Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
§ 3. Істерді қалыптастыру тəртібі
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
§ 3. Істерді қалыптастыру тəртібі 270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс номенклатурасына сəйкес іс-қағаздарға топтастырады. Мекеме бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар айналысады. 271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс: 1) бөлімшенің атауы; 2) істің нөмірі (іс номенклатурасына сəйкес), том нөмірі; 3) іс номенклатурасына сəйкес істің атауы; 4) іс жүргізу басталған жыл; 5) іс жүргізу аяқталған жыл; 6) парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына жəне жеке құрам бойынша іс қағаздарына қойылады); 7) сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады; 8) Құжаттар тізбесі бойынша бап. 272. Бухгалтерлік жəне заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет: 1) номенклатура бойынша істердің атауларына сəйкес іс-қағаздарға тек орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру; 2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық тəртіппен тігілуі тиіс. Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тəртіппен орналасады; 3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мəселелерді келесі жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс- қағаздарына тігіледі. 71 Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі. Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін; 4) тұрақты жəне уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке топтастырылады; 5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек тіркеледі жəне топтастырылады; 6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мəжілістер мен жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар нөмірлері бойынша хронологиялық тəртіппен тігіледі; 7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек. Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады (қажет болған кезде). Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет. 273. Бір мəселе жөніндегі құжаттар, əдеттегідей, мынадай тəртіппен қалыптасады: 1) мəселе соның негізінде туындаған құжат; 2) мəселе сол арқылы шешілген құжат; 3) осы мəселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар жəне басқа құжаттар. Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тəртіппен немесе қисынды дəйектілікпен тігіледі. 274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге əдістемелік басшылық жасайды жəне олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды. 19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тəртібі 276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тəртіппен ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999 жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа тапсырады. Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сəттен бастап екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға қалыптастырады, істерді ресімдейді жəне мұрағатқа тапсырады. 277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты адамы жəне бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|