2. организация хранения документов архивного
К делу "Список фондов" составляется лист-заверитель
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| К делу "Список фондов" составляется лист-заверитель.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов. Лист фонда состоит из трех основных разделов: сведения о переименованиях фондообразователя; сведения о местонахождении фонда и его номере; сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда. Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи). При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов - только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой- либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи. В государственном или муниципальном архиве листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист- заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации. Опись дел, документов является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Лист-заверитель составляется на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по установленной форме, подписывается составителем и помещается в конце дела (в книгах, журналах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточек в картотеке) [6, с. 20, 21]. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается их спецификой (например, личные дела), а также для учета дел, заголовки которых не раскрывают их содержание (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и др.). Внутренняя опись составляется по определенной форме, подписывается составителем и помещается перед документами дела (если дело уже переплетено или подшито, то внутреннюю опись можно подклеить к внутренней стороне обложки дела). Изменение состава документов дела (изъятия, замена их копиями и т.д.) отражается в графе "Примечания" по ссылкам на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако архивы ведут и другие учетные документы: реестр описей, паспорт архивохранилищ и др. Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов: поступления документов; описания документов; выбытия документов в государственный архив; уничтожения документов в связи с истечением срока хранения. Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда. *** Законченная опись дел документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Государственный или муниципальный архив должен иметь три экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|