Архивы могут также вести и вспомогательные учетные документы, состав и
форма которых определяются ими самостоятельно:
карточки и книги движения фондов;
описи дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы;
книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;
книги повидового учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые
включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или
электронном носителе.
Документы централизованного государственного учета. Документы
централизованного государственного учета составляются на основе
суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. В
приведенных схемах 5, 6, 7, 8 (приложение 4.2) показано движение документов
централизованного учета.
Основным документом централизованного учета в государственном и
муниципальном архиве и архиве организации является паспорт архива
организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от
состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные
об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и
обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.
Еще одним учетным документом является паспорт архивохранилища,
который содержит значительно большее число показателей и состоит из
Достарыңызбен бөлісу: