Шәкірт ақыны есептеу шарттары бірнеше факторларға байланысты: студенттің үлгерімі (соңғы сессиядағы орташа балл), студенттің әлеуметтік жағдайы, оның оқу орнының қоғамдық өміріне қатысуы және т. б.
Оқу орнын басқару жүйесі-салыстырмалы түрде күрделі жүйе. Оның күрделілігі бірқатар себептермен түсіндіріледі, олардың негізгілері: жүйенің көптеген элементтері (объектілер мен қызмет процестері), басқару процестерін жүзеге асырудағы олардың байланысы мен өзара тәуелділігінің жоғары деңгейі, бірқатар процестерді орындау нәтижелерінің белгісіздігі, элементтер арасындағы байланыстың анық еместігі, сыртқы факторларға айтарлықтай тәуелділік.
Басқару жүйесі ретінде АСУ дәстүрлі басқару жүйелеріне қарағанда дұрыс құрылымды, нақты реттеуді және құқықтық шеңберді анықтауды қажет етеді. Жоғары оқу орнына қатысты АСУ тұжырымдамасын келесідей тұжырымдауға болады. Жоғары оқу орнын басқарудың автоматтандырылған жүйесі-бұл басқару функцияларын орындау үшін біріктірілген адамдар ұжымының, экономикалық-математикалық әдістердің, Ақпараттық-есептеу техникасы құралдарының, ұйымдастыру техникасының және байланыстың жиынтығы. Басқару жоспарланған және жедел мәселелерді шешу арқылы алынған көптеген мүмкін болатын басқару әрекеттерін дамытуды қамтиды.
Стипендияны есептеу үшін сіз белгілі бір нормативтік құжаттар мен ережелерді қарап, оқып шығуыңыз керек. Бұл мәселелерді дербес компьютерде шешуге болады, ол бірнеше минут ішінде көптеген құжаттарды талдап, адам мен бухгалтерге қажетті ақпарат береді.
Оқу орнының басқару құрылымдарының үлгерімі мен студенттердің болуына қатысты барлық қызметін үш түрге бөлуге болады:
- оқу жылы ішіндегі студенттердің үлгерімі мен санын есепке алу;
- студенттердің жүріп-тұруы бойынша емтихан сессияларын және олармен байланысты операцияларды өткізу (оқудан шығару, келесі курсқа ауыстыру немесе институтты бітіргені туралы диплом беру).
Семестр бойы оқу бөлімі студенттерді көтермелеу, жаза қолдану және т.б. туралы бұйрықтар қалыптастыра алады. Басып шығарылған Бұйрықтар оларды бекітетін ректорға беріледі. Оқу бөліміне, мысалы, ауруына байланысты студенттің оқуын уақытша тоқтату туралы немесе студентті оқуға қайта қабылдау туралы өтініштер түсуі мүмкін. Мұндай өтініштер бірінші проректорға қол қою арқылы жіберіледі, содан кейін кадрлар бөліміне түседі, онда студенттің қозғалысын тіркеу үшін қажетті әрекеттер жасалады.
Қажет болса, оқу бөлімі студенттер туралы кейбір анықтамалық ақпарат ала алады: емтихандардың орташа балдары есептелген студенттердің фамилияларының тізімі және студенттердің мекен-жайлары көрсетілген тізім.
Емтихан-сынақ сессияларын өткізуге дайындық кезінде оқу бөлімі алынған бағаларды қою үшін оқытушылар немесе емтихан комиссиясы пайдаланатын емтихан-сынақ ведомостарының бланкілерін қалыптастырады және басып шығарады. Толтырылған ведомостар деканатқа келіп түседі, онда сессия нәтижелері тиісті деректер базасына енгізіледі. Осыдан кейін осы жобада әзірленген бағдарламаның көмегімен стипендияны және стипендияның өзін есептеу үшін орташа балды есептеу жүргізіледі.