Практическая работа №1 Знакомство с Access. Создание таблиц

Заказы

3. 
   Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).
   
4. 
   Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.
   
5. 
   Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.
   
6. 
   Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы
   

7. 
   Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.
   
8. 
   Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.
   
9. 
   Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.
   
10. 
    В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.
    
11. 
    В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.
    
12. 
    В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.
    
13. 
    Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.
    
14. 
    В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.
    
15. 
    Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее.
    
16. 
    На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.
    
17. 
    Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.
    
18. 
    После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:
    

1. 
   при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;
   
2. 
   при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;
   
3. 
   при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.
   

19. 
    Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.
    
20. 
    Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных→ кнопка .
    
21. 
    Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.
    
22. 
    Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.
    
23. 
    Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.
    
24. 
    После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рисунок 3), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
    

Рисунок 3 – Создание связи между таблицами

25. 
    Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
    
26. 
    Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.
    
27. 
    После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.
    

28. 
    Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.
    
29. 
    В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке 4.
    

Рисунок 4 – Схема данных

30. 
    В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.
    
31. 
    В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.
    
32. 
    В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.
    
33. 
    Покажите работу преподавателю.