Для деловой речи свойственен особый способ изложения, который сводит на нет такие известные способы, как повествование, рассуждение, описание. Их элементы могут встречаться в деловых бумагах, однако не наблюдается в чистом виде. Скорее всего, следует говорить об акцентированной констатации, утверждении. Названные особенности отражаются в синтаксическом строе деловой речи. 1)Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) −определенно-личные: В целях... необходимо выделить ...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание... 2) Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкциями типа: ... выполнили план, что позволяет...
3) Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в порядке надзора и т.п.) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные предложения места и времени вообще малоупотребительны.
4) Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
а) распространенностью предложений; очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Николаева И. И. на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия; б) обилием предложения с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать 20-ти и более); крайним случаем сложных перечислений является рубрицированные построения типа постановляет
5) Активное использование страдательных конструкций: представляется возможность..., комиссией было обнаружено...; и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.
6) Использование нетипичных для других языковых стилей способов слово изменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как «закончить строительством», «принять с хорошим качеством» и т.п. Однако этих оборотов следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка − и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т.е. особый функциональный стиль.
Языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации. Деловая речь накопила огромное число проведенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему или пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно обличает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Итак, официально-деловой стиль − это наиболее замкнутая языковая система, направленная на реализацию информативной и воздействующей функций.
Лексика 1. Центральное место в лексике официально-делового стиля занимают «канцеляризмы» – слова и словосочетания, употребляемые в деловых документах в качестве устойчивого шаблона или клише: кредитор, ходатайство, должностная инструкция, заключение под стражу, удостоверение личности и др. Употребление канцеляризмов вне официально-делового стиля считается грубым нарушением норм русского литературного языка и свидетельствует о низком уровне культуры речи говорящего.
2. На фоне нейтральных и общекнижных слов (работник, комиссия, контроль и бракосочетание, доминировать) употребляются слова и словосочетания, которые можно отнести к профессиональной (юридической, бухгалтерской, дипломатической и т.д.) терминологии, такие, как истец, вменять, подрядчик, налогоплательщик, декларация, извещение, докладная записка, тарифная сетка, арендная плата, федеральные органы.
3. Частотны канцелярские штампы, употребление которых в официально-деловом стиле является не недостатком и тем более не ошибкой, а специальной стилистической нормой: надлежащий, вышеизложенный, в целях улучшения, вступить в силу, за истекший период, довести до сведения.
4. Широко используются сложные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении и др.
5. Для официально-делового стиля характерны сокращение значений у многозначных слов, упрощение их смысловой структуры, стремление к однозначности. Поэтому часто в текстах данного стиля приводятся точные определения применяемых слов и часто употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением, функцией или действием понятий (отсюда клишированная фраза – …в дальнейшем именуемый (арендатор, исполнитель, покупатель)).