Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы
жүктеу/скачать 1,32 Mb. Pdf көрінісі
|
Іс қағаздарын жүргізу
|
Электронды +жат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куəландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бəрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куəландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куəландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін. А паратты ресурс – қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі мəні мен технологиялық белгілеріне сəйкес топталған (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар т.б.) электрондық құжаттар кешені. Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе 190 оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мəліметтер базасының немесе ақпарат жүйесінің өзіндік құрылымы, олардағы техникалық құжаттаманың саны – ақпараттық ресурстың технологиялық белгілері болып табылады. Электронды +жаттарды са тау бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз. Электронды +жаттарды есепке алу бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық обьект, реляциялық немесе өзге де компьютерлік деректер (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мəліметтер базасының кестесі, электрондық кесте парағы). Электронды +жаттарды к7шірмеленуі – электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру; көшірмелеу процесінде компьтерлік файлдар форматы өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде мəліметтер құрылымы не формат үлгісі өзгеріске түседі (мəтіндік құжаттар графикалық құжатқа немесе керісінше ауысады). Электронды +жатты олданыс а арналған данасы – бұл құжат пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігі берілген электрондық құжаттың бір данасы. Электронды +жатты резервтегі данасы – құжаттың қолданысқа арналған жаңа сақтау бірлігіндегі данасын жасау үшін немесе оны қалпына келтіру үшін əзірленген данасы. Са ты форматындағы электронды +жат – бағдарламалық тұрғыдан тəуелсіз форматта немесе кең таралған компьютерлік форматта сақтаулы электрондық құжат. Т+тыну форматындағы электронды +жат – ағымдағы мұрағаттық ақпарат жүйесінің немесе оқу залының, болмаса аулақтағы тұтынушының қолдауында тұрған форматтағы электрондық құжат. Сонымен, электрондық құжаттары бар жəне қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір не істеуге болады? Ең əуелі нені, қайда жəне қандай көлемде сақтау керек екенін білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіріп алу шарт. Электронды құжаттарды жүйеден алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мəліметтер базасының жазбаларын) жəне ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүзеге асырылады. Электронды құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мəліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электронды құжаттар санының есебі электронды құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне 191 олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны жəне кеңейтіліп, толықтырылғандығы жөніндегі мəліметтер енгізіледі. Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бəрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мəліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау жəне резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді. жүктеу/скачать 1,32 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|