Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
§ 2. Электронды құжаттардың түрлері
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
§ 2. Электронды құжаттардың түрлері 194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді: 1) мəтін – мəтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен қаралады, жасалады жəне редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде мəтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады. 2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық өнімі қолданылады. Егер құжатта мəтіндік əрі кестесі бар ақпараттар болса «МS Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мəтіндік ақпарат, сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі құрылымдағы кестелер (мысалы, мəтінге қосымшалар) болса, əр түрлі форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі жəне құрамдас құжат ретінде сақталады. 3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif», «tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын бағдарламалық өнімдер қолданылады; 4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы, телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады; 5) гипермəтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мəтіннің айқын бөлінген участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді. 62 195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй белгілер бойынша жіктеледі: 1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін əр бөлімшеге тиісті журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уəкілетті бөлімше анықтайды жəне шағын жүйенің əкімшілігі белгілейді; 2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс қағаздарының жүйелі тізбесі; 3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі. Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде жəне іс қағазына (іс қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері тағайындалады. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|