Разработка и утверждение образовательной программы, управление информацией

Рисунок 7 – Взаимосвязь отдельных структур с учебным процессом

В качестве источников информации об удовлетворенности потребителей уровнем образовательных услуг используются отзывы потребителей, анкетирование, опросы, сообщения в средствах массовой информации. Сведения, полученные из указанных источников информации, используются при отчетном анализе руководством университета и проведении корректирующих действий.

В период с 2014 по 2018 годы показатели удовлетворенности обучающихся реализацией ОП и качеством обучения в вузе на основе ежегодного анкетирования (См. Стандарт 6).

Рисунок 8. Динамика контингента обучающихся в разрезе специальностей

Рисунок 9. Динамика контингента обучающихся в разрезе специальностей

В университете Ахмеда Ясави функционирует Центр обслуживания обучающихся, который по принципу «одного окна» оказывает обучающим соответствующие услуги по административным, образовательным и консультативным вопросам. Данный центр был создан в 2018-19 учебном году с целью развития информационной открытости и прозрачности учебного процесса, оптимизации сервисных услуг, формирования культуры взаимного уважения и создания среды, нетерпимой к проявлениям коррупции.

В современном вузе хранится и обрабатывается огромное количество различных данных, связанных не только с обеспечением учебного процесса, но и с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими разработками, персональные данные обучающихся и сотрудников, служебная, коммерческая и иная конфиденциальная информация. Защита информации в университете заключается в том, что деятельность направлена на предотвращение утечки и преднамеренных и несанкционированных воздействий на защищаемые данные. В университете функционирует «Группа администрирования сетей и информационной безопасности», которая постоянно отслеживает атаки к информации.

В университете центром обслуживания обучающихся (http://ayu.edu.kz/ru/structural-units/job-providing-center) составлена электронная база выпускников, которая систематически обновляется. Ежегодно разрабатывается план по трудоустройству выпускников университета, который включает следующие мероприятия: организация встреч с руководителями предприятий, организация и проведение ярмарок вакансий, организация совместной работы с городским отделом труда и занятости по трудоустройству выпускников на вакантные места, проведение персонального распределения выпускников с участием работодателей, налаживание партнерских связей, создание коммуникативной среды с трудоустроенными выпускниками, встреча успешных выпускников со студентами, магистрантами, формирование баз данных выпускников и работодателей, выпуск различных информационных материалов. Помимо этого проводится отчетность влияния различных факторов на деятельность университета, и выводятся анализы результатов (Рисунок 10, 11).

Рисунок 10. Данные по выпускникам и их трудоустройству

Рисунок 11. Данные по выпускникам и их трудоустройству

по специальности 6М060600-Химия

Результативность и эффективность принятых на основе проведенных анализов и обработки имеющихся данных оцениваются методами сравнения показателей, а критерии оценки изложены в положениях внутренних и ведомственных нормативных документов и положениях о рабочих группах. В протоколах заседаний кафедр, годовых отчетах отражаются результаты анализа достижений цели ОП, а также пути улучшения эффективности образовательной программы. Хранение управленческой документации кафедр осуществляется в соответствии с требованиями номенклатуры документов.

В рамках реализации плана улучшения учебной, воспитательной, научно-методической деятельности обучающихся и ППС руководство вуза проводит регулярные встречи с представителями Ассоциации работодателей для обмена мнениями.

Реализация стратегических целей выпускающих кафедр осуществляется планомерно через систему планирования. Имеются ежегодные планы (с 2014 по 2019 учебные годы), в них отражены все направления работ кафедры.

Ежегодно на сайте ВУЗа приводится вся необходимая информация о правилах поступления в вуз по направлениям бакалавриата и магистратуры (http://ayu.edu.kz/wp-content/uploads/2019/02/mamandy-bukleti.pdf; http://ayu.edu.kz/respublikaly-jasaui-olimpiadasy; http://ayu.edu.kz/talapkerge/sheteldik-okuga-tusushilerge) рекламные видеоролики, фотогалерея, электронные буклеты, комментарии выпускников и др. Также во время работ приемной комиссии ППС дополнительно проводит профориентационные работы.

Информация о контингенте и основных характеристиках контингента обучающихся хранится в течении двух-трех лет. Такая же информация хранится в специализированной базе данных приемной комиссии университета.

Выполнение принятых решений рассматривается на заседании кафедры в конце учебного года. Планы и отчеты за последние 3 года имеются в наличии, протоколы ведутся в соответствии с установленными требованиями делопроизводства. Отчетность по результатам анализа достижений цели программы и пути улучшения эффективности образовательной программы отражаются в протоколах заседания кафедры, годовых отчетах кафедры. Результаты контроля учебных занятий обсуждаются на заседаниях кафедры.

