайша 
жобалық-сметалық, 
ұйымдық-өкімдік 
құжаттамалар, 
ұйымның құрылтайшылық жəне тіркеу құжаттары, жеке құрам бойынша 
құжаттар  жоғалуы  мүмкін.  Ешбір  құрылымдық  бөлімше  Қазақстан 
Республикасы  Ұлттық  мұрағат  қоры  құрамына  жататын,  тұрақты 
сақталуға тиісті құжаттардың, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттар 
мен ұзақ мерзімге (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттардың толық 
көлемде сақталуын қамтамасыз ете алмайды. Оған шамасы жетпейді. 
Мысалы, жеке құрам бойынша құжаттар (ұйым басшысының жұмысқа 
қабылдау,  қызметтік  орындарға  қою  жəне  жұмыстан  босату  туралы 
бұйрықтары,  қызметкерлердің  тізімдері,  жеке  құрам  бойынша  есеп 
карточкалары,  жеке  істер,  қызметкерлердің  бет  есептері,  жеке 
тұлғалар  мен  жинақтаушы  зейнетақы  қорына  міндетті  зейнеткерлік 
жарнасын  аударуға  төлем  тапсырыстары,  жеке  еңбек  шарттары, 
өндірістегі  жазатайым  оқиғалар  туралы  актілер  т.б.)  азаматтардың 
құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыру мəселелеріне қатысты, 
олар  75  жыл  сақталады.  Бұл  категориядағы  құжаттардың  əлеуметтік 
ерекше  мəніне  байланысты  Қазақстан  Республикасындағы  еңбек 
кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс беруші 
міндетіне  енгізген  (ҚР  Еңбек  кодексі,  23-бап,  2-тармақ,  16-тармақша). 
Бұдан  шығатын  жол  біреу  ғана  –  ол  ұйым  құжаттарын  қабылдауды, 
реттеуді,  сақтауды,  есебін  алу  мен  жедел  іздестіруді  жəне 
пайдалануды ұйымдастырып отыратын жеке мұрағат құру. 
Компанияның  жеке  мұрағатын  құру  кезінде  материалдық-
техникалық  қамтамасыз  ету  мəселесін  шешу  мен  жұмыс  тəртібін 

 
216
айқындау  үшін  Қазақстан  Республикасы  Мəдениет  министрлігі 
Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 
2003  жылғы  29  желтоқсандағы  «Ведомстволық  мұрағаттар  жұмысы 
негізгі  ережелерін  бекіту  туралы»  №  93    бұйрығында  (мемлекеттік 
тіркеу № 2679, 2004 жыл 24 қаңтар) белгіленген нормаларды қолдану 
ұсынылады. 
Мемлекеттік  емес  ұйым  Ұлттық  мұрағат  қоры  құжаттарын  тиісті 
мемлекеттік  мұрағатқа  тұрақты  сақтауға  тапсырғысы  келсе,  онда 
олардың  арасында  міндетті  түрде  құжаттау,  құжаттаманы  басқару 
жəне    құжаттарды  мұрағаттық  сақтау  саласында  ынтымақтастық 
туралы өзара шарт жасалуы тиіс. Бұл шартта Қазақстан республикасы 
«Ұлттық  мұрағат  қоры  жəне  мұрағаттар  туралы»  заңының  7-бабы,  8-
тармағына  сəйкес  мемлекеттік  емес  ұйым  тапсырылатын  құжаттарға 
иелік  тұрғысынан  мемлекетке  жол  береді,  осымен  қатар  екі  жақтың 
міндеттері,  құжаттарды  мемлекеттік  мұрағатқа  тапсыру  мерзімі  мен 
кезеңдері, 
Қазақстан 
Республикасы 
Азаматтық 
кодексінде 
қарастырылған өзге де тармақтар келісіледі.  
Құжаттарды ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін 
анықтау  үшін  «Мемлекеттік  за ды  т+лғаларды   ведомстволы  

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: