Учебно-методический комплекс по учебной дисциплине деловая и дипломатическая переписка



Pdf көрінісі
бет56/87
Дата06.01.2022
өлшемі0,74 Mb.
#14434
түріУчебно-методический комплекс
1   ...   52   53   54   55   56   57   58   59   ...   87
Байланысты:
Блинкова Л.М.Деловая и дипломатическая переписка

 

2. INTEROFFICE MEMORANDUM  

 

Interoffice  memoranda  are  used  for  correspondence  within  the  Secretariat.  They  are 



appropriate  for  correspondence  both  within  a  given  duty  station  and  with  other  duty  stations. 

They are used to record facts, decisions or opinions to which reference may be necessary later, to 

make or respond to proposals or to convey information. They are incorporated in the official files 

kept by individual departments or offices. 

Each  memorandum  should  normally  deal  with  one  subject  only.  Where  a  memorandum 

requires  supporting  analysis  or  detailed  statistical  information,  these  should  be  set  out  in  an 

annex. 

Interoffice  memoranda  should  be  prepared  on  letter-size  paper  headed  “INTEROFFICE 

MEMORANDUM (emblem) MEMORANDUM INTERIEUR”. They may be written in English 

or French. 

Opposite  the  printed  word  “To”,  the  name  of  the  addressee  preceded  by  “Mr.”,  “Mrs.”, 

“Miss” or “Ms” should be typed, followed by his or her official title. The section, division and 

department should be typed below the name. 

Memoranda  addressed  to  more  than  one  person  may  be  prepared  in  any  of  the  following 

forms, as appropriate: 

♦ 

The names and titles, followed by the names of the division or section and the department 



or  office,  in  abbreviated  form  if  necessary,  may  be  typed,  one  under  the  other,  in  the  space 

opposite  the  word  “To”.  If  the  sender  and  the  addressee(s)  are  in  the  same  department,  the 

department is mentioned only once. This applies also to the forms indicated in subparagraphs (b) 

and (d) below. If the word “Through” is not applicable, it may be deleted to provide extra space. 

The original should be sent to the senior addressee and copies to the other addressees; 



 

46 


♦ 

The  names  and  titles,  followed  by  the  name  of  the  division  or  section  and  of  the 

department  or  office,  in  abbreviated  form  if  necessary,  may  be  given  on  a  separate  page,  in 

which  case  the  words  “See  attached  list”  should  be  typed  opposite  the  word  “To”;  a 

memorandum  may  be  addressed  to  groups  of  addressees,  such  as  “All  directors  and  chiefs  of 

section”, and reproduced in ditto or in any other appropriate form; 

♦ 

a memorandum may, if there are many addressees, be typed on ditto, with the name of the 



addressees given in a separate list, as in subparagraph (b) above; 

♦ 

a  memorandum  may  be  typed  once,  with  the  name  omitted  after  “To”.  It  may  then  be 



photocopied and the names may be inserted on  each  of the copies. Where desirable, the list  of 

addressees may be attached. 

When a memorandum is sent through an intermediary, the name of the intermediary, normally 

preceded by “Mr.”, “Mrs.”, “Miss” or “Ms” and followed by the official title, should be typed 

after the word “Through”. The section, division and department should appear on the next line, 

with the department in abbreviated form if space is not sufficient. If the sender and addressee are 

in the same department, the department may be omitted from the address of the sender. 

After  the  printed  word  “From”  the  name  of  the  sender  (without  “Mr.”,  “Mrs.”,  “Miss”  or 

“Ms”)  should  be  typed,  followed  by  the  senderls  official  title.  The  section  or  division  and  the 

department should appear on the next line. 

A concise statement of the subject matter should appear opposite the printed word “Subject”. 

The subject should be typed in lowercase letters with an initial capital for the first word and in 

single  spacing.  It  should  be  underlined  completely,  whether  on  one  line  or  more.  If  any  of  the 

elements mentioned above is too long to fit on one line, the text may be continued, indented two 

spaces, on a second line. 

The date - given in the form “29 June 19 ” - and the reference number should be entered in the 

appropriate spaces provided on the right-hand side of the page. 

If  a  memorandum  is  confidential  and/or  personal,  the  word  "CONFIDENTIAL”  or 

“PERSONAL” or the words “PERSONAL AND CONFIDENTIAL” should appear one and one-

half spaces below the word “Reference”. 

On  all  carbon  copies  the  initials  of  the  drafting  official,  in  upper-case  letters  followed  by  an 

oblique line and the initials of the typist, also in upper-case letters, e. g. AB/CD, should be typed 

ending two spaces from the upper right-hand corner of the page. 

When two or more persons collaborate in the drafting of a memorandum, the initials of all of 

the  persons  concerned  should  be  given,  those  of  the  person  having  primary  responsibility  being 

given  first,  e.  g.  AB/CD/EF.  If  a  person  makes  minor  changes  on  a  draft  prepared  by  someone 

else, his or her initials should not appear. 

The left-hand margin should normally be aligned with the printed word “Subject” (see exhibit 

62). If the memorandum is short, the margin may, for aesthetic reasons, be aligned with the first 

letter  of  the  typewritten  indication  of  the  subject  (see  exhibit  63).  The  right-hand  margin  is  of 

about  15 spaces  when the left-hand margin  is  aligned with  the first  letter of the word “Subject”, 

and of about 20 spaces  when the memorandum is short and the left-hand margin is  aligned with 

the first letter of the typewritten indication of the subject. 

The text of a memorandum should begin four or more lines below the last line of the subject, 

depending  on  the  length  of  the  memorandum.  Single  spacing  is  normally  used,  although  short 

memoranda (15 lines or less) may be typed in one-and-one-half spacing. 

Interoffice memoranda should be signed or initialled either beside the name of the sender at the 

top of the page or at the end of the text. (From “United Nations Correspondence Manual”) 

 



Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   52   53   54   55   56   57   58   59   ...   87




©emirsaba.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет