Фрагмент
документа
"Правила организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях
и библиотеках, организациях Российской академии
наук" (М., 2007)
П. 3.1
Определение количества и состава документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных
документов в архиве в установленных единицах учета и
отражение этого количества и состава в учетных
документах обеспечивает организационную
упорядоченность и возможность адресного поиска
архивных документов, контроля за их наличием и
состоянием
Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчет количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во "внутренних" учетных
документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного
учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов
федерации и муниципальных образований;
составление в органах управления архивным делом сводных документов
централизованного государственного учета и представление их в Росархив
(Федеральное архивное агентство).
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федерального
архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ
РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета
архивных документов;
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех
этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление,
выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
полноты и достоверности учета - отражение в учетных документах реального
количества и состава документов, находящихся на хранении.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в
архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета архивных документов называется единица измерения
количества документов.
Единицами учета документов Архивного фонда РФ и других архивных
документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления
информации, являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов,
заключенных в обособленную обложку, папку).
Россыпь, т.е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета
150 листов в одной условной единице хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются так же по единицам
учета, которые имеют свою специфику, например, это может быть часть
единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью фильма,
диафильма, электронного документа и т.д.
***
В странах США и Европы традиционной единицей учета является
погонный метр стеллажа. Возможно, это многим покажется удобным. Но в
нашей стране исторически сложилось так, что архивные документы
считались по физически сформированным, "осязаемым" комплексам - ларям,
связкам, столбцам, а с XVIII в. - делам и нарядам дел.
Вот, например, какие единицы учета использовались в русском
государстве:
"Столпами или столбцами назывались сборники документов и актов,
написанных на одной стороне бумажных листов разной длины около трех с
половиной вершков ширины, склеенных узкими концами и свернутых в форму
цилиндрического свитка так, чтобы исписанные стороны составляли
внутреннюю, а белые внешнюю поверхность свитков... Слово "тетрадь" в
Московском царстве означало всякое канцелярское дело и всякий сборник дел,
состоявшие из листов, несклеенных и непереплетенных, а слово "книга"
означало дело и сборник дел в "переплетенных тетрадях". Но книгами
назывались и разные виды актов канцелярского делопроизводства, в отличие
от законодательных актов и правительственных распоряжений. "Связки в
Московском царстве были обычной формою сборников документов и актов
всех видов и форм; были "связки столбцов и столпиков", связки тетрадей,
"связки книг и книжечек", "связки всякой розни", а свертками назывались
сборники документов и актов в первоначальном их виде, несклеенных и
непереплетенных, а свернутых в форму цилиндрической трубки".
Достарыңызбен бөлісу: |