Тексерген: /аты-жӛні, тобы
құжат алмасу жүйесін логикалық құрылымдау
жүктеу/скачать 5,09 Mb. Pdf көрінісі
|
| құжат алмасу жүйесін логикалық құрылымдау;
- құжаталмасу жүйесін дайындауға қолданылатын программалық құралдар; - электрондық құжаталмасу жүйесінің пайдаланушы интерфейсін түсіндіру. Диплом жұмысының нысаны құжат алмасу жүйесі. Теориялық және әдістемелік негізі – құжаталмасу негіздерін талдау, құжаталамусға қатысты ұқсас сайттарға, программаларға талдау және веб- программалаудағы объектіге бағдарланған тәсіл, Java, PHP программалау тілі, SQL мәліметтер қоры. Дипломдық жұмысты жазудың практикалық базасы: кез келген мекеменің құжаталмасу жүйесі бола алады. 1 Құжат алмасудың негізгі түсініктері 1.1 Құжат алмасу жүйесінің негізгі моделі Программаның моделін құру үшін, қандай да бір мысалда жұмысты ұйымдастыруға тікелей қатысты мәселелерді білу керек. Кез келген компанияның бизнес үдерісін оның ӛлшемінен, шығаратын ӛнімінен қызметінен немесе ӛзіндік пішінінен тәуелсіз оңтайландыру туралы айта келе, 5 құжаттарды басқару мәселесін айналып ӛту мүмкін емес. Құжаталмасу – бұл мекеменің ӛміршең маңызды жүйесі: кез келген мейлі басқару, қаржы немесе ӛндіріс болсын іс-әрекеттің бейнесі- құжат. Құжатты енгізуді оңтайландыру жұмыс үдерісінің сапасы мен жылдамдығын арттырады. Сондықтан кез келген компанияны ондағы құжаттың жүру үдерісі тұрғысынан қарастырамыз. Біздің дипломдық жұмысымыздағы құжаталмасу жүйесін автоматтандыру нақты мекемеге байланыссыз жалпы түрде жүргізіледі. Электрондық құжаталмасуға ауысатын мекемеге жетекшілік ету, бірінші кезекте электронды құжаталмасу жүйесін пайдаланудың экономикалық тиімділігі қызықтырады. Осының негізінде тұжырымдар жасауға болады. Енгізуге кететін шығындар ӛз орнын жаба ма, осыны есептеу керек. Бұдан басқа, нақты электронды құжаталмасу жүйесін таңдауда мекеменің іс- әрекетінің ерекшелігін ескеру керек. Олар: - Сақтау кӛлеміне қойылатын талаптар. Егер құжаттар ақпараттық тасымалдауышта кӛп орынды алып жатса, иерархиялық құрылымдық сақтауды қолдайтын жүйені таңдау керек. Бұл механизм мейлінше белсенді қолданылатын мәліметтерді мейлінше жылдам, сонымен қатар мейлінше қымбат мәліметтерді сақтау құралдарында сақтайды, сонымен қатар жиі қолданылмайтын ақпарат автоматты түрде жәй және арзан сақтау орнына ауыстырылады; - Олардың орындалуы мен автоматты бақылануын сүйемелдеуді талап ететін формалдаушы процедуралардың болуы (арнайы типтегі құжаттарды дайындау, мекеменің стандарты функциясын орындау және т.б.), - Мекемені әкімшілік басқаруды автоматтандырудың қажеттілігі. Ұйымдастырушылық құрылымның күрделілігі дәрежесі. - Үлкен кӛлемді қағаздық мұрағаттың болуы. Құжаталмасудың кейбір жүйелері құжаттарды жалпылай енгізудің кіріктірілген ішкіжүйелерімен қояды. - Құжаталмасу жүйесінің ағымдағы қажеттіліктерін қанағаттандырмауы; - Жұмыс легін басқаруда, құжаттарды маршруттаудың қажеттілігі. Бұл қажеттіліктің жалғасы ретінде осы үдерістерді қолданбалы жүйелермен бірге жұмыс істеп тұрған жеке бизнес-үдерістерді сүйемелдеуге қажеттілік; - Құжаттарды