Обучающиеся и ППС кафедры, работодатели вовлекаются в процессы сбора и анализа информации путем анкетирования, интервьюирования, и принятия решений на их основе в ходе заседании кафедры. Свойства и характеристики собираемой и обрабатываемой информации определяется миссией университета и направлены на поиск наиболее эффективных и результативных методов, и путей по улучшению качества предоставляемых образовательных и сопутствующих услуг, а также повышения уровня социальных условий работников и обучающихся.

С 2018-2019 учебного года в целях проведения работ по ознакомлению и информированию ученых университета о методах коммерциализации технологий и результатов научных исследований, оказанию поддержки и консультационных услуг по коммерциализации результатов научных исследований ученых университета, консалтинговой и экспертной деятельности в университете Ахмеда Ясави работает Офис коммерциализации. В данном направлении ведется организация работы по управлению, мониторингу и оценке научно-исследовательских проектов; анализ результатов исследований в университете, имеющих коммерческий потенциал, оказание подержки для их вывода на рынок; создание и управление инновационной инфраструктурой университета с целью внесения вклада в образование и экономику посредством научных достижений ученых; предоставление консультаций по защите интеллектуальной собственности и лицензированию; создание и оказание поддержки Start-up компаниям, Бизнес-инкубаторам, акселерационным программам, ориентированным на поддержку исследований молодых ученых; проведение тренинг-семинаров для молодых ученых по коммерциализации собственных исследований (http://ayu.edu.kz/ru/123-2/technology-commercialization-office).

Кафедра располагает всеми необходимыми средствами для эффективного менеджмента программ обучения и других видов деятельности: учебной документацией (журналами посещения занятий, экзаменационными ведомостями и др.); анкетами; ежегодным мониторингом по основным направлениям деятельности образования; информационно-аналитическими материалами; отчетами кафедры по научной, учебно-методической и воспитательной работах ( Приложение 15).

Системы информирования, относящиеся к качеству, охватывают: уровень успеваемости обучающихся; востребованность выпускников на рынке труда; удовлетворённость обучающихся качеством реализации основных образовательных программ; эффективность преподавания; доступность ресурсов обучения; мониторинговые показатели деятельности кафедр.

На кафедрах внедрены процессы управления информацией, в том числе сбора и анализа. Поддержание миссии, целей, задач и оценка их эффективности проводится согласно действующим документированным процедурам.

В университете Ахмеда Ясави с 2009 года имеется доступ к полнотекстовым ресурсам  электронной библиотеки. Э-библиотека располагает своими электронными данными на базе собственных образовательных ресурсов по единой технологии, предложенной Ассоциациями вузов РК и КазРЕНА. В вузе обеспечивается непрерывное полнотекстовое наполнение своей электронной библиотекой учебниками, учебными пособиями, монографиями, научными статьями, учебно-методическими комплексами и т.д. Здесь также созданы необходимые условия для объединения образовательного потенциала вуза в РМЭБ (http://rmebrk.kz/document/6).

С целью большей ориентированности образовательной программы на обучающихся в университете предусмотрена обратная связь и система информирования. Преподаватели информируют студентов в процессе обучения путем выставления оценки знаний в журнал успеваемости за выполнение лабораторно-практических занятий в Arta «Platonus». Результаты рубежного и итогового контроля выставляются в электронные ведомости. Итоговая оценка заносится в зачетную книжку обучающегося.

На основе информатизации и отчетности данных Arta «Platonus» позволило автоматизировать следующие процессы:

- регистрацию обучающихся на дисциплины и к преподавателям;

- формирование учебных и индивидуальных планов;

- формирование академических потоков;

- составление академических календарей;

- организацию текущей, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся;

- формирование базы учебных достижений обучающихся;

- загрузку учебно-методических материалов;

- ведения картотеки обучающихся, сотрудников, преподавателей;

- формирование различных видов отчетов в реальном времени.

Центр стратегического планирования, рейтинга и качества проводит электронное анкетирование профессорско-преподавательского состава и обучающихся, целью которого является выявление степени удовлетворенности качеством предоставляемых образовательных услуг и других направлений деятельности вуза, а также мониторинг степени их удовлетворенности. В результате были выявлены следующие показатели конкретных примеров с последующей корректировкой действий по их устранению (табл. 8):

- открытость, достоверность и полнота информации и её сохранность;

- оперативность системы передачи, сбора и фиксации информации в управлении всеми видами процессов связанных с обучением, успеваемости, достижениях студентов и др.;

- наличие электронной библиотеки (http://lib.ayu.edu.kz; http://rmebrk.kz/) предоставляет доступ к базам данных электронного каталога и полнотекстовых документов через интернет.