сақтау мерзіміне қойылатын талаптар. Үлкен мерзімге сақтау (10 жылға) микрофильмде параллельді мұрағаттауды ұйымдастыру туралы ойлану қажет. - Жүйенің кеңеюіне «Ашықтығына» қойылатын талаптар. Бар ақпараттық жүйелер мен бұрыннан бар құрал-саймандарды пайдалануды кіріктіру мүмкіндігі; - Құжаттардың суретін сақтау қажеттілігі. Мекемеде арнайы құжаттарды сақтау форматтарын ұйымдастыруды қолдану. Инженерлік және құрастырушылық міндеттерді, кәсіпорын іс-әрекетінің басқа да ерекшеліктерін сүйемелдеу қажеттілігі; - Дамыған ақпаратты іздеу құралдарының қажеттілігі. Мекемеде бар құжаттардың тілдері жүйесін толықтай сүйемелдеу; 6 - Қауіпсіздігіне қойылатын талаптар (шифрлеу, қолжетімділікті ұйымдастыру және т.б.) құжаталмасу жүйесінде қолжетімділік механизмін ұйымдастыруда бұрыннан бар ақпараттық инфрақұрылымдарды қолдану мүмкіндігі; - Арнайы стандартқа сәйкестілігіне қойылатын талаптар: ішкі, салалық, ГОСТ, сапаны бақылау бойынша халықаралық стандарт, ақпаратты сақтауды ұйымдастыру деңгейі; Электронды құжаталмасу жүйесі шешетін негізгі міндеттер: - Орындауды автоматты бақылау, барлық деңгейде мекеменің барлық іс-әрекетінің ашықтығы есебінен тиімді басқаруды қамтамасыз ету, - Ақпаратты және білімді тиімді жинақтау, басқару және қолжетімділікті сүйемелдеу. - Әрбір қызметкерлердің іс-әрекетін формалдау және оның іс-әрекетінің алдыңғы тарихын сақтау мүмкіндігі есебінен кодарлық үйлесімділікті қамтамасыз ету; - Тұтастай алғанда кәсіпорын іс-әрекетін протоколдау (ішкі қызметтік зерттеу, бӛлімшенің қызметін талдау, іс-әрекеттегі «ыстық нүктелерді» ерекшелеу); - Бизнес-үдерістерді оңтайландыру және оларды орындау мен бақылау механизмдерін автоматтандыру; - Кәсіпорындағы қағаз құжатарының айналымын мейлінше азайту, мекемедегі құжаттар легін басқаруда ресурстарды үнемдеу; - Жедел электрондық мұрағаттың болуы есебінен қағаз құжаттарының сақталуын жеңілдету жәе арзандату қажеттілігін жою; Электронды құжаталмасу жүйесінің барлық артықшылықтарымен бірге, мекеменің жұмыс барысында кездесетін «су астындағы тастары» да жетіп жатыр. Оған әрбір мекемеде практикалық түрде кездесетін және электронды құжат алмасу жүйесін жүзеге асыру, енгізу және сүйемелдеумен шешетін мәселелер жатады. Солардың бірі: - Персоналдың консервативтілігі, тӛменгі білім деңгейі, оқуға және қайта оқуға тілегінің жоқтығы. Электронды құжат алмасу жүйесін енгізуден кейінгі ӛз іс-әрекетінің басшылар үшін ашықтығы; - «кеңес типіндегі» директор факторы – компьютермен жұмыс істеуге, құжатты кӛру және редакциялауға тілегінің болмауы; - Мекемедегі құрылымдық ӛзгерістің болуы, бизнес-үдерістердің әлсіз формализациясы; - Құжаттардың заңдық күшін қамтамасыз ету қажеттігі (электрондық қол туралы заңды қабылдағаннан кейінгі бұл фактор ӛз мәнділігін жоғалтады); - Сыртқы «қағаз» әлемімен ӛзара әрекеттің қажеттілігі, ерекше айтқанда, егер бұл тұрақты жұмыс істейтін қауымдастырылған мекемелердегі немесе ведомоствалардағы параллель құрылымдарға қатысты болса; - Айтылғандардан басқағ мекеменің арнайы түрлеріне қатысты мәселелер де кездеседі